Fonctions principales du poste :
- Gérer et assurer le suivi de l'état civil
- Gérer l'actualisation des données électorales
- Préparer, organiser et assurer le suivi des élections en lien avec les élus et la secrétaire générale
- Gérer et assurer le suivi des actes d'urbanisme (déclarations préalables, certificats d'urbanisme, permis, déclaration d'intention d'aliéner)
- Gérer et assurer le suivi du cimetière (attribution des concessions, procédure d'abandons...)
- Assurer le suivi des inscriptions à l'école et les signalements d'instruction à domicile
- Préparer le renouvellement des baux de chasse
- Gérer des régies de recettes (régisseur suppléant)
- Accueillir, renseigner et orienter le public en fonction de leurs demandes.

Activités et tâches principales du poste :

* Gérer et assurer le suivi de l'état civil
- Prendre en compte les arrivées et départs en fonction des déclarations de la population ;
- Gérer et mettre à jour le fichier domiciliaire de la commune ;
- Rédiger les actes d'état civil relatifs aux naissances et aux décès ;
- Apposer les mentions marginales aux actes d'état civil (mariage, divorces...) ;
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité ;
- Effectuer les demandes de changement de nom et de prénom ;
- Effectuer le recensement militaire et établir la liste des jeunes ;
- Assurer la bonne tenue des registres d'Etat Civil.

* Gérer l'actualisation des données électorales
- Gérer et suivre les demandes d'inscription sur la liste électorale ;
- Appliquer les radiations.

* Préparer, organiser et assurer le suivi des élections en lien avec les élus et la secrétaire générale
- Organiser matériellement et administrativement le bureau de vote ;
- Respecter les procédures liées au scrutin et veiller au bon déroulement du dépouillement ;
- Être présente lors des dépouillements et assurer la transmission des résultats aux services de l'Etat ;

* Instruire et assurer le suivi des actes d'urbanisme
- Accueillir et informer les pétitionnaires : renseignements cadastraux, faisabilité des projets de construction, cadre réglementaire et fiscalité ;
- Réceptionner, enregistrer, pré-instruire et suivre des actes d'urbanisme (déclaration préalable, permis de construire, de démolir, d'aménager, certificat d'urbanisme et déclaration d'intention d'aliéner) en lien avec le service instructeur de la Communauté de Communes ;
- Informer les notaires et avocats en cas de demande ;
- Coopérer et échanger avec les services déconcentrés de l'Etat, l'Architecte des Bâtiments de France...
- Assurer le suivi des réponses aux demandes de raccordement à l'assainissement en lien avec l'adjoint référent ;
- Préparer et organiser la Commission Communale des Impôts Directs (CCID).

* Gérer et assurer le suivi du cimetière (attribution des concessions, procédure d'abandons...)

* Préparer le renouvellement des conventions d'occupation des baux de chasse avec la secrétaire générale.

* Gérer des régies de recettes.
- Exercer les fonctions de régisseur suppléant de deux régies de recettes ;
- Tenir à jour les écritures et leurs pièces justificatives notamment pour le bois d'affouage ;
- Détenir de manière sécurisée les fonds confiés.

* Accueillir, renseigner et orienter le public en fonction de leurs demandes, noter et transmettre les messages aux différents services.


Autres activités et tâches du poste :
- Enregistrer le courrier en cas d'absence de la secrétaire chargée de l'accueil ;
- Assurer le suivi des congés de l'ensemble des agents en collaboration avec la secrétaire générale ;
- Gérer la distribution des sacs poubelles aux usagers et mettre à jour le listing ;
- Assurer le suivi des demandes de débits de boisson ;
- Instruire les déclarations de chiens dangereux ;
- Rédaction des autorisations diverses (spectacles de feu d'artifice, domaines skiables...) ;
- Instruire les dossiers de remise de médailles ;
- Assurer les inscriptions à l'école primaire ;
- Remplacer la secrétaire générale en cas d'indisponibilité lors des séances du Conseil Municipal ;
- Participer à l'archivage supervisé par la secrétaire générale.
- Participer au jury criminel.
- Garder les chapiteaux pour le compte des douanes.

Connaissances - expériences et aptitudes requises

Savoirs / connaissances
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales ;
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics ;
- Connaître les règles essentielles du droit public et les modalités et organismes de contrôle (Préfecture, Trésorerie, CRC) ;
- Connaître et savoir appliquer les règles et processus en matière d'urbanisme ;
- Connaître et savoir appliquer la réglementation en matière d'état-civil et du calendrier des échéances notamment en matière d'élection.

Savoir-faire / compétences techniques
- Maîtriser la rédaction administrative ;
- Maîtriser les fonctionnalités d'un logiciel d'état-civil, les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.

Savoir-être / aptitudes
- Être organisé, rigoureux et méthodique ;
- Être capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs ;
- Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression écrite et orale ;
- Sens du contact et du dialogue ;
- Sens du service public ;
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.