ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE)
Offre n° O067251010000230
Publiée le 10/10/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
10 Route d'Obermodern, Bouxwiller (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
18/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre fusionnée depuis le 1er janvier 2017 regroupe 38 communes (26 818 habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre établissement public en plein développement emploie 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d’optimisation des moyens et des résultats, nous recrutons, un(e) assistant administrative.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre établissement public en plein développement emploie 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d’optimisation des moyens et des résultats, nous recrutons, un(e) assistant administrative.
Missions / conditions d'exercice
Accueil
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public
Assurer la gestion des éléments « entrants » et « sortants » :
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « entrants » et « sortants »
Pour l’ensemble des pôles et services excepté le Pôle aménagement de l’espace :
Secrétariat administratif :
- Être la porte d’entrée des courriers à mettre en signature des élus
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l’impression, la mise en signature, le scannage et l’envoi des courriers aux différents services
Assurer le suivi de la planification des réunions :
- Organiser les CoPil Cotech, GT, réunions
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d’une plateforme dématérialisée
- Assurer le suivi de l’occupation des salles
Pour l’ensemble des pôles et services :
Organiser les réceptions :
- Assurer l’organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l’Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés
Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l’Intercommunalité :
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés…)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l’Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l’ordre au sein de l’espace accueil et des espaces publics de la Maison de l’Intercommunalité
Divers
Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location
Assurer une partie du secrétariat de l’Ecole Intercommunale de Musique
Être un soutien au responsable communication en assurant diverses tâches administratives tel que :
- Publipostage et envoi de divers documents
- Mise à jour du site internet, des réseaux sociaux
- …
Assurer le remplacement de son binôme en cas d’absence :
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
- …
Diverses tâches administratives
- Secrétariat divers
- Répondre aux demandes de tombolas
- Gérer les stocks d’approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l’agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- Référente archivage de la CCHLPP
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public
Assurer la gestion des éléments « entrants » et « sortants » :
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « entrants » et « sortants »
Pour l’ensemble des pôles et services excepté le Pôle aménagement de l’espace :
Secrétariat administratif :
- Être la porte d’entrée des courriers à mettre en signature des élus
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l’impression, la mise en signature, le scannage et l’envoi des courriers aux différents services
Assurer le suivi de la planification des réunions :
- Organiser les CoPil Cotech, GT, réunions
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d’une plateforme dématérialisée
- Assurer le suivi de l’occupation des salles
Pour l’ensemble des pôles et services :
Organiser les réceptions :
- Assurer l’organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l’Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés
Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l’Intercommunalité :
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés…)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l’Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l’ordre au sein de l’espace accueil et des espaces publics de la Maison de l’Intercommunalité
Divers
Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location
Assurer une partie du secrétariat de l’Ecole Intercommunale de Musique
Être un soutien au responsable communication en assurant diverses tâches administratives tel que :
- Publipostage et envoi de divers documents
- Mise à jour du site internet, des réseaux sociaux
- …
Assurer le remplacement de son binôme en cas d’absence :
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
- …
Diverses tâches administratives
- Secrétariat divers
- Répondre aux demandes de tombolas
- Gérer les stocks d’approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l’agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- Référente archivage de la CCHLPP
Profils recherchés
COMPETENCES ATTENDUES
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Règles d’expression orale et écrite de qualité
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance de base dans les procédures de marchés publics et en droit public
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
- Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
- Sens du service public
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Être moteur et apporter des idées de développement pour un service de qualité
QUALIFICATIONS REQUISES
- Permis de conduire et véhicule
- Diplômes : Bac +2 dans le domaine administratif
CONDITIONS D’EXERCICE
- Recrutement statutaire ou contractuel de droit public d’un an renouvelable
- Service d'affectation : Service ressources à la Maison de l’Intercommunalité - BOUXWILLER
- 35 heures par semaine (sur 5 jours ou 4,5 jours par semaine), temps de travail annualisé
- Présence occasionnelle en soirée
REMUNERATION
- Rémunération statutaire – grade d’adjoint administratif et grades d’avancement
- Régime indemnitaire
NOS +
- Un environnement de travail préservé
- La cohabitation d’une multitude de métiers différents permettant une diversité d’action
- Participation à des projets transversaux
- Communication interne dynamique
- Des outils informatiques et numériques de qualité
- Équilibre des temps de vie et de travail (compte épargne temps, annualisation, télétravail)
- Avantages sociaux : titres restaurant, œuvres sociales, participation santé et prévoyance, gratuité de la piscine et du château de Lichtenberg pour l’agent…
- Sport au travail
- 1 jour de télétravail par semaine et 18 jours de télétravail flottant par an possible après 6 mois de présence
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Règles d’expression orale et écrite de qualité
- Qualités rédactionnelles
- Connaissance de base dans les procédures de marchés publics et en droit public
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
- Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
- Sens du service public
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Être moteur et apporter des idées de développement pour un service de qualité
QUALIFICATIONS REQUISES
- Permis de conduire et véhicule
- Diplômes : Bac +2 dans le domaine administratif
CONDITIONS D’EXERCICE
- Recrutement statutaire ou contractuel de droit public d’un an renouvelable
- Service d'affectation : Service ressources à la Maison de l’Intercommunalité - BOUXWILLER
- 35 heures par semaine (sur 5 jours ou 4,5 jours par semaine), temps de travail annualisé
- Présence occasionnelle en soirée
REMUNERATION
- Rémunération statutaire – grade d’adjoint administratif et grades d’avancement
- Régime indemnitaire
NOS +
- Un environnement de travail préservé
- La cohabitation d’une multitude de métiers différents permettant une diversité d’action
- Participation à des projets transversaux
- Communication interne dynamique
- Des outils informatiques et numériques de qualité
- Équilibre des temps de vie et de travail (compte épargne temps, annualisation, télétravail)
- Avantages sociaux : titres restaurant, œuvres sociales, participation santé et prévoyance, gratuité de la piscine et du château de Lichtenberg pour l’agent…
- Sport au travail
- 1 jour de télétravail par semaine et 18 jours de télétravail flottant par an possible après 6 mois de présence
Contact et modalités de candidature
Contact
0388713965
Informations complémentaires
A pourvoir à compter du 2 janvier 2026
Poste à 35 heures par semaine.
Fondement juridique : fonctionnaire ou un contractuel « dans l’attente du recrutement d’un fonctionnaire ».
Grade : adjoint administratif ou grades d’avancements.
La lettre de candidature accompagnée du C.V. sera adressée directement auprès du service Ressources Humaines de la Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre à l’adresse mail suivante : emploi@hanau-lapetitepierre.alsace pour le 18/11/2025.
Merci de préciser pour quel poste vous postulez lors du dépôt de votre acte de candidature.
Au regard de la loi relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, il est rappelé que cet emploi est accessible à tous sans aucune discrimination.
Poste à 35 heures par semaine.
Fondement juridique : fonctionnaire ou un contractuel « dans l’attente du recrutement d’un fonctionnaire ».
Grade : adjoint administratif ou grades d’avancements.
La lettre de candidature accompagnée du C.V. sera adressée directement auprès du service Ressources Humaines de la Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre à l’adresse mail suivante : emploi@hanau-lapetitepierre.alsace pour le 18/11/2025.
Merci de préciser pour quel poste vous postulez lors du dépôt de votre acte de candidature.
Au regard de la loi relative à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, il est rappelé que cet emploi est accessible à tous sans aucune discrimination.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.