Au sein de la Direction de l'Attractivité des Métiers et des Formations (DAMF), le service Orientation, dans le cadre des compétences régionales, développe actions et projets pour améliorer les conditions d'une orientation scolaire et professionnelle, de lutte contre le décrochage scolaire et de plus grande mixité des métiers.

La Région anime le réseau des acteurs de l'insertion et de l'orientation, et vient en soutien des structures et des professionnels qui accompagnent au quotidien les publics dans leur recherche d'une orientation, d'une formation ou d'une insertion professionnelle. A ce titre, elle coordonne le service public régional de l'orientation. Elle assume également les fonctions de Centre d'Animation de Ressources et d'Information sur les Formations (CARIF). Elle coordonne et anime aussi les plateformes de soutien au décrochage.

L'ensemble des projets du service sont conduits en collaboration étroite avec les autres services de la DAMF et les services développement territorial des Maisons de Région et s'inscrivent dans 4 ambitions stratégiques :
· Améliorer les conditions d'information sur les métiers et les formations des publics scolaires
· Mettre en œuvre une stratégie de promotion des secteurs d'avenir
· Assurer le développement de pratiques innovantes en matière de persévérance scolaire
· Favoriser le rapport Ecole/Entreprise

L'assistant administratif au sein du Service Orientation occupe un rôle clef dans la vie du service ainsi que dans son bon fonctionnement. Il aura notamment pour mission de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service (pré-instruction). Il contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant à la fois le Chef de Service ainsi que l'équipe de manière plus globale. Il apporte également un fort soutien en matière de gestion administrative. Enfin, l'assistant administratif sera également en charge d'assurer les relations avec les usagers, les fournisseurs mais aussi les services utilisateurs.

Les missions principales sont les suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
- Recevoir et ventiler les pièces comptables
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers...) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
- Classer et archiver des documents
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie

Savoir :
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées au domaine d'intervention
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire
Procédures administratives
Techniques de secrétariat

Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d'adaptation

Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service