Le service Culture de la Ville recrute un Référent Administratif l'Aronde Riedisheim.
Vous serez placé(e) sous l’autorité du Directeur du service Culture – Evénement / L’Aronde Riedisheim.

Représenter et développer l’attractivité de L’Aronde Riedisheim

- Renseignements sur les activités se déroulant à L’Aronde Riedisheim et les manifestations culturelles de la Ville
- Veille à l’application du règlement intérieur
- Liaison à assurer entre les associations et/ou les demandeurs divers et la hiérarchie
- Gestion des clés avec les concierges
- Suivi du marché des locations de salles et propositions pour y intégrer L’Aronde Riedisheim, recherche de nouveaux clients et fidélisation des actuels


Réalisation des travaux de secrétariat

- Accueil physique et téléphonique de L’Aronde Riedisheim
- Rédaction courrier sortant
- Suivi des demandes diverses (locations de salles, états des lieux, facturation, devis, envois invitations, préparation des dossiers pour les concierges en fonctions des évènements,…)
- Validation des factures-fournisseurs
- Divers courriers et emails : associations, administrés, suivi de la mise à jour de l’affichage sur les panneaux et supports
- Gestion des plannings des salles après validation des demandes (évènement en semaine : Cité Hof, L’Aronde Riedisheim)
- Gestion des demandes et mises à disposition de vaisselle et grilles CADDIE
- Gestion des fournitures (stylos, papier…) de L’Aronde Riedisheim
- Classement et archivage, rangement de dossiers, reproduction de documents,
- Etablissement de bons de commandes et d’E-ATAL
- Gestion du planning et suivi des missions des concierges + gestion du planning régulier de L’Aronde Riedisheim, du Cité Hof
- Suivi administratif, préparation et présence physique lors d’événements annuels
- Inscriptions au Marché aux puces, présence lors du Marché aux puces

Logistique de l’organisation des diverses réceptions de la Ville et de certains événements

- Organisations des cérémonies des Vœux
- Référent éco manifestation pour les événements gérés par le service
- Réceptions : Municipalité, vernissages, cérémonies patriotiques, fêtes diverses
- En collaboration avec les concierges :
Suivi du linge de maison
Suivi du stock boissons et produits alimentaires
Suivi du stock vaisselle et matériels de cuisine,
- Accueil, caisse, fermeture, buvette d’après spectacle pour la saison culturelle de La Grange (assez régulier)
- Collecte des informations nécessaires à l’organisation de l’événement
- E-ATAL (logiciel de gestion des demandes de travaux) , commandes (liquides et solides)
- Mise en place et rangement des réceptions (assez régulier)

Renfort d’autres services selon besoins et/ou nécessités

- Service Culture : présence lors de manifestations (à titre occasionnel), lors des absences du collègue affecté à la culture et l’événementiel et réciproquement
- Suivi administratif et organisation avec le chef de service de certains évènements

Engagement dans le cadre de la Charte Marianne pour l’accueil du public

- Garantir un service public de qualité
- Offrir une relation de proximité
- Accueillir le public avec humanité
- Implication éventuelle au sein des groupes de travail

Le candidat devra avoir de bonnes connaissances de secrétariat. Une participation active aux évènements est demandée.
Une expérience de 3 à 5 ans sur un poste similaire serait appréciée.
Le candidat devra faire preuve d’un très bon sens relationnel, d’un bon esprit d’équipe, de discrétion, autonome, organisé et rigoureux dans l’exécution de ses tâches.
Ce poste nécessite une grande disponibilité (travail en soirée et le week-end : assez régulier mais sur un planning connu à l’avance pour l’essentiel), d’aimer le contact avec la population, de travailler par tous temps et d’accepter de participer physiquement aux mises en place des manifestations, stations debout également plusieurs heures lors des manifestations.