Assistant.e de gestion administrative (h/f)
Offre n° O068240401379760
Publiée le 23/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Colmar
Poste à pourvoir le
21/06/2024
Date limite de candidature
23/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de gestion administrative (h/f)
Missions / conditions d'exercice
Chargé.e de l'exécution des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine de la Maison des Associations et sous la responsabilité du responsable de site les missions exercées seront les suivantes :
Activités principales :
* Assurer la gestion administrative de la Maison des Associations : courrier, établissement des conventions, gestion du planning d'occupation des salles en relation avec les usagers et/ou le responsable de la Maison des Associations
* Assurer la gestion du dispositif "Ciné Pass" : accueil du public, édition et distribution des cartes
* Communiquer à l'agent comptable du service les factures correspondant aux locations ponctuelles en vue de la facturation, ainsi que les décomptes pour la facturation annuelle de récupération des charges des locaux mis à disposition
* Organisation et gestion du temps de travail des agents SERNET.
* Travaux administratifs divers (courriers, notes, classement, délibérations), accueil du public et renseignements téléphoniques.
Activités complémentaires :
* Commande publique des produits d'entretien et gestion du stock.
* Maîtrise des procédures d'évacuation d'un ERP et tenus du registre de sécurité
* Remplacement du responsable de site lors de ses congés, absences,...
Liste des activités non exhaustive, en fonction des besoins du service
Activités principales :
* Assurer la gestion administrative de la Maison des Associations : courrier, établissement des conventions, gestion du planning d'occupation des salles en relation avec les usagers et/ou le responsable de la Maison des Associations
* Assurer la gestion du dispositif "Ciné Pass" : accueil du public, édition et distribution des cartes
* Communiquer à l'agent comptable du service les factures correspondant aux locations ponctuelles en vue de la facturation, ainsi que les décomptes pour la facturation annuelle de récupération des charges des locaux mis à disposition
* Organisation et gestion du temps de travail des agents SERNET.
* Travaux administratifs divers (courriers, notes, classement, délibérations), accueil du public et renseignements téléphoniques.
Activités complémentaires :
* Commande publique des produits d'entretien et gestion du stock.
* Maîtrise des procédures d'évacuation d'un ERP et tenus du registre de sécurité
* Remplacement du responsable de site lors de ses congés, absences,...
Liste des activités non exhaustive, en fonction des besoins du service
Profils recherchés
Recrutement statutaire sur le grade d'adjoint administratif principal de 1ère classe
Les savoirs nécessaires :
* Diplômes, concours, formations ou techniques particulières : techniques rédactionnelles
* Outils bureautiques et logiciels informatiques : Word, Excel, Intra
Les savoir-faire :
* qualités d'expression orale et écrite
* rédiger des courriers ou notes diverses
* accueillir et informer les interlocuteurs
* gérer les dossiers de façon rigoureuse
* recevoir et orienter les demandes
* analyser et gérer les demandes d'informations
* gérer la confidentialité des information et des données
Les qualités personnelles requises :
* rigueur organisationnelle,
* adaptabilité
* sens du contact et de la communication avec le public, diplomatie
* autonomie
* discrétion, devoir de réserve
* travailler en équipe et en relation partenariale
* disponibilité
* grande ouverture d'esprit
Conditions de travail :
Temps de travail : 35h50 avec 18 RTT par an
5 jours de travail du lundi au vendredi
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 23/05/2024, sur la plateforme Colmar&moi : https://eservices.portail.colmar.fr
Les savoirs nécessaires :
* Diplômes, concours, formations ou techniques particulières : techniques rédactionnelles
* Outils bureautiques et logiciels informatiques : Word, Excel, Intra
Les savoir-faire :
* qualités d'expression orale et écrite
* rédiger des courriers ou notes diverses
* accueillir et informer les interlocuteurs
* gérer les dossiers de façon rigoureuse
* recevoir et orienter les demandes
* analyser et gérer les demandes d'informations
* gérer la confidentialité des information et des données
Les qualités personnelles requises :
* rigueur organisationnelle,
* adaptabilité
* sens du contact et de la communication avec le public, diplomatie
* autonomie
* discrétion, devoir de réserve
* travailler en équipe et en relation partenariale
* disponibilité
* grande ouverture d'esprit
Conditions de travail :
Temps de travail : 35h50 avec 18 RTT par an
5 jours de travail du lundi au vendredi
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 23/05/2024, sur la plateforme Colmar&moi : https://eservices.portail.colmar.fr
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.