Agent·e d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O067250502000955
Publiée le 02/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
110, route de Bischwiller - B.P. 98, Schiltigheim (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
23/06/2025
Date limite de candidature
01/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
La Ville de Schiltigheim recherche un·e :
AGENT·E D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE
Cadre(s) d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Type de recrutement : titulaire de la fonction publique territoriale ou contractuel de droit public
Durée hebdomadaire de service : Temps non complet - 17h30/semaine
Date limite de candidature : 01/06/2025
Date prévisionnelle de recrutement : 23/06/2025
INTRODUCTION
Ville de 37 000 habitants, 2ème ville de l’Eurométropole de Strasbourg, Schiltigheim, est une ville en mutation. Engagée dans la transition écologique et sociale, signataire du pacte pour la transition, Schiltigheim veut être une ville durable et apaisée où l’expertise d’usage est prise en compte dans les projets d’aménagement des espaces publics. Les transitions énergétiques, environnementales, numériques et sociales sont des défis majeurs que la ville veut relever.
Le service des Solidarités recrute un·e agent·e d’accueil et de gestion administrative au Foyer Soleil.
L'agent·e d'accueil et de gestion administrative assurera les fonctions d'accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que la gestion administrative liée aux inscriptions, facturations et événements. Il ou elle assurera également un suivi régulier des paiements et des inventaires hebdomadaires.
AGENT·E D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE
Cadre(s) d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Type de recrutement : titulaire de la fonction publique territoriale ou contractuel de droit public
Durée hebdomadaire de service : Temps non complet - 17h30/semaine
Date limite de candidature : 01/06/2025
Date prévisionnelle de recrutement : 23/06/2025
INTRODUCTION
Ville de 37 000 habitants, 2ème ville de l’Eurométropole de Strasbourg, Schiltigheim, est une ville en mutation. Engagée dans la transition écologique et sociale, signataire du pacte pour la transition, Schiltigheim veut être une ville durable et apaisée où l’expertise d’usage est prise en compte dans les projets d’aménagement des espaces publics. Les transitions énergétiques, environnementales, numériques et sociales sont des défis majeurs que la ville veut relever.
Le service des Solidarités recrute un·e agent·e d’accueil et de gestion administrative au Foyer Soleil.
L'agent·e d'accueil et de gestion administrative assurera les fonctions d'accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que la gestion administrative liée aux inscriptions, facturations et événements. Il ou elle assurera également un suivi régulier des paiements et des inventaires hebdomadaires.
Missions / conditions d'exercice
1. Accueil et gestion des entrées :
− Décrocher le téléphone et répondre aux demandes des usagers
− Déclencher l’ouverture des portes en cas de fermeture automatique (selon les directives de Vigipirate)
− Gérer les annulations avec le service de la cuisine
2. Gestion des inscriptions :
− Saisir les listes d’inscription pour le restaurant sur Excel
− Gérer les inscriptions aux événements organisés par le Foyer Soleil
3. Aide à la facturation :
− Participer à la gestion des facturations, en particulier pour le suivi des paiements et l’actualisation des données financières
4. Gestion régie de recette :
− Effectuer un recensement hebdomadaire des paiements et mettre à jour les informations dans les systèmes adéquats
5. Assistance à la Cheffe de service :
− Gérer le planning de la Cheffe de service (prise de rendez-vous, organisation des déplacements etc…)
− Organiser et préparer les documents nécessaires pour les réunions et commissions
− Elaborer les comptes rendus de réunions
− Assurer la réparation et le suivi des parapheurs
− Assurer la prise en charge de certaines tâches administratives pour alléger la charge de travail de la Cheffe de service (archivage, gestion du courrier etc...)
− Assurer le suivi des actions à mener et des échéances liées aux projets en cours
− Décrocher le téléphone et répondre aux demandes des usagers
− Déclencher l’ouverture des portes en cas de fermeture automatique (selon les directives de Vigipirate)
− Gérer les annulations avec le service de la cuisine
2. Gestion des inscriptions :
− Saisir les listes d’inscription pour le restaurant sur Excel
− Gérer les inscriptions aux événements organisés par le Foyer Soleil
3. Aide à la facturation :
− Participer à la gestion des facturations, en particulier pour le suivi des paiements et l’actualisation des données financières
4. Gestion régie de recette :
− Effectuer un recensement hebdomadaire des paiements et mettre à jour les informations dans les systèmes adéquats
5. Assistance à la Cheffe de service :
− Gérer le planning de la Cheffe de service (prise de rendez-vous, organisation des déplacements etc…)
− Organiser et préparer les documents nécessaires pour les réunions et commissions
− Elaborer les comptes rendus de réunions
− Assurer la réparation et le suivi des parapheurs
− Assurer la prise en charge de certaines tâches administratives pour alléger la charge de travail de la Cheffe de service (archivage, gestion du courrier etc...)
− Assurer le suivi des actions à mener et des échéances liées aux projets en cours
Profils recherchés
COMPÉTENCES :
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, synthèse et CR)
- Connaissance des tâches de secrétariat et d'accueil
- Excellente expression orale et écrite
- Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations des usagers et des prestataires, ainsi qu’en relation avec la Ville
- Notions comptables
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Capacité à prioriser
- Polyvalence
- Qualités relationnelles
Une expérience en gestion administrative et en relation avec le public serait un plus.
- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, synthèse et CR)
- Connaissance des tâches de secrétariat et d'accueil
- Excellente expression orale et écrite
- Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations des usagers et des prestataires, ainsi qu’en relation avec la Ville
- Notions comptables
- Rigueur
- Sens de l’organisation
- Capacité à prioriser
- Polyvalence
- Qualités relationnelles
Une expérience en gestion administrative et en relation avec le public serait un plus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0388839000
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser par mail à l’adresse suivante : recrutement@ville-schiltigheim.fr
Ou par courrier à l’adresse suivante :
Mme La Maire
Direction des Ressources Humaines
110 route de Bischwiller
67300 Schiltigheim
Informations sur l’offre :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d’année, titres restaurant, prise en charge de 75% des frais d’abonnement transport en commun ou forfait mobilités durables, participation 60% employeur mutuelle et prévoyance, amicale du personnel, GAS67/CNAS/Carte CEZAM.
Ou par courrier à l’adresse suivante :
Mme La Maire
Direction des Ressources Humaines
110 route de Bischwiller
67300 Schiltigheim
Informations sur l’offre :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d’année, titres restaurant, prise en charge de 75% des frais d’abonnement transport en commun ou forfait mobilités durables, participation 60% employeur mutuelle et prévoyance, amicale du personnel, GAS67/CNAS/Carte CEZAM.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.