Une ou un Responsable du service numérisation F/H (poste n° A- 4401)
Offre n° O067250417000730
Publiée le 17/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue du Verdon, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
16/06/2025
Date limite de candidature
17/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Communication >
Techniques et outils de communication
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ingénieur
Ingénieur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Créée par l’ordonnance du 28 octobre 2020, la Maison des personnes handicapées de la Collectivité européenne d’Alsace est un groupement d’intérêt public exerçant les missions dévolues aux MDPH par le Code de l’Action Sociale et des Familles, sur un territoire de près de 2.000.000 d’habitants.
Elle regroupe environ 200 agents mis à disposition par la Collectivité européenne d’Alsace et différents services de l’Etat.
Se substituant aux deux anciennes MDPH du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, elle a vocation à offrir à ses quelques 160.000 usagers des prestations harmonisées à l’échelle alsacienne, avec une exigence toute particulière en termes de qualité et de rapidité de traitement des demandes.
Mission du Service
Le service numérisation assure le traitement, le tri, l’orientation, la numérisation et l’archivage des courriers réceptionnés à la MDPH Alsace et dans le Bas-Rhin ainsi que pour la Direction de l’Autonomie.
Le service Numérisation est composé de 15 agents chargés du tri du courrier, de la classothèque et de la numérisation et d’une référente numérisation.
Le service se trouve sur deux sites, Colmar et Strasbourg. Sur le site de Colmar la numérisation est effectuée par une entreprise adaptée.
Elle regroupe environ 200 agents mis à disposition par la Collectivité européenne d’Alsace et différents services de l’Etat.
Se substituant aux deux anciennes MDPH du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, elle a vocation à offrir à ses quelques 160.000 usagers des prestations harmonisées à l’échelle alsacienne, avec une exigence toute particulière en termes de qualité et de rapidité de traitement des demandes.
Mission du Service
Le service numérisation assure le traitement, le tri, l’orientation, la numérisation et l’archivage des courriers réceptionnés à la MDPH Alsace et dans le Bas-Rhin ainsi que pour la Direction de l’Autonomie.
Le service Numérisation est composé de 15 agents chargés du tri du courrier, de la classothèque et de la numérisation et d’une référente numérisation.
Le service se trouve sur deux sites, Colmar et Strasbourg. Sur le site de Colmar la numérisation est effectuée par une entreprise adaptée.
Missions / conditions d'exercice
Dans un contexte structurellement évolutif, le responsable du service numérisation :
pilote le service en termes de suivi d'activité
manage les agents du service, les accompagne dans la conduite du changement et garantit l'efficacité de leur action au bénéfice des personnes et le bien-être au travail des agents
veille à l'actualisation des connaissances des agents de son service
veille à l’actualisation des connaissances sur la thématique de la Gestion Electronique des Documents
assure la bonne exécution du marché de numérisation sur le site de Colmar
Le responsable de service contribue à l'élaboration de la feuille de route du service et du pôle en apportant des propositions. Il s'engage activement dans sa mise en œuvre en favorisant la transversalité et la coopération entre toutes les équipes de la MDPH, les directions de la CeA et les autres partenaires.
Dans le cadre de la transformation numérique des solidarités, il pourra être amené à réaliser des activités de chef de projet utilisateurs (expression de besoin, recettes, par exemple), à formaliser des procédures et process de manière à favoriser une transmission claire et efficace des informations au sein de la MDPH.
Le responsable de service est membre du comité de direction de la MDPH Alsace.
1) Pilotage du service en matière d'activité
Définit le projet de service
Organise le planning d’activité du service
Met en place, ajuste et assure le suivi des tableaux de bord d'activité pour son service
Développe une démarche d'amélioration continue du process de numérisation et de contrôle au sein du service, en s'appuyant sur des indicateurs d'activité et des indicateurs de la qualité de numérisation
Assure un reporting régulier auprès de la direction et de l'équipe des cadres
Veille à l'adéquation des ressources humaines à l'activité et anticipe les évolutions
2) Management des agents du service
Anime l'encadrement de 16 agents en charge du traitement du courrier et de sa numérisation
Veille et accompagne les évolutions des pratiques, compte-tenu des modifications législatives et réglementaires, leur harmonisation, leur formalisation via des procédures et leur mise en œuvre, dans un objectif d'amélioration continue du fonctionnement du service
Contribue pour ces agents à la mise en œuvre des process RH (formation, recrutement, congés ....) et assure leur évaluation
Détermine en lien avec le directeur de pôle, les objectifs du service, la stratégie et les règles de fonctionnement à appliquer à l'équipe des référents de dossiers.
3) Gestion d’un marché de numérisation sur le site de Colmar
Elabore le cahier des charges du marché, travaille en coopération avec la direction de la commande publique,
Assure, en lien avec la référente de numérisation, la bonne exécution du marché de numérisation
Anime les réunions de suivi d’activité en lien avec le prestataire externe
4) Veille à l'actualisation des connaissances des agents de son service et des connaissances sur la thématique de la Gestion Electronique des Documents (GED)
Assure et anime les réunions du service numérisation
Participe aux réunions métiers concernant les thématiques de numérisation et de GED
Assure une veille juridique sur les questions de gestion des archives physiques et numériques
pilote le service en termes de suivi d'activité
manage les agents du service, les accompagne dans la conduite du changement et garantit l'efficacité de leur action au bénéfice des personnes et le bien-être au travail des agents
veille à l'actualisation des connaissances des agents de son service
veille à l’actualisation des connaissances sur la thématique de la Gestion Electronique des Documents
assure la bonne exécution du marché de numérisation sur le site de Colmar
Le responsable de service contribue à l'élaboration de la feuille de route du service et du pôle en apportant des propositions. Il s'engage activement dans sa mise en œuvre en favorisant la transversalité et la coopération entre toutes les équipes de la MDPH, les directions de la CeA et les autres partenaires.
Dans le cadre de la transformation numérique des solidarités, il pourra être amené à réaliser des activités de chef de projet utilisateurs (expression de besoin, recettes, par exemple), à formaliser des procédures et process de manière à favoriser une transmission claire et efficace des informations au sein de la MDPH.
Le responsable de service est membre du comité de direction de la MDPH Alsace.
1) Pilotage du service en matière d'activité
Définit le projet de service
Organise le planning d’activité du service
Met en place, ajuste et assure le suivi des tableaux de bord d'activité pour son service
Développe une démarche d'amélioration continue du process de numérisation et de contrôle au sein du service, en s'appuyant sur des indicateurs d'activité et des indicateurs de la qualité de numérisation
Assure un reporting régulier auprès de la direction et de l'équipe des cadres
Veille à l'adéquation des ressources humaines à l'activité et anticipe les évolutions
2) Management des agents du service
Anime l'encadrement de 16 agents en charge du traitement du courrier et de sa numérisation
Veille et accompagne les évolutions des pratiques, compte-tenu des modifications législatives et réglementaires, leur harmonisation, leur formalisation via des procédures et leur mise en œuvre, dans un objectif d'amélioration continue du fonctionnement du service
Contribue pour ces agents à la mise en œuvre des process RH (formation, recrutement, congés ....) et assure leur évaluation
Détermine en lien avec le directeur de pôle, les objectifs du service, la stratégie et les règles de fonctionnement à appliquer à l'équipe des référents de dossiers.
3) Gestion d’un marché de numérisation sur le site de Colmar
Elabore le cahier des charges du marché, travaille en coopération avec la direction de la commande publique,
Assure, en lien avec la référente de numérisation, la bonne exécution du marché de numérisation
Anime les réunions de suivi d’activité en lien avec le prestataire externe
4) Veille à l'actualisation des connaissances des agents de son service et des connaissances sur la thématique de la Gestion Electronique des Documents (GED)
Assure et anime les réunions du service numérisation
Participe aux réunions métiers concernant les thématiques de numérisation et de GED
Assure une veille juridique sur les questions de gestion des archives physiques et numériques
Profils recherchés
Savoir-faire
Capacité à manager, à développer un esprit d'équipe, à relayer les orientations stratégiques.
Capacité à piloter et à contrôler l'activité,
Capacité à développer le partenariat interne et externe,
Capacité à comprendre les contraintes de tous pour conduire et accompagner le changement,
Maîtrise des outils informatiques (logiciel de numérisation et GED, Excel)
Savoir-être
Autonomie et responsabilité,
Attitude positive, capacité d’adaptation,
Qualités relationnelles et d'écoute,
Sens de l’anticipation,
Rigueur et pragmatisme,
Sens de l'intérêt général et du service public
Compétences/connaissances
Connaissance des politiques en faveur des personnes handicapées et de la législation sociale.
Connaissance de l’organisation de l’Etat et des collectivités territoriales.
Connaissance des techniques de gestion de projet et d'animation de réunion.
Connaissance des principes du travail collaboratif et du management
Spécificités du poste
Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, sur le grade d'attaché territorial ou d'Ingénieur territorial
Niveau d'études : Bac+5
Expérience souhaitée en management, gestion de projets ou en travail social
Poste à temps complet
Résidence administrative située à STRASBOURG
Déplacement à prévoir sur les autres sites de la MDPH : Colmar et Mulhouse
Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, 13ème mois
Avantages possibles : tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel
Capacité à manager, à développer un esprit d'équipe, à relayer les orientations stratégiques.
Capacité à piloter et à contrôler l'activité,
Capacité à développer le partenariat interne et externe,
Capacité à comprendre les contraintes de tous pour conduire et accompagner le changement,
Maîtrise des outils informatiques (logiciel de numérisation et GED, Excel)
Savoir-être
Autonomie et responsabilité,
Attitude positive, capacité d’adaptation,
Qualités relationnelles et d'écoute,
Sens de l’anticipation,
Rigueur et pragmatisme,
Sens de l'intérêt général et du service public
Compétences/connaissances
Connaissance des politiques en faveur des personnes handicapées et de la législation sociale.
Connaissance de l’organisation de l’Etat et des collectivités territoriales.
Connaissance des techniques de gestion de projet et d'animation de réunion.
Connaissance des principes du travail collaboratif et du management
Spécificités du poste
Recrutement statutaire, ou à défaut par voie contractuelle, sur le grade d'attaché territorial ou d'Ingénieur territorial
Niveau d'études : Bac+5
Expérience souhaitée en management, gestion de projets ou en travail social
Poste à temps complet
Résidence administrative située à STRASBOURG
Déplacement à prévoir sur les autres sites de la MDPH : Colmar et Mulhouse
Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, 13ème mois
Avantages possibles : tickets restaurant, télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
Vous pouvez faire acte de candidature sur le site internet de la CeA : www.alsace.eu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.