responsable de service assitants.es d'élus
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Offre n° O069230701118364
Publiée le 12/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Rejoindre les équipes de la mairie de Villeurbanne, c’est intégrer la 16e ville de France (163 000 habitants), une ville jeune - la moitié des Villeurbannais a moins de 30 ans -, dynamique, avec une vie culturelle riche : en 2022, elle a été désignée première Capitale française de la culture. Rejoindre la mairie de Villeurbanne, c’est prendre part à un projet qui place l’humain au cœur des politiques publiques, pour répondre aux enjeux de transition écologique, de démocratie renouvelée mais aussi de lutte contre les inégalités et les discriminations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE LAZARE GOUJON, Villeurbanne (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
13/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e au service vie institutionnelle, vous serez chargé.e du secrétariat de plusieurs adjoints et adjointes au maire en lien avec les services rattachés à leurs délégations, de l'encadrement et de l'animation du service secrétariat des élus et de la coordination administrative des assistants.es des groupes politiques.
Missions / conditions d'exercice
* Secrétariat des adjoints.es :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique pour les adjoints.es, assurer un premier niveau de réponse, orienter et rendre compte aux adjoints.es concernés.
o Gérer l'agenda, assurer la prise de rendez-vous et l'organisation de réunions
o Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
o Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
o Organiser et suivre les parapheurs
o Gérer les déplacements des adjoints en lien avec la direction des affaires générales
o Assurer le secrétariat des adjoints.es du binôme (urgences) en cas d'absence
o Gérer le classement, l'archivage des documents et les fournitures
* Assistance - Suivi de dossier
o Préparer les fonds de dossiers
o Suivre les dossiers, faire le lien avec les services et partenaires concernés
o Rédiger des courriers complexes, des comptes rendus d'audition ou de réunion
o Rédiger des notes thématiques
o Effectuer une veille documentaire succincte
* Encadrement et animation des secrétaires d'élus
o Coordonner le pôle, assurer son bon fonctionnement
o Organiser et animer des réunions d'équipe régulières
o Diffuser l'information du secrétariat auprès des services
o Préparer le planning des permanences et des congés
o Valider les demandes de congés, organiser le suivi du travail du pôle en cas d'absence/congés
o Effectuer les entretiens professionnels des agents.es du service
o Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service
o Organiser la mise en cohérence des pratiques de travail et l'amélioration continue des outils
* Coordination administrative des assistants.es des groupes politiques
o Assurer le suivi administratif : congés ; arrêts ; renouvellement de contrats
o Centraliser et faire remonter les demandes techniques : matériel informatique, connexion internet etc
o Effectuer les entretiens professionnels
o Assurer l'accueil physique et téléphonique pour les adjoints.es, assurer un premier niveau de réponse, orienter et rendre compte aux adjoints.es concernés.
o Gérer l'agenda, assurer la prise de rendez-vous et l'organisation de réunions
o Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
o Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
o Organiser et suivre les parapheurs
o Gérer les déplacements des adjoints en lien avec la direction des affaires générales
o Assurer le secrétariat des adjoints.es du binôme (urgences) en cas d'absence
o Gérer le classement, l'archivage des documents et les fournitures
* Assistance - Suivi de dossier
o Préparer les fonds de dossiers
o Suivre les dossiers, faire le lien avec les services et partenaires concernés
o Rédiger des courriers complexes, des comptes rendus d'audition ou de réunion
o Rédiger des notes thématiques
o Effectuer une veille documentaire succincte
* Encadrement et animation des secrétaires d'élus
o Coordonner le pôle, assurer son bon fonctionnement
o Organiser et animer des réunions d'équipe régulières
o Diffuser l'information du secrétariat auprès des services
o Préparer le planning des permanences et des congés
o Valider les demandes de congés, organiser le suivi du travail du pôle en cas d'absence/congés
o Effectuer les entretiens professionnels des agents.es du service
o Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service
o Organiser la mise en cohérence des pratiques de travail et l'amélioration continue des outils
* Coordination administrative des assistants.es des groupes politiques
o Assurer le suivi administratif : congés ; arrêts ; renouvellement de contrats
o Centraliser et faire remonter les demandes techniques : matériel informatique, connexion internet etc
o Effectuer les entretiens professionnels
Profils recherchés
* Connaissances
o Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
o Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
o Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal...) et spécificité du travail avec les élus
* Savoir-faire
o Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, d'accueil
o Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
o Compétence d'encadrement d'équipe
o Maîtrise des outils bureautiques et des nouveaux outils de travail
o Maitrise des règles de rédaction
o Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
o Capacité à gérer l'urgence, à prioriser et à rendre compte
* Savoir être et attitudes requises
o Travailler de manière autonome et en équipe
o Faire preuve de discrétion, sens du protocole et de disponibilité
o Disposer de qualités relationnelles (en particulier dans la relation à l'usager)
o Rigueur et sens de l'organisation
o Capacité d'adaptation et de réactivité
o Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
o Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
o Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal...) et spécificité du travail avec les élus
* Savoir-faire
o Maîtrise des techniques de secrétariat, de classement, d'accueil
o Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
o Compétence d'encadrement d'équipe
o Maîtrise des outils bureautiques et des nouveaux outils de travail
o Maitrise des règles de rédaction
o Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
o Capacité à gérer l'urgence, à prioriser et à rendre compte
* Savoir être et attitudes requises
o Travailler de manière autonome et en équipe
o Faire preuve de discrétion, sens du protocole et de disponibilité
o Disposer de qualités relationnelles (en particulier dans la relation à l'usager)
o Rigueur et sens de l'organisation
o Capacité d'adaptation et de réactivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0478036767
Informations complémentaires
Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 13 août 2023.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.