Un(e) assistant(e) des Services Techniques en lien avec les services Bâtiments
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231001211414
Publiée le 05/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 PLACE DE LA LIBERATION, Écully (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous la responsabilité directe du responsable du service bâtiments et du responsable du Centre Technique Municipal (CTM), l'assistant(e) aura à assurer la coordination administrative et financière des services en charge des travaux d'entretien, maintenance, réhabilitation et construction des bâtiments communaux (50 bâtiments), des festivités et des véhicules.
Missions / conditions d'exercice
Vous aurez pour principales missions :
En lien direct avec le Responsable du service Bâtiments :
- Assistanat et secrétariat,
- Accueil téléphonique et physique, transmission des informations au sein du service,
- Gérer les urgences, les réclamations des administrés, usagers et utilisateurs et tenir à jour le tableau de suivi des demandes d'interventions ou le logiciel de gestion des demandes logiciel AS-TECH lors de sa mise en place dont vous participerez au développement,
- Assurer les engagements comptables et la facturation (Logiciel Berger-Levrault, et tableau de bord de la coordination),
- Coordonner et suivre les dépenses de fonctionnement et d'investissement,
- Rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales, gestion du courrier (logiciel Kolok),
- Déclenchement de certaines demandes d'intervention avec les entreprises sous contrat,
- Assurer une aide à la mise en œuvre de la politique d'achat du service - accompagnement à la passation et au suivi administratif et financier des marchés publics - (DCE - OS - EXE - PV Réception - DGD) - contrats - conventions - DM...
- Structurer le classement et l'archivage (DOE, plans, PV de réception, diagnostics, organigrammes de clefs, véhicules...).
- Participer au suivi d'activité (tableaux de bord, notes de service...),
- Rédiger et mettre en œuvre des procédures et des notes de service, tenir à jour les documents de la direction,
- Assurer le suivi des consommations des fluides (Eau, Electricité, Gaz, Chauffage Urbain,...)
- Tâches diverses de gestion : réservation de salles, gestion des cartes essence, affichages et impressions, commande de fourniture, gestion de clefs...
En lien direct avec le Responsable du Centre Technique Municipal :
- Transmission des informations concernant le CTM,
- Participer à la gestion des bons de travaux et à l'organisation administrative des festivités et des astreintes,
- Soutien administratif au responsable CTM et aux magasiniers (temps de travail sur site à prévoir ponctuellement - 12, route du Perollier à Dardilly),
- Saisie des heures supplémentaires des agents et transmission aux ressources humaines,
En support avec le Directeur des Services Techniques
- Accompagner à la rédaction de documents techniques, administratifs, juridiques et financiers sur des projets à enjeux majeurs sur le plan de mandat,
- Gérer et suivre le budget des services techniques à l'échelle de la Direction,
- Aide à l'uniformisation des documents, procédures et pratiques de la direction.
- Assurer des remplacements de l'assistante de direction essentiellement dans l'accueil téléphonique, le traitement et la redistribution des interventions.
En support avec les coordinations des services des Espaces Publics (Espaces Verts, Voirie, Proximité, Environnement)
- Assurer des remplacements de l'assistante des services Espaces Publics essentiellement dans l'accueil téléphonique, le traitement et la redistribution des interventions.
Relations aux autres Directions de la collectivité :
- Etroite collaboration, pilotage et mise en œuvre des procédures de fonctionnement interne avec tous les services municipaux et notamment le service Finances.
Lieu de travail :
- Mairie d'Ecully : Place de la Libération - 69130 Ecully
- Centre technique municipal : 12, route du Perollier - 69570 Dardilly (très ponctuellement)
Temps de travail : 37h30 par semaine - 15 ARTT
En lien direct avec le Responsable du service Bâtiments :
- Assistanat et secrétariat,
- Accueil téléphonique et physique, transmission des informations au sein du service,
- Gérer les urgences, les réclamations des administrés, usagers et utilisateurs et tenir à jour le tableau de suivi des demandes d'interventions ou le logiciel de gestion des demandes logiciel AS-TECH lors de sa mise en place dont vous participerez au développement,
- Assurer les engagements comptables et la facturation (Logiciel Berger-Levrault, et tableau de bord de la coordination),
- Coordonner et suivre les dépenses de fonctionnement et d'investissement,
- Rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales, gestion du courrier (logiciel Kolok),
- Déclenchement de certaines demandes d'intervention avec les entreprises sous contrat,
- Assurer une aide à la mise en œuvre de la politique d'achat du service - accompagnement à la passation et au suivi administratif et financier des marchés publics - (DCE - OS - EXE - PV Réception - DGD) - contrats - conventions - DM...
- Structurer le classement et l'archivage (DOE, plans, PV de réception, diagnostics, organigrammes de clefs, véhicules...).
- Participer au suivi d'activité (tableaux de bord, notes de service...),
- Rédiger et mettre en œuvre des procédures et des notes de service, tenir à jour les documents de la direction,
- Assurer le suivi des consommations des fluides (Eau, Electricité, Gaz, Chauffage Urbain,...)
- Tâches diverses de gestion : réservation de salles, gestion des cartes essence, affichages et impressions, commande de fourniture, gestion de clefs...
En lien direct avec le Responsable du Centre Technique Municipal :
- Transmission des informations concernant le CTM,
- Participer à la gestion des bons de travaux et à l'organisation administrative des festivités et des astreintes,
- Soutien administratif au responsable CTM et aux magasiniers (temps de travail sur site à prévoir ponctuellement - 12, route du Perollier à Dardilly),
- Saisie des heures supplémentaires des agents et transmission aux ressources humaines,
En support avec le Directeur des Services Techniques
- Accompagner à la rédaction de documents techniques, administratifs, juridiques et financiers sur des projets à enjeux majeurs sur le plan de mandat,
- Gérer et suivre le budget des services techniques à l'échelle de la Direction,
- Aide à l'uniformisation des documents, procédures et pratiques de la direction.
- Assurer des remplacements de l'assistante de direction essentiellement dans l'accueil téléphonique, le traitement et la redistribution des interventions.
En support avec les coordinations des services des Espaces Publics (Espaces Verts, Voirie, Proximité, Environnement)
- Assurer des remplacements de l'assistante des services Espaces Publics essentiellement dans l'accueil téléphonique, le traitement et la redistribution des interventions.
Relations aux autres Directions de la collectivité :
- Etroite collaboration, pilotage et mise en œuvre des procédures de fonctionnement interne avec tous les services municipaux et notamment le service Finances.
Lieu de travail :
- Mairie d'Ecully : Place de la Libération - 69130 Ecully
- Centre technique municipal : 12, route du Perollier - 69570 Dardilly (très ponctuellement)
Temps de travail : 37h30 par semaine - 15 ARTT
Profils recherchés
Les savoir-faire :
- Expérience similaire sur le même type de poste ou en marchés publics ou comptabilité publique
- Technique d'assistante et de secrétariat (note - expression écrite et orale)
- Notions sur les marchés publics,
- Notions sur les aspects techniques
- Tableaux de bord et suivi financier
- Connaissance d'un ou plusieurs logiciels utilisés (AS-TECH ET BERGER LEVRAULT) et maîtrise des logiciels de bureautique
- Renseigner et diriger les différents interlocuteurs
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités
- Organisation du classement et des documents du service
Les savoir-faire comportementaux :
- Travail en équipe - communication
- Personne volontaire
- Réactivité - organisation, gestion du temps et rigueur
- Anticipation, adaptation, autonomie
- Discrétion
- Expérience similaire sur le même type de poste ou en marchés publics ou comptabilité publique
- Technique d'assistante et de secrétariat (note - expression écrite et orale)
- Notions sur les marchés publics,
- Notions sur les aspects techniques
- Tableaux de bord et suivi financier
- Connaissance d'un ou plusieurs logiciels utilisés (AS-TECH ET BERGER LEVRAULT) et maîtrise des logiciels de bureautique
- Renseigner et diriger les différents interlocuteurs
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités
- Organisation du classement et des documents du service
Les savoir-faire comportementaux :
- Travail en équipe - communication
- Personne volontaire
- Réactivité - organisation, gestion du temps et rigueur
- Anticipation, adaptation, autonomie
- Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0472181001
Informations complémentaires
Renseignements auprès de la Responsable du service Bâtiments, Mme. Emmeline BASTIDE, Tel 04.72.18.14.98
Adresser une lettre de motivation manuscrite, accompagnée d'un CV à
Monsieur le maire - Direction générale des services - BP 170 - 69132 ECULLY cedex.
Adresser une lettre de motivation manuscrite, accompagnée d'un CV à
Monsieur le maire - Direction générale des services - BP 170 - 69132 ECULLY cedex.
Adresse de l'employeur
ECULLY
>1 PLACE DE LA LIBERATION
69132 ECULLY CEDEX
>1 PLACE DE LA LIBERATION
69132 ECULLY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.