3ème ville de la Métropole, avec 67 000 habitants, la ville de Vénissieux emploie 1350 agents permanents. Son territoire se distingue par le dynamisme de son tissu économique, la qualité de ses espaces verts (4 fleurs villes fleuries) et les projets de renouvellement urbain qui accompagnent sa croissance démographique. Dans le cadre d'une nouvelle dynamique collective, d'un management fondé sur l'écoute, la responsabilisation, la transversalité, et l'innovation, la Direction des Solidarités et de l'Action Sociale recrute un(e) assistant(e) polyvalente pour le secteur ressources (service d'appui administratif aux 3 pôles Action Sociale, 3ème Age et Logement. En effet, La DSAS est composée de plus de 80 agents, intègre le CCAS et couvre 3 grandes thématiques : Le pôle Action sociale (gestion des aides légales et facultatives, suivi individuel des personnes en difficultés, animation territoriale et partenariale de l'Action Sociale), le pôle 3ème âge (services de maintien à domicile, résidences autonomie, accueil de jour médicalisé, 1 service d'animation en lien avec l'Office Municipal des Retraités) et le pôle habitat-logement. Le secteur ressources, sous la responsabilité du directeur adjoint, est composé de 3 agents ( 1 référent financier et technique, 1 référent administratif-RH et un(e) assistante polyvalent(e). Ce secteur vient en support de ces 3 pôles thématiques sur la partie administrative, financière, RH, communication,...

Finalité du poste

Sous l'autorité du directeur adjoint responsable pôle Action Sociale, l'assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) travaille avec les 2 référents financier et RH ainsi que pour le pôle Action Sociale. Il assure en outre un binôme avec l'assistant de direction. Il ou elle facilite ainsi la transversalité entre chacun et contribue ainsi à la mise en œuvre des orientations municipales en matière d'Action Sociale de la collectivité. Il ou elle est associé(e) aux projets de service, rédige les comptes rendus de réunion et les courriers de la direction.

Assurer le secrétariat

Assurer l'accueil physique et téléphonique
Gérer sur demande les agendas des responsables de pôles et du directeur adjoint : organiser, suivre et prioriser les rendez-vous
Participer à la planification et à l'organisation des réunions : préparer les ordres du jour, collecter les documents en amont des réunions, rédiger les comptes rendus et participer au suivi de l'exécution des décisions prises
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : tableaux de bord, rapports spécifiques, courriers
Rédaction de courriers simples, documents administratifs

Assurer la gestion administrative du pôle Action Sociale et secteur Ressources

Contribuer à la gestion administrative des évènements annuels et projets du pôle social
Gérer le calendrier et les rétroplannings des principaux évènements et réunions de la Direction
Contribuer à la bonne circulation des informations au sein de la direction et vers les autres directions

Autres missions

Dans le cadre du binôme avec l'assistant(e) de direction, l'assistant(e) administratif polyvalent assure les missions par intérim

Cycles de travail : 35h, 37h ou 37h30

Titulaire et Contractuel(le)

Formation

Formation en secrétariat

Compétences et qualités

Autonomie

Maîtrise des outils bureautiques

Organisé(e)

Esprit d'équipe

Disponibilité

Discrétion

Qualités relationnelles

Maîtriser les logiciels de bureautique

Connaître les logiciels Airs délib et Airs courrier

Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles

Avoir la capacité de gérer les courriers de toute la direction (réception, distribution, projet de réponse), suivi de l'agenda de la directrice, gestion des appels téléphoniques

Rédaction des comptes rendus de service et interservice