La Communauté de Communes des Vallons du Lyonnais est située à Vaugneray à 15km à l'ouest de Lyon sur un territoire entre ville etnature. La CCVL regroupe 8 communes pour 31 000 habitants. Le siège de la CCVL est desservi par les transports en commun.
Suite à un départ à la retraite, la CCVL se réorganise : au sein du pôle ressources composé des services finances, ressources humaines et marchés publics, vous aurez en charge la gestion des assemblées (bureau, conseil) ainsi que l'archivage.

Sous l'autorité de la responsable du Pôle Ressources.
Vous aurez en charge la gestion des assemblées (bureau, conseil) ainsi que l'archivage.

Missions et Activités:
1- Assurer le secrétariat des assemblées
* préparer les ordres du jour en lien avec les différents services de la CCVL, la responsable du Pôle Ressources et la DGS
* préparer les calendriers prévisionnels des réunions transmis aux élus et aux services
* préparer les convocations aux réunions plénières et aux bureaux via TEAMS
* préparer les dossiers transmis aux conseillers communautaires et aux membres du bureau
* coordonner les contributions des services à l'élaboration des rapports du conseil et du bureau
* rédiger les comptes rendus et procès-verbaux des bureaux et plénières
* rédiger les délibérations du conseil, décisions du bureau et du président, arrêtés, etc.
* gérer les suites des conseils de communauté (télétransmission en préfecture, liste des délibérations, notifications, signature des conventions par les cocontractants de la CCVL, classement et archivage...)
* afficher les actes sur les panneaux administratifs et gérer la publicité sur le site Internet
* tenir le dispositif des registres des délibérations et des décisions du bureau, du président et des arrêtés

2 - Gérer les archives papier et numériques
* gérer l'archivage papier au sein de la CCVL en lien avec l'ensemble des services
* gérer les relations avec le service des archives du CDG69
* construire avec la responsable du Pôle Ressources et le service informatique de la CCVL une politique d'archivage numérique

3 - Autres missions
* assurer une veille juridique sur l'évolution du cadre législatif et réglementaire des collectivités territoriales, notamment des EPCI,
* organiser le suivi des formations des élus communautaires (et en cas de formation intra, formation des élus municipaux)
* mettre en place la RGPD et devenir référent(e) RGPD de la CCVL en lien avec le service informatique de la CCVL
* assurer le suivi de dossiers particuliers (rédiger des courriers, conventions d'objectifs avec certaines associations...)
* venir en appui du service juridique, marchés publics, foncier et assurances dans la mise en œuvre de certaines procédures (groupements de commandes avec des communes de la CCVL, conventions de partenariat avec des EPCI voisins, etc...

Relations de travail :
- Contacts directs et permanents avec la responsable du Pôle Ressources et la DGS
- Contacts directs et permanents avec le service juridique, marchés publics, foncier et assurances
- Relations permanentes avec l'ensemble des services
- Relations avec les élus communautaires
- Contacts avec les communes et partenaires extérieurs

- Autonomie dans l'organisation du travail
- Relais d'informations avec la responsable du Pôle Ressources

Modalités d'exercice :
- Temps de travail : 1607h / 35h hebdomadaires sur 5j ou 4.5j ou 37h avec 12 jours de RTT ou 37h30 avec 15 jours de RTT
- Horaires : à déterminer en fonction du cycle de travail choisi
- Télétravail possible 1 jour par semaine
- Particularités : travail en bureau, pics d'activités en fonction du planning des assemblées, respect des obligations de discrétion et de confidentialité , réunions en soirée (7 réunions par an)
- Prime de fi n d'année
- Titres restaurant d'une valeur faciale de 7€ par jour (prise en charge employeur de 4€ par titre)
- Participations aux Mutuelles Santé et Prévoyance
- Association du personnel
- Prise en charge 50% des frais trajet domicile-travail en transports en commun
- Régime indemnitaire (RIFSEEP/CIA)
- Autorisations spéciales d'absence
- Compte-Epargne Temps

Compétences requises pour tenir le poste
Savoirs et Savoir faire
- BAC + 2
- Bonne connaissance de l'environnement juridique des Collectivités Territoriales
- Règles d'expression orale et écrite de qualité
- Bonne maîtrise des outils informatiques (logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS...)
- Tableaux de bord et outil de suivi

Savoir être
- Organisé, méthodique, rigoureux
- Aptitude à rédiger, s'exprimer, aptitude à la communication
- Aptitude à la polyvalence, adaptabilité
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle