Dans le cadre d’une création de poste, sous l’autorité de la DGS vous organiserez et encadrerez le pôle proximité composé de 5 agents (accueil, état civil, relations associations, élections, cimetière, agence postale communale). Vous aurez en charge la préparation et la gestion des instances communales et le suivi administratif de certains dossiers confiés par la DGS.

Mission 1 : Préparation et gestion des instances communales
Préparer, coordonner, suivre et assurer la logistique des séances du Conseil Municipal et des commissions municipales ;
Co-rédiger et s’assurer de la qualité des actes, du respect des délais requis pour la transmission aux élus puis au contrôle de légalité ; assurer le pré contrôle de la légalité des délibérations, des arrêtés et des conventions ;
Aider à la rédaction des dossiers et d’actes transversaux en lien avec les services (rapports de présentation avant instances, rédaction de délibération, d’arrêtés…) ;
Rédiger les décisions prises en application des délégations du Conseil municipal au Maire ;
Vérifier la validité juridique des actes ; transmettre les actes aux services préfectoraux chargés du contrôle de légalité ;
S’assurer de la tenue des registres et recueils des actes administratifs ;
Exercer la veille réglementaire relative au fonctionnement des instances ;

Mission 2 : Pilotage du service accueil – Etat civil – élections – relations associations – agence postale
Encadre et organise le service
Participe à la définition et met en œuvre les orientations en matière de service à la population.
Participe à la définition des orientations en matière d’offre de services
Participe à la définition de procédures internes
Optimise et développe les activités population de la collectivité
Participation à la gestion des opérations électorales
Remplacements ponctuels des agents du service
Organisation du recensement de la population, du tirage au sort des jurés d’assise

Mission 3 : Gestion des conventions et actes divers
Assurer le suivi administratif des conventions et autres partenariats avec les différents interlocuteurs
Assurer le suivi administratif des sinistres de la collectivité auprès de nos assureurs
Assurer le suivi administratif lié à la gestion du patrimoine foncier communal
Assurer le suivi administratif de tout dossier confié par le Maire ou la DGS

- Savoirs (Connaissances théoriques)
Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
Bonnes connaissances de l’environnement territorial
Techniques et supports de communication
Droits et obligations des usagers
Information générale relative à l'état civil (IGREC)

- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Procédures administratives
Procédures de contrôle des actes
Mise en place d’un pré-contrôle de légalité
Techniques de planification
Instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes
Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
Techniques d’analyse et de diagnostic
Outils d’aide à la décision
Techniques rédactionnelles de rapport et de notes de synthèse

- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Autonomie,
Aisance relationnelle,
Méthode et réactivité,
Discrétion,
Organisation et rigueur