Assistant(e) de gestion administrative des services techniques
Offre n° O068260710001918
Publiée le 10/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
114 rue du Maréchal de Lattre de Tassigny - B.P. 8, Sainte-Croix-aux-Mines (Haut-Rhin (68))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
17/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Rémunération indicative
RIFSEEP (IFSE+CIA) - 13ème mois- Tickets restaurant - participation employeur mutuelle et prévoyance (si conditions remplies)
Descriptif de l'emploi
La ville de Sainte-Marie-aux-Mines est une petite ville de moyenne montagne. Elle compte de 4800 habitants et une 50aine agents.
La direction des services techniques comporte 25 agents dont 8 affectés au bâtiment et 17 aux espaces publics et espaces verts. S’ajoute à cela une équipe de bucherons. Les agents municipaux interviennent sur le périmètre ou la domanialité de la commune et de la communauté de communes du fait de mises à disposition entre la ville et l’intercommunalité. Les 4 activités principales sont l’entretien, la création et l’aménagement, la propreté urbaine et les manifestations. La commune a également une activité forestière importante et un passé industriel textile et minier qui reste très présent notamment dans le cadre de grands évènements : Mode et Tissu, Mineral et Gems, Carrefour Européen du Patchwork.
La ville de Sainte-Marie-aux-Mines et la communauté de communes du Val d’Argent sont engagées dans la démarche partenariale du programme Petite Ville de Demain (PVD), ce qui occasionne le développement de projets de transformation d’ampleur de certains bâtiments patrimoniaux, d’espaces publics et d’équipements énergétiques.
Rattaché(e) à la direction des services techniques, vous assurez les missions de gestionnaire administratif/ve et comptable des services techniques (avant mandatement). Votre cœur de mission sera d’assister, recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Il s’agit de gérer les dossiers administratifs et comptables suivant les activités et d’assister le directeur (DST) les directeurs adjoints (DSTA) et le chef de projet PVD et en lien avec les services de la mairie.
La direction des services techniques comporte 25 agents dont 8 affectés au bâtiment et 17 aux espaces publics et espaces verts. S’ajoute à cela une équipe de bucherons. Les agents municipaux interviennent sur le périmètre ou la domanialité de la commune et de la communauté de communes du fait de mises à disposition entre la ville et l’intercommunalité. Les 4 activités principales sont l’entretien, la création et l’aménagement, la propreté urbaine et les manifestations. La commune a également une activité forestière importante et un passé industriel textile et minier qui reste très présent notamment dans le cadre de grands évènements : Mode et Tissu, Mineral et Gems, Carrefour Européen du Patchwork.
La ville de Sainte-Marie-aux-Mines et la communauté de communes du Val d’Argent sont engagées dans la démarche partenariale du programme Petite Ville de Demain (PVD), ce qui occasionne le développement de projets de transformation d’ampleur de certains bâtiments patrimoniaux, d’espaces publics et d’équipements énergétiques.
Rattaché(e) à la direction des services techniques, vous assurez les missions de gestionnaire administratif/ve et comptable des services techniques (avant mandatement). Votre cœur de mission sera d’assister, recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
Il s’agit de gérer les dossiers administratifs et comptables suivant les activités et d’assister le directeur (DST) les directeurs adjoints (DSTA) et le chef de projet PVD et en lien avec les services de la mairie.
Missions / conditions d'exercice
Détail des missions principales :
- L’assistance et le secrétariat des services techniques : appui à la prise de rendez-vous, réponse aux courriers et appui à la rédaction/formalisation de notes, appui à la rédaction des délibérations en tant que de besoin, suivi de tableaux de bords, élaboration du planning annuel d’astreintes hebdomadaires et de déneigement, archivage et rangement
- Le suivi de divers dossiers : en tant que de besoin, rédaction et mise en forme de dossiers de demande de subvention et d’aides auprès des partenaires, puis suivi des demandes de paiement.
- La contribution à la mise en œuvre des procédures d’achats en lien avec les DSTA et la référente marché de la mairie : apporter un appui à la mise en œuvre de dossiers d’appels d’offres (DCE, publicité, analyse des offres et passation des marchés) puis le suivi contrats et conventions à l’aide d’un tableau de bord.
- Le suivi des heures effectuées par le personnel à l’aide du logiciel Kelio et en lien avec la chargée RH : superviser les pointages et les activités des agents, les feuilles d’heures des tours de veilles, astreintes et missions SSIAP. Cette mission amène à connaitre l’usage de Kelio pour assurer les échanges avec les agents, détecter les écarts et assurer, en tant que de besoin, les adaptations et les bilans des heures passées par les agents pour les tiers : communauté de communes, SPL EVA et de l’Office du Tourisme,
- La gestion des factures en lien avec la comptabilité :
Les factures émanent de fournisseurs variés, de la téléphonie/internet, du chauffage des bâtiments communaux dont certains sont tout ou partiellement loués,
Il s’agit de réceptionner le bon de commande puis la facture, assurer la tenue du fichier vérifier le service fait et préparer son mandatement,
Pour ce qui concerne la téléphonie, internet et le chauffage des bâtiments : assurer la tenue du fichier des consommations et les refacturations, y compris aux locataires
Missions transversales :
- Gestion de l’accueil des services techniques (physique et téléphonique) et prise de relais pour l’emplacement de la chargé d’accueil et d’urbanisme pendant les absences
- Assurer la régie des marchés et manifestations en lien avec les agents placiers, pour le suivi des heures, des carnets et le dépôt de l’argent perçus (dépôt postage ou DGFIP) et l’envoie justificatifs en comptabilité
Des déplacements sont peu fréquents mais à prévoir, le permis B est un outil indispensable.
- L’assistance et le secrétariat des services techniques : appui à la prise de rendez-vous, réponse aux courriers et appui à la rédaction/formalisation de notes, appui à la rédaction des délibérations en tant que de besoin, suivi de tableaux de bords, élaboration du planning annuel d’astreintes hebdomadaires et de déneigement, archivage et rangement
- Le suivi de divers dossiers : en tant que de besoin, rédaction et mise en forme de dossiers de demande de subvention et d’aides auprès des partenaires, puis suivi des demandes de paiement.
- La contribution à la mise en œuvre des procédures d’achats en lien avec les DSTA et la référente marché de la mairie : apporter un appui à la mise en œuvre de dossiers d’appels d’offres (DCE, publicité, analyse des offres et passation des marchés) puis le suivi contrats et conventions à l’aide d’un tableau de bord.
- Le suivi des heures effectuées par le personnel à l’aide du logiciel Kelio et en lien avec la chargée RH : superviser les pointages et les activités des agents, les feuilles d’heures des tours de veilles, astreintes et missions SSIAP. Cette mission amène à connaitre l’usage de Kelio pour assurer les échanges avec les agents, détecter les écarts et assurer, en tant que de besoin, les adaptations et les bilans des heures passées par les agents pour les tiers : communauté de communes, SPL EVA et de l’Office du Tourisme,
- La gestion des factures en lien avec la comptabilité :
Les factures émanent de fournisseurs variés, de la téléphonie/internet, du chauffage des bâtiments communaux dont certains sont tout ou partiellement loués,
Il s’agit de réceptionner le bon de commande puis la facture, assurer la tenue du fichier vérifier le service fait et préparer son mandatement,
Pour ce qui concerne la téléphonie, internet et le chauffage des bâtiments : assurer la tenue du fichier des consommations et les refacturations, y compris aux locataires
Missions transversales :
- Gestion de l’accueil des services techniques (physique et téléphonique) et prise de relais pour l’emplacement de la chargé d’accueil et d’urbanisme pendant les absences
- Assurer la régie des marchés et manifestations en lien avec les agents placiers, pour le suivi des heures, des carnets et le dépôt de l’argent perçus (dépôt postage ou DGFIP) et l’envoie justificatifs en comptabilité
Des déplacements sont peu fréquents mais à prévoir, le permis B est un outil indispensable.
Profils recherchés
Niveau d'étude : Assistanat de gestion administrative
Vous justifiez d'une/des expériences professionnelles de 5 ans en collectivité territoriale ou établissement public de taille équivalente ou agence d’urbanisme sur un poste équivalent
Savoirs :
- Organigramme, instances, processus et circuit décisionnels de la collectivité
- Organisation du service technique
- Connaissance du logiciel berger Levrault (facturation d’eau)
- Notions en comptabilité public
- Processus de facturation
- Connaissance de base en urbanisme
- Connaissances des circuits des partenaires institutionnels
- Connaissance du statut de la fonction publique
- Notions réglementaires relatives à la gestion du temps de travail et des absences
- Logiciel informatique de la gestion du temps (Kélio)
- Méthodes d’élaboration de tableaux de bord
Savoir-faire :
- Maitriser les logiciels EXCEL et WORD
- Rendre compte et alerter la hiérarchie
- Définir les indicateurs de suivis de l’absentéisme et analyser les résultats
- Organiser, sécuriser et adapter les dispositions relatives au temps de travail des services techniques avec progiciels dédiés
- Créer des tableaux de bord
- Réaliser des dossiers de subventions de tout type
- Organiser son travail en fonction des urgences, s’adapter au changement
- Gérer les heures effectuées selon les accords de la mairie
- Hiérarchiser les actions, gérer les priorités
Savoir-faire preuve de :
- Rigueur, conscience professionnelle
- Polyvalence
- Adaptabilité, capacité d’initiative
- Esprit pratique
- Disponibilité
- Autonomie, dynamisme et réactivité
- Sens du service public
- Devoir de réserve et obligations de discrétion professionnelle
- Respect des obligations de confidentialité
Vous justifiez d'une/des expériences professionnelles de 5 ans en collectivité territoriale ou établissement public de taille équivalente ou agence d’urbanisme sur un poste équivalent
Savoirs :
- Organigramme, instances, processus et circuit décisionnels de la collectivité
- Organisation du service technique
- Connaissance du logiciel berger Levrault (facturation d’eau)
- Notions en comptabilité public
- Processus de facturation
- Connaissance de base en urbanisme
- Connaissances des circuits des partenaires institutionnels
- Connaissance du statut de la fonction publique
- Notions réglementaires relatives à la gestion du temps de travail et des absences
- Logiciel informatique de la gestion du temps (Kélio)
- Méthodes d’élaboration de tableaux de bord
Savoir-faire :
- Maitriser les logiciels EXCEL et WORD
- Rendre compte et alerter la hiérarchie
- Définir les indicateurs de suivis de l’absentéisme et analyser les résultats
- Organiser, sécuriser et adapter les dispositions relatives au temps de travail des services techniques avec progiciels dédiés
- Créer des tableaux de bord
- Réaliser des dossiers de subventions de tout type
- Organiser son travail en fonction des urgences, s’adapter au changement
- Gérer les heures effectuées selon les accords de la mairie
- Hiérarchiser les actions, gérer les priorités
Savoir-faire preuve de :
- Rigueur, conscience professionnelle
- Polyvalence
- Adaptabilité, capacité d’initiative
- Esprit pratique
- Disponibilité
- Autonomie, dynamisme et réactivité
- Sens du service public
- Devoir de réserve et obligations de discrétion professionnelle
- Respect des obligations de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0389583360
Informations complémentaires
Vous pouvez adresser votre candidature à :
Madame la Maire
114 rue de Lattre de Tassigny
68160 SAINTE-MARIE-AUX-MINES
ou par mail à l'adresse : rh@ville-saintemarieauxmines.fr
Madame la Maire
114 rue de Lattre de Tassigny
68160 SAINTE-MARIE-AUX-MINES
ou par mail à l'adresse : rh@ville-saintemarieauxmines.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.