Adjoint à la responsable du Protocole - 3737
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231201306464
Publiée le 27/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de la Comédie , Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
26/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Le service Protocole a pour mission d'organiser les différentes manifestations de la Ville de Lyon et de la Métropole aussi bien dans les salons de l'Hôtel de Ville (réceptions, dîners, conférences de presse, conseils municipaux, réunions et colloques, visites des salons, cérémonies commémoratives, grands évènements), que dans les arrondissements de Lyon (inaugurations d'écoles, crèches, cérémonies patriotiques).
Il est composé de 15 personnes réparties dans divers secteurs d'activités (administratifs, agents de Protocole, huissiers, sonorisateurs). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une organisation complexe et des compétences techniques précises. En moyenne, plus de 400 manifestations sont organisées et environ 50 000 personnes accueillies chaque année (hors JEP).
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Le service Protocole a pour mission d'organiser les différentes manifestations de la Ville de Lyon et de la Métropole aussi bien dans les salons de l'Hôtel de Ville (réceptions, dîners, conférences de presse, conseils municipaux, réunions et colloques, visites des salons, cérémonies commémoratives, grands évènements), que dans les arrondissements de Lyon (inaugurations d'écoles, crèches, cérémonies patriotiques).
Il est composé de 15 personnes réparties dans divers secteurs d'activités (administratifs, agents de Protocole, huissiers, sonorisateurs). Son activité est soutenue et les évènements gérés exigent une organisation complexe et des compétences techniques précises. En moyenne, plus de 400 manifestations sont organisées et environ 50 000 personnes accueillies chaque année (hors JEP).
Missions / conditions d'exercice
L'Adjoint à la Responsable de service Protocole seconde et assure le cas échéant sa suppléance. Il/elle a en charge le pôle évènementiel protocolaire composé de chargé.es du protocole et d'agent.s de gestion administrative des évènements. Il/elle, en lien avec le régisseur technique et la responsable du service protocole, veille à coordonner l'activité des agents de la direction et apporte son expertise sur les thématiques protocolaires. Il/elle remplace la responsable en son absence.
Management, animation et pilotage du service du Protocole
* Manager une équipe de collaborateurs du pôle évènementiel protocolaire.
* Définir les objectifs du pôle en lien avec la responsable et le régisseur technique.
* Assurer la bonne gestion de l'activité du service et alerter la hiérarchie en cas de risques
* Garantir et contrôler la qualité des activités du service.
* Anticiper les impacts sur le plan de charge du pôle évènementiel protocolaire
* Définir et garantir le cadrage budgétaire des évènements et en assurer le suivi global
* Organiser le travail en transversalité avec les autres
services supports et les partenaires
* Assurer le reporting de l'activité du pôle
* Assurer l'interface entre l'équipe et la responsable et Suivre et contrôler l'activité des agents
Organisation des manifestations et des réceptions
* Concevoir, mettre en œuvre et diriger des manifestations publiques et officielles
* Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie
* Coordonner son action avec les services municipaux,
* le cabinet du Maire, la Préfecture, la Métropole et les autres partenaires
* Garantir la bonne exécution des budgets alloués aux manifestations et des engagements financiers
* Proposer et organiser les relations protocolaires de l'autorité territoriale lors de l'accueil de délégations ou de personnalités
* Veiller à la qualité du service public, à l'image de la collectivité et à la courtoisie dans les rapports humains
* Veiller aux dispositifs d'accueil et d'organisation des réunions organisées au sein des salons
Organisation des manifestations et des réceptions : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire
* Effectuer les repérages logistiques
* Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques
* Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d'invitation.
* Participer à la promotion et valorisation de l'activité protocolaire
* Participer au développement des compétences et de la cohésion du service
* Porter les ambitions du service et participer à la définition annuelle des objectifs du service
* Participer aux réflexions transverses à la collectivité
Gestion des manifestations dans le respect des règles et usages protocolaires : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire
* Collecter et fournir les informations nécessaires et pertinentes aux participants
* Assurer le placement protocolaire adéquat des participants dans les cérémonies officielles et dîners.
* Anticiper, hiérarchiser et coordonner dans le temps
Management, animation et pilotage du service du Protocole
* Manager une équipe de collaborateurs du pôle évènementiel protocolaire.
* Définir les objectifs du pôle en lien avec la responsable et le régisseur technique.
* Assurer la bonne gestion de l'activité du service et alerter la hiérarchie en cas de risques
* Garantir et contrôler la qualité des activités du service.
* Anticiper les impacts sur le plan de charge du pôle évènementiel protocolaire
* Définir et garantir le cadrage budgétaire des évènements et en assurer le suivi global
* Organiser le travail en transversalité avec les autres
services supports et les partenaires
* Assurer le reporting de l'activité du pôle
* Assurer l'interface entre l'équipe et la responsable et Suivre et contrôler l'activité des agents
Organisation des manifestations et des réceptions
* Concevoir, mettre en œuvre et diriger des manifestations publiques et officielles
* Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie
* Coordonner son action avec les services municipaux,
* le cabinet du Maire, la Préfecture, la Métropole et les autres partenaires
* Garantir la bonne exécution des budgets alloués aux manifestations et des engagements financiers
* Proposer et organiser les relations protocolaires de l'autorité territoriale lors de l'accueil de délégations ou de personnalités
* Veiller à la qualité du service public, à l'image de la collectivité et à la courtoisie dans les rapports humains
* Veiller aux dispositifs d'accueil et d'organisation des réunions organisées au sein des salons
Organisation des manifestations et des réceptions : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire
* Effectuer les repérages logistiques
* Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques
* Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d'invitation.
* Participer à la promotion et valorisation de l'activité protocolaire
* Participer au développement des compétences et de la cohésion du service
* Porter les ambitions du service et participer à la définition annuelle des objectifs du service
* Participer aux réflexions transverses à la collectivité
Gestion des manifestations dans le respect des règles et usages protocolaires : en propre ou en supervision des activités de l'équipe protocolaire
* Collecter et fournir les informations nécessaires et pertinentes aux participants
* Assurer le placement protocolaire adéquat des participants dans les cérémonies officielles et dîners.
* Anticiper, hiérarchiser et coordonner dans le temps
Profils recherchés
Connaissances techniques :
Décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires)
Règles et usages protocolaires en vigueur dans les cérémonies et diners
Fonctionnement des collectivités
locales et des institutions extérieures à la collectivité
Code des marchés publics et des circuits décisionnels
Techniques d'animation et de coordination d'équipe
Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers
Savoir-faire :
Management
Conduite de projet
Maitrise de l'anglais
Actualité locale
Réseaux de partenaires (préfecture, ministères, autres collectivités, établissements publics et privés...)
Qualités :
Sens de l'organisation et rigueur
Adaptabilité, disponibilité, réactivité et anticipation
Capacité d'écoute et de dialogue, sens du travail d'équipe, gestion de conflits
Capacité à gérer les situations d'urgence, d'imprévu et de stress
Capacité à mobiliser, à fédérer
* Niveau 6 correspond aux diplômes de Licence, licence professionnelle, BUT, Maîtrise, master 1
* Une expérience dans un poste de chefferie de projet serait un plus.
Décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires)
Règles et usages protocolaires en vigueur dans les cérémonies et diners
Fonctionnement des collectivités
locales et des institutions extérieures à la collectivité
Code des marchés publics et des circuits décisionnels
Techniques d'animation et de coordination d'équipe
Capacité à utiliser les outils bureautiques et outils métiers
Savoir-faire :
Management
Conduite de projet
Maitrise de l'anglais
Actualité locale
Réseaux de partenaires (préfecture, ministères, autres collectivités, établissements publics et privés...)
Qualités :
Sens de l'organisation et rigueur
Adaptabilité, disponibilité, réactivité et anticipation
Capacité d'écoute et de dialogue, sens du travail d'équipe, gestion de conflits
Capacité à gérer les situations d'urgence, d'imprévu et de stress
Capacité à mobiliser, à fédérer
* Niveau 6 correspond aux diplômes de Licence, licence professionnelle, BUT, Maîtrise, master 1
* Une expérience dans un poste de chefferie de projet serait un plus.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Adresse de l'employeur
LYON
>DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
>DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.