Agent d'accueil et de gestion administrative - Officier d'état civil - 6713
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069231201309082
Publiée le 29/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
18 rue François Garcin, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
22/03/2024
Date limite de candidature
28/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Le 3ème arrondissement compte une population de plus de 103 000 habitants-es.
La mairie du 3ème est composée de 43 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.
Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.
Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
- l'identité et la citoyenneté (titres d'identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)
L'organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.
La Mairie est administrée par un Conseil d'Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d'arrondissement.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Le 3ème arrondissement compte une population de plus de 103 000 habitants-es.
La mairie du 3ème est composée de 43 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.
Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.
Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
- l'identité et la citoyenneté (titres d'identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)
L'organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.
La Mairie est administrée par un Conseil d'Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d'arrondissement.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous exercez votre activité principale à l'état civil. Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes amené-e à intervenir sur d'autres thématiques telles que le premier accueil, les cartes nationales d'identité-passeports, les affaires générales, scolaires et les élections.
Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.
1- Accueil des usagers
-Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l'aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
-S'adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet) avec un développement de l'écrit et de l'immédiateté
-Informer et expliquer aux usagers les règles relatives à la délivrance d'une prestation
-Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
-Rechercher et diffuser des informations auprès du public
-Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
2- Délivrance de prestations et traitement de dossiers
-Constituer les dossiers de mariages
-Assister les élus lors de la célébration des mariages
-Réceptionner les déclarations de reconnaissance et très ponctuellement de naissance
-Dresser les actes de l'état civil
-Délivrer les copies intégrales d'actes, des extraits d'actes
-Vérifier les données d'état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d'Etat Civil)
-Enregistrer les conventions de PACS, les modifications et les dissolutions
-Recueillir les demandes de changement de prénom et assurer un suivi
-Apposer les mentions en marge des actes
-Procéder à des rectifications matérielles d'actes
-Délivrer ou compléter les livrets de famille
-Assurer le contrôle et la préparation des feuillets pour la reliure des registres
-Appliquer la règlementation et les procédures de sécurité documentaire (sécurité des cartes ANTS, comedec, mariannes, feuillets vierges et registres)
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
3- Participation à des réunions et à des groupes de travail
-Participer à un réseau d'échange professionnel
-Apporter son expertise en matière d'état civil.
4- Suivi d'activités
-Mettre à jour des tableaux de bord
-Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
-Prioriser le travail en fonction du plan de charge
-Organiser le classement et l'archivage des documents conformément au tableau de gestion
5 - Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :
a- Premier accueil
-Gérer les files d'attente
-Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
-Prendre des rendez-vous
b- Cartes nationales d'identité-passeports
-Traiter les dossiers de cartes nationales d'identité, de passeports
- Remettre les titres
c- Affaires générales/scolaires/élections
-Instruire des formalités diverses : attestations pour le recensement citoyen, attestations d'accueil, certificats de vie et de vie maritale, vignettes de stationnement résidentiel
-Légaliser des signatures et certifier conforme à l'original des copies
-Inscrire sur les listes électorales
-Instruire les préinscriptions scolaires et calculer le quotient familial
Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.
1- Accueil des usagers
-Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l'aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
-S'adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet) avec un développement de l'écrit et de l'immédiateté
-Informer et expliquer aux usagers les règles relatives à la délivrance d'une prestation
-Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
-Rechercher et diffuser des informations auprès du public
-Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
2- Délivrance de prestations et traitement de dossiers
-Constituer les dossiers de mariages
-Assister les élus lors de la célébration des mariages
-Réceptionner les déclarations de reconnaissance et très ponctuellement de naissance
-Dresser les actes de l'état civil
-Délivrer les copies intégrales d'actes, des extraits d'actes
-Vérifier les données d'état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d'Etat Civil)
-Enregistrer les conventions de PACS, les modifications et les dissolutions
-Recueillir les demandes de changement de prénom et assurer un suivi
-Apposer les mentions en marge des actes
-Procéder à des rectifications matérielles d'actes
-Délivrer ou compléter les livrets de famille
-Assurer le contrôle et la préparation des feuillets pour la reliure des registres
-Appliquer la règlementation et les procédures de sécurité documentaire (sécurité des cartes ANTS, comedec, mariannes, feuillets vierges et registres)
- Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
3- Participation à des réunions et à des groupes de travail
-Participer à un réseau d'échange professionnel
-Apporter son expertise en matière d'état civil.
4- Suivi d'activités
-Mettre à jour des tableaux de bord
-Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
-Prioriser le travail en fonction du plan de charge
-Organiser le classement et l'archivage des documents conformément au tableau de gestion
5 - Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement :
a- Premier accueil
-Gérer les files d'attente
-Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
-Prendre des rendez-vous
b- Cartes nationales d'identité-passeports
-Traiter les dossiers de cartes nationales d'identité, de passeports
- Remettre les titres
c- Affaires générales/scolaires/élections
-Instruire des formalités diverses : attestations pour le recensement citoyen, attestations d'accueil, certificats de vie et de vie maritale, vignettes de stationnement résidentiel
-Légaliser des signatures et certifier conforme à l'original des copies
-Inscrire sur les listes électorales
-Instruire les préinscriptions scolaires et calculer le quotient familial
Profils recherchés
Connaissances :
-Cadre légal et règlementaire des activités exercées
-Maîtrise de l'expression écrite et orale
-Organisation administrative de la collectivité
Savoir-faire :
-Techniques d'accueil et de communication
-Techniques de gestion des conflits
-maîtrise des logiciels métier, principalement Cityweb pour l'état civil
-Maitrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et internet.
Qualités requises :
-Rigueur et méthode
-Qualités relationnelles
-Avoir l'esprit d'équipe
-Discrétion professionnelle et confidentialité des informations relatives aux personnes
Conditions spécifiques d'exercice :
Travail un samedi sur deux donnant droit à récupération
Travail un samedi après-midi par roulement pour la célébration des mariages
-Cadre légal et règlementaire des activités exercées
-Maîtrise de l'expression écrite et orale
-Organisation administrative de la collectivité
Savoir-faire :
-Techniques d'accueil et de communication
-Techniques de gestion des conflits
-maîtrise des logiciels métier, principalement Cityweb pour l'état civil
-Maitrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et internet.
Qualités requises :
-Rigueur et méthode
-Qualités relationnelles
-Avoir l'esprit d'équipe
-Discrétion professionnelle et confidentialité des informations relatives aux personnes
Conditions spécifiques d'exercice :
Travail un samedi sur deux donnant droit à récupération
Travail un samedi après-midi par roulement pour la célébration des mariages
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Adresse de l'employeur
LYON
>DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
>DRH - SERVICE RECRUTEMENT
69205 LYON CEDEX 01
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.