Assistante de gestion administrative
Offre n° O067251120000489
Publiée le 20/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
7 rue du Château - B.P. 41023, Lingolsheim (Bas-Rhin (67))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
20/12/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Mission du poste
- Accueillir, orienter et informer les familles.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des familles
- Gérer la facturation et la régie Famille.
- Seconder le secrétariat du pôle enfance
- Accueillir, orienter et informer les familles.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des familles
- Gérer la facturation et la régie Famille.
- Seconder le secrétariat du pôle enfance
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Assurer la gestion administrative du pôle petite enfance :
• Réceptionner et suivre les appels téléphoniques, les courriers, les courriels de la Petite Enfance (externes et internes)
• Classer et archiver tous types de documents (papier et numérique)
• Établir les ordres de mission pour les déplacements des professionnels
• Gérer l’agenda en ligne du Pôle Petite Enfance
• Gérer le répertoire des partenaires et des fournisseurs du PPE
• Avertir la société de surveillance pour les réunions en dehors des horaires d'ouverture du service
- Gérer la logistique du Pôle Petite Enfance : documentation, fournitures, commandes...
- Gérer les abonnements des revues professionnelles et des magazines pour enfants
- Elaborer des documents internes à la Petite Enfance (procédure, tableaux de bord…) et en assurer la mise à jour
- Accueillir, informer, orienter les familles vers les Maisons de l’Enfance, le RPE et le LAEP
- Prendre les rendez-vous du guichet unique Petite Enfance.
- Traiter les demandes des familles et analyser leur besoin avec la directrice Enfance et Famille
- Constituer et mettre à jour le dossier unique de l’enfant (revenus, situation familiale… sur le logiciel AGORA, archivage)
- Centraliser, saisir et gérer les pré-inscriptions et les admissions (logiciel AGORA…)
- Préparer les commissions d’attribution des places et assurer le suivi (constitution des dossiers, courriers réponse…)
- Commander les repas destinés aux enfants des multi-accueils et au personnel des services municipaux et vérifier les factures des prestataires
- Participer aux réunions direction du Pôle Petite Enfance
Facturation :
- gérer, vérifier et envoyer les factures aux familles par mail
- envoyer les emails de relance
Régie Famille :
- tenir à jour le journal des opérations de la régie
- assurer la tenue de compte de dépôts des fonds
- assurer le suivi des impayés en collaboration avec le service des Finances
Assurer la gestion administrative du pôle petite enfance :
• Réceptionner et suivre les appels téléphoniques, les courriers, les courriels de la Petite Enfance (externes et internes)
• Classer et archiver tous types de documents (papier et numérique)
• Établir les ordres de mission pour les déplacements des professionnels
• Gérer l’agenda en ligne du Pôle Petite Enfance
• Gérer le répertoire des partenaires et des fournisseurs du PPE
• Avertir la société de surveillance pour les réunions en dehors des horaires d'ouverture du service
- Gérer la logistique du Pôle Petite Enfance : documentation, fournitures, commandes...
- Gérer les abonnements des revues professionnelles et des magazines pour enfants
- Elaborer des documents internes à la Petite Enfance (procédure, tableaux de bord…) et en assurer la mise à jour
- Accueillir, informer, orienter les familles vers les Maisons de l’Enfance, le RPE et le LAEP
- Prendre les rendez-vous du guichet unique Petite Enfance.
- Traiter les demandes des familles et analyser leur besoin avec la directrice Enfance et Famille
- Constituer et mettre à jour le dossier unique de l’enfant (revenus, situation familiale… sur le logiciel AGORA, archivage)
- Centraliser, saisir et gérer les pré-inscriptions et les admissions (logiciel AGORA…)
- Préparer les commissions d’attribution des places et assurer le suivi (constitution des dossiers, courriers réponse…)
- Commander les repas destinés aux enfants des multi-accueils et au personnel des services municipaux et vérifier les factures des prestataires
- Participer aux réunions direction du Pôle Petite Enfance
Facturation :
- gérer, vérifier et envoyer les factures aux familles par mail
- envoyer les emails de relance
Régie Famille :
- tenir à jour le journal des opérations de la régie
- assurer la tenue de compte de dépôts des fonds
- assurer le suivi des impayés en collaboration avec le service des Finances
Profils recherchés
Expérience similaire souhaitée
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook…)
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance du règlement du Pôle Petite Enfance
- Rédiger et mettre en forme une note, une lettre, un courriel
- Organiser et gérer son temps, savoir anticiper
- Communiquer avec les familles
- Transmettre des informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Hiérarchiser les demandes et gérer les urgences
- Bonne expression écrite et orale
- Méthode, rigueur, organisation
- Discrétion, diplomatie
- Autonomie, initiative et réactivité
- Politesse, qualités relationnelles
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, power point, outlook…)
- Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Connaissance de l’environnement territorial
- Connaissance du règlement du Pôle Petite Enfance
- Rédiger et mettre en forme une note, une lettre, un courriel
- Organiser et gérer son temps, savoir anticiper
- Communiquer avec les familles
- Transmettre des informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Hiérarchiser les demandes et gérer les urgences
- Bonne expression écrite et orale
- Méthode, rigueur, organisation
- Discrétion, diplomatie
- Autonomie, initiative et réactivité
- Politesse, qualités relationnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0388788888
Informations complémentaires
CNAS, participation employeur à la protection sociale (risques Santé et Prévoyance), tarifs réduits (réseau médiathèques et piscines de l'Eurométropole, Maison des Arts de Lingolsheim), prime de 13ème mois (après 1 an d'ancienneté), accès aux repas de restauration scolaire sur réservation, salle de restauration.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.