Assistant de gestion administrative (F/H)
Offre n° O068251211000718
Publiée le 12/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la mairie - bp 50528, Colmar (Haut-Rhin (68))
Poste à pourvoir le
09/02/2026
Date limite de candidature
12/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant de gestion administrative (F/H)
Missions / conditions d'exercice
Le Service police de l'habitat, de l'hygiène et de la sécurité est essentiel pour garantir la salubrité publique, la dignité de l'habitat et la sécurité des occupants sur le territoire de la commune et de l'Agglomération. Agissant sous l'autorité du Maire/Président, notre service est chargé de la prévention et du contrôle des risques dans les bâtiments.
Votre Mission : Secrétariat et Suivi Juridique des Commissions Votre mission en qualité de d'assistant(e) de gestion administrative est d'assurez la gestion administrative complète et le secrétariat des commissions de sécurité et d'accessibilité. Votre rigueur est essentielle pour le respect des procédures et la mise en oeuvre des décisions réglementaires.
Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
Vous êtes le pivot administratif de la CCS pour la Ville de Colmar et des commissions ERP à locaux à sommeil pour Colmar Agglomération.
* Organisation et suivi de la Commission Communale de Sécurité (CCS) :
* Vous programmez et organisez les visites de la CCS. Vous participez aux réunions périodiques des secrétariats des organismes membres (SIS et Préfecture).
* Vous établissez et suivez le planning des visites, informez préalablement les exploitants (en rappelant les avis précédents), et rédigez et envoyez les convocations définitives.
* Vous préparez l'ensemble des pièces écrites pour les membres de la CCS (PV précédents, RVRAT, état de l'ERP) et contrôlez l'état d'avancement du dossier administratif.
* Vous rédigez et transmettez au service de la Préfecture les avis écrits motivés pour les dossiers examinés en Sous-commission départementale.
* Vous assurez la mise en signature des procès-verbaux (PV) de visite, la rédaction et l'envoi des courriers de notification, des relances avant contre-visite, des notes (en cas d'avis défavorables), des courriers de mise en demeure, et des arrêtés d'ouverture et de fermeture.
* Vous mettez à jour un tableau de suivi partagé, surveillez les délais et tenez informés les présidents de la commission des suites données.
* Vous établissez le bilan de l'année écoulée et produisez des statistiques à l'attention des instructeurs et du chef de service.
* Accompagnement administratif de la commission d'accessibilité :
* Vous organisez et préparez les commissions consultatives d'accessibilité.
* Vous établissez, mettez à jour et suivez un tableau de bord partagé avec les instructeurs.
* Vous travaillez en coordination avec les instructeurs et établissez le bilan annuel de la commission.
En complément de vos missions sur les commissions, vous assurez un rôle de support essentiel au fonctionnement quotidien du service :
* Vous participez à la réception, à l'enregistrement et au tri du courrier ainsi qu'à la réception des appels téléphoniques de la Direction. Vous contribuez également à la mise sous pli et à l'adressage des courriers du service.
* Vous assurez le suivi comptable du service, incluant l'établissement des bons de commande, le paiement des prestataires, la refacturation des travaux, la relance des impayés, et la mise en paiement des astreintes.
* Vous gérez la relation administrative avec les prestataires disposant d'un marché public avec le service.
Votre Mission : Secrétariat et Suivi Juridique des Commissions Votre mission en qualité de d'assistant(e) de gestion administrative est d'assurez la gestion administrative complète et le secrétariat des commissions de sécurité et d'accessibilité. Votre rigueur est essentielle pour le respect des procédures et la mise en oeuvre des décisions réglementaires.
Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :
Vous êtes le pivot administratif de la CCS pour la Ville de Colmar et des commissions ERP à locaux à sommeil pour Colmar Agglomération.
* Organisation et suivi de la Commission Communale de Sécurité (CCS) :
* Vous programmez et organisez les visites de la CCS. Vous participez aux réunions périodiques des secrétariats des organismes membres (SIS et Préfecture).
* Vous établissez et suivez le planning des visites, informez préalablement les exploitants (en rappelant les avis précédents), et rédigez et envoyez les convocations définitives.
* Vous préparez l'ensemble des pièces écrites pour les membres de la CCS (PV précédents, RVRAT, état de l'ERP) et contrôlez l'état d'avancement du dossier administratif.
* Vous rédigez et transmettez au service de la Préfecture les avis écrits motivés pour les dossiers examinés en Sous-commission départementale.
* Vous assurez la mise en signature des procès-verbaux (PV) de visite, la rédaction et l'envoi des courriers de notification, des relances avant contre-visite, des notes (en cas d'avis défavorables), des courriers de mise en demeure, et des arrêtés d'ouverture et de fermeture.
* Vous mettez à jour un tableau de suivi partagé, surveillez les délais et tenez informés les présidents de la commission des suites données.
* Vous établissez le bilan de l'année écoulée et produisez des statistiques à l'attention des instructeurs et du chef de service.
* Accompagnement administratif de la commission d'accessibilité :
* Vous organisez et préparez les commissions consultatives d'accessibilité.
* Vous établissez, mettez à jour et suivez un tableau de bord partagé avec les instructeurs.
* Vous travaillez en coordination avec les instructeurs et établissez le bilan annuel de la commission.
En complément de vos missions sur les commissions, vous assurez un rôle de support essentiel au fonctionnement quotidien du service :
* Vous participez à la réception, à l'enregistrement et au tri du courrier ainsi qu'à la réception des appels téléphoniques de la Direction. Vous contribuez également à la mise sous pli et à l'adressage des courriers du service.
* Vous assurez le suivi comptable du service, incluant l'établissement des bons de commande, le paiement des prestataires, la refacturation des travaux, la relance des impayés, et la mise en paiement des astreintes.
* Vous gérez la relation administrative avec les prestataires disposant d'un marché public avec le service.
Profils recherchés
Recrutement statutaire sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux (catégorie C).
Savoirs nécessaires :
* Formation initiale en secrétariat, comptabilité ou en urbanisme, sécurité préventive ou sécurité Incendie (Bac à Bac+2).
* Le Permis B est obligatoire.
* Outils bureautiques :
* excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment la Suite Office et la messagerie Outlook
* connaissance souhaitée des logiciels CLEMENT et CARTADS.
Connaissances nécessaires :
* Solides connaissances de la réglementation relative aux Établissements Recevant du Public (ERP) et du fonctionnement des commissions de sécurité.
* Notions appréciées en Droit de l'Urbanisme, de la Construction, de l'Habitation et Hygiène/Salubrité.
* Bonnes connaissances en matière de comptabilité et finances pour assurer le suivi budgétaire du service.
Savoir-faire et qualités personnelles requises :
* Très grande capacité organisationnelle : réactivité et proactivité ;
* Capacité à faire des forces de propositions sur l'évolution des outils et des pratiques.
* Bonnes capacités rédactionnelles : savoir identifier et reformuler les problématiques, identifier les bons interlocuteurs, et partager l'information.
* Savoir adapter son discours à l'interlocuteur et faire preuve de pédagogie
* Savoir gérer les conflits.
* Savoir faire preuve de discrétion et de neutralité.
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième : 38h50 avec 18 RTT/an
Nombre de jour de travail par semaine : 5 jours du lundi au vendredi
Horaires variables avec pointeuse
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire avec primes (IFSE et CIA)
* 25 jours de congés payés + 2 jours de congés fractionnés (sous condition), compte épargne temps (CET)
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au Groupement d'Action Sociale
* Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
* Offre de formations innovantes
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 12/01/2026,
sur la plateforme Colmar.nous-recrutons : https://eservices.portail.colmar.fr
Savoirs nécessaires :
* Formation initiale en secrétariat, comptabilité ou en urbanisme, sécurité préventive ou sécurité Incendie (Bac à Bac+2).
* Le Permis B est obligatoire.
* Outils bureautiques :
* excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment la Suite Office et la messagerie Outlook
* connaissance souhaitée des logiciels CLEMENT et CARTADS.
Connaissances nécessaires :
* Solides connaissances de la réglementation relative aux Établissements Recevant du Public (ERP) et du fonctionnement des commissions de sécurité.
* Notions appréciées en Droit de l'Urbanisme, de la Construction, de l'Habitation et Hygiène/Salubrité.
* Bonnes connaissances en matière de comptabilité et finances pour assurer le suivi budgétaire du service.
Savoir-faire et qualités personnelles requises :
* Très grande capacité organisationnelle : réactivité et proactivité ;
* Capacité à faire des forces de propositions sur l'évolution des outils et des pratiques.
* Bonnes capacités rédactionnelles : savoir identifier et reformuler les problématiques, identifier les bons interlocuteurs, et partager l'information.
* Savoir adapter son discours à l'interlocuteur et faire preuve de pédagogie
* Savoir gérer les conflits.
* Savoir faire preuve de discrétion et de neutralité.
Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième : 38h50 avec 18 RTT/an
Nombre de jour de travail par semaine : 5 jours du lundi au vendredi
Horaires variables avec pointeuse
Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire avec primes (IFSE et CIA)
* 25 jours de congés payés + 2 jours de congés fractionnés (sous condition), compte épargne temps (CET)
* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au Groupement d'Action Sociale
* Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
* Offre de formations innovantes
Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 12/01/2026,
sur la plateforme Colmar.nous-recrutons : https://eservices.portail.colmar.fr
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.