Sous la responsabilité du.de la responsable du service accueil, vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique du public, vous participez aux démarches de qualité d’accueil et d’amélioration de la relation aux usagers.ères, aux opérations de recensement de la population ainsi qu’à la sécurité incendie de l’Hôtel de Ville.

Missions :
• Accueillir, orienter et renseigner le public :
o Informer et orienter les usagers à l’accueil général et au 2ème étage de l’hôtel de ville
o Réceptionner et orienter les appels téléphoniques au standard, renseigner le public si besoin

• Assurer des tâches administratives diverses :
o Mettre à jour l’annuaire interne, la messagerie vocale, l’affichage règlementaire
o Gérer la documentation : suivre les stocks, alimenter les étagères, mettre à jour le fichier de suivi
o Gérer les demandes de réservation de salles et le suivi statistique, effectuer l’affichage des plannings de salle
o Mettre à jour la documentation et la procédure

• Accompagner et guider les visites des groupes scolaires et citoyens.nes dans l’hôtel de ville

• Contribuer à la démarche qualité et à l’amélioration de la relation aux usagers.ères :
o Assurer le respect des engagements de la certification qualité : mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité, veille active sur le respect des procédures
o Contribuer à l’amélioration de la relation aux usagers : participer à la mise en œuvre des actions, participer au réseau d’échange

• Participer aux opérations de recensement de la population :
o Préparer le recensement avec le.la responsable de service : vérification des adresses, mise à jour du répertoire d’immeubles localisés (RIL), préparation et suivi des recrutements, gestion des agents.es recenseurs.euses
o Assurer le suivi de la collecte avec les agents.es recenseurs.euses durant toute la durée du recensement
o Assurer la gestion documentaire, archivage

• Participer à la procédure de sécurité incendie de l’Hôtel de Ville :
o Assurer la veille technique de la centrale SSI : savoir lire la SSI, alerter les gardiens SSIAP 1, les guider pour la levée de doutes, mettre à jour le fichier de suivi
o Prendre part à la procédure d’évacuation, veiller à la mise à jour des procédures

Profil :
• Techniques d’accueil, de communication et d’amélioration de la relation aux usagers.ères
• Connaissances de l’organisation de la collectivité des services administratifs et des partenaires institutionnels
• Connaissances des procédures internes, dont celles spécifiques à la qualité, au recensement et à la sécurité incendie
• Identification et reformulation des demandes des usagers
• Maîtrise de l’informatique : gestion de la file d’attente, standard informatisé et la centrale de sécurité incendie
• Capacité à suivre une procédure formalisée
• Capacité à intégrer un grand nombre d’information et à les transmettre clairement
• Capacité à gérer des situations conflictuelles et/ou complexes
• Ponctualité et assiduité
• Adaptabilité
• Ecoute et diplomatie
• Rigueur et discrétion
• Sens du service public
• Sens du travail en équipe

Contraintes du poste :
• Présence requise pendant la période de recensement
• Polyvalence sur les trois postes d’accueil général
• Possibilité de réunions de service hors horaires d’ouverture au public