Chargé(e) d'accueil et de secrétariat
Offre n° O067240411000893
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
ZELLWILLER
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
30/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Maire et en partenariat avec le secrétariat de mairie, vous serez chargé(e) de l'accueil et de tâches administratives courantes.
Missions / conditions d'exercice
Accueil administratif
• Accueillir le public
• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
• Renseigner et orienter la population
• Prendre et transmettre les messages
Effectuer des tâches de secrétariat
• Gérer le secrétariat et la correspondance des élus (plannings, courriers, convocations, etc.)
• Enregistrer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant
• Gérer l'affichage réglementaire et la distribution de supports de communication dans la commune
Population
• Gestion du cimetière
• Préparer certaines fêtes et cérémonies organisées par la commune (commémorations...)
• Effectuer divers travaux de saisie (déclarations d'arrivée et de départ, inscriptions dans les écoles, suivi déchets avec le Smictom)
• État civil : préparation des dossiers de mariage, rédaction des actes, tenue des registres, etc.
• Recensement militaire : convocation et enregistrement des dossiers de recensement et suivi auprès du bureau du service national
• Traitement et suivi des dossiers : demande de titres d'identité, d'aide sociale, relatif aux étrangers, de médailles du travail, etc.
• Participation aux élections
Comptabilité
• Saisie des mandats et titres, classement des pièces, aide à la dématérialisation des pièces comptables en partenariat avec le secrétariat de mairie
Urbanisme
• Renseigner la population en matière d'urbanisme, de recherches cadastrales
• Gérer administrativement les demandes d'urbanisme et les déclarations d'intention d'aliéner en partenariat avec le secrétariat de mairie
Gestion des salles communales
• Aide ponctuelle pour la gestion de la location des salles communales et le suivi ou la prise de rendez-vous
• Accueillir le public
• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
• Renseigner et orienter la population
• Prendre et transmettre les messages
Effectuer des tâches de secrétariat
• Gérer le secrétariat et la correspondance des élus (plannings, courriers, convocations, etc.)
• Enregistrer le courrier entrant, affranchir le courrier sortant
• Gérer l'affichage réglementaire et la distribution de supports de communication dans la commune
Population
• Gestion du cimetière
• Préparer certaines fêtes et cérémonies organisées par la commune (commémorations...)
• Effectuer divers travaux de saisie (déclarations d'arrivée et de départ, inscriptions dans les écoles, suivi déchets avec le Smictom)
• État civil : préparation des dossiers de mariage, rédaction des actes, tenue des registres, etc.
• Recensement militaire : convocation et enregistrement des dossiers de recensement et suivi auprès du bureau du service national
• Traitement et suivi des dossiers : demande de titres d'identité, d'aide sociale, relatif aux étrangers, de médailles du travail, etc.
• Participation aux élections
Comptabilité
• Saisie des mandats et titres, classement des pièces, aide à la dématérialisation des pièces comptables en partenariat avec le secrétariat de mairie
Urbanisme
• Renseigner la population en matière d'urbanisme, de recherches cadastrales
• Gérer administrativement les demandes d'urbanisme et les déclarations d'intention d'aliéner en partenariat avec le secrétariat de mairie
Gestion des salles communales
• Aide ponctuelle pour la gestion de la location des salles communales et le suivi ou la prise de rendez-vous
Profils recherchés
• Formation exigée Bac+2
• Permis B
Compétences
• Maîtrise des outils bureautiques classiques : Word, Excel (maîtrise avancée)
• Connaissance des logiciels spécifiques aux collectivités territoriales
• Maîtrise des outils de collaboration moderne : messagerie, Teams
• Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique
• Maîtrise des techniques d'accueil du public
• Connaissances approfondies du fonctionnement des collectivités territoriales
Qualités
• Rigueur et méthode, sens de l'organisation
• Sens du service public
• Accueil courtois : amabilité, écoute, patience
• Appétence pour les outils modernes de collaboration
• Confidentialité et discrétion
• Permis B
Compétences
• Maîtrise des outils bureautiques classiques : Word, Excel (maîtrise avancée)
• Connaissance des logiciels spécifiques aux collectivités territoriales
• Maîtrise des outils de collaboration moderne : messagerie, Teams
• Maîtrise du fonctionnement d'un standard téléphonique
• Maîtrise des techniques d'accueil du public
• Connaissances approfondies du fonctionnement des collectivités territoriales
Qualités
• Rigueur et méthode, sens de l'organisation
• Sens du service public
• Accueil courtois : amabilité, écoute, patience
• Appétence pour les outils modernes de collaboration
• Confidentialité et discrétion
Contact
Contact
0388089140
Informations complémentaires
Traitement indiciaire, RIFSEEP, participation mutuelle et prévoyance, ticket restaurant
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.