Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.
Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La Direction des Cimetières est composée de 64 agents-es travaillant en lien avec les directions opérationnelles de la ville et les mairies d’arrondissements et répartis-es en 2 services :
- le service administratif funéraire constitué des pôles Concessions, Décès, et Reprises Etudes Travaux, chargés de la gestion administrative des concessions funéraires de Lyon, ainsi que de l’enregistrement et du contrôle des opérations funéraires,
- le service de gestion constitué des pôles Cimetières et Entretien Support ; ce dernier assurant l’entretien des espaces extérieurs, la maintenance et le transport de matériels et fournitures.

La Direction des Cimetières suit la compétence Pompes Funèbres et les reprises administratives par le biais d’un Syndicat Intercommunal.

Sous l’autorité du chef de service administratif funéraire et en collaboration avec les autres agents de gestion administrative du service, vous assurez la gestion administrative des cimetières lyonnais.
Vous participez également à la délivrance d’autorisations liées à l’activité funéraire.
Activités principales : 1. Accueil des usagers
- Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation
- Appréhender les limites de son domaine d’intervention
- Identifier la demande de l’usager, l’orienter et l’accompagner dans ses démarches
- Identifier le caractère d’urgence des demandes et des informations à transmettre
- Dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress
- Adapter son vocabulaire, pour permettre à l’usager de comprendre les dispositions légales applicables à son cas d’espèces.

2- Gestion des Concessions - Instruction des dossiers et application des procédures
- Instruire les demandes des opérateurs funéraires en vérifiant les possibilités d’inhumation.
- Rédiger les autorisations en matière funéraire (inhumation-exhumation-travaux …) en s’assurant de la concordance des informations.

- Instruire et enregistrer les demandes de renouvellement, conversion et échanges de concessions
- Réaliser des recherches généalogiques, les inscrire dans un génogramme
- Mettre à jour les dossiers de concession
- Veiller à la conformité des procédures administratives en matière funéraire
- Relancer les demandeurs afin d’obtenir les pièces manquantes
- Adapter sa pratique à la gestion funéraire, aux intervenants et au contexte

3. Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Mettre en forme tous types de courrier
- Assurer l’envoi des avis d’échéances des concessions
- Réaliser des courriers libres en adaptant le contenu à la question de l’usager
- Apporter assistance et conseil

4- Participation à des réunions, à des groupes de travail
- Participer à des réunions et réaliser des comptes rendus
- Savoir travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes
- Recueillir des informations et savoir transmettre
- Adapter ces informations à son mode de travail

5- Suivi d’activité
- Tenir à jour des documents de suivi d’activité, des tableaux de bord
- proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
- Rendre compte à la hiérarchie
- Assurer le suivi et la résolution d’une mission annuelle selon des objectifs.

6. Tri, classement et archivage de documents
- Réceptionner, trier et traiter le courrier
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et les courriels
- Trier, classer et archiver des documents.
- Effectuer le pré-archivage des documents et la mise à jour des registres.

Activités spécifiques :
Fonction « d’agent de guichet » dans le cadre de la régie de recettes de la Direction des Cimetières (perception d’encaissements)

Informations complémentaires :
-Travail le samedi et certains jours fériés, de 09h00 à 14h00, par roulement au sein de l’équipe
-Travail le week-end en période de toussaint
Temps de travail / Horaire : 38h45 hebdomadaires + 22 jours de RTT par an

Connaissances :
- Organisation administrative de la collectivité
- Cimetières et activité du funéraire en général
- Notions juridiques (droit civil- état civil…)
- Vocabulaire professionnel du service
- Logiciels bureautiques (Excel et Word)
- Progiciels spécialisés (cityweb, Logiciels de gestion de cimetières …)
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques d'écoute active

Qualités :
- sens de l’organisation
réactivité et sens de l’initiative
- Sens du travail en équipe,
- rigueur et méthode
- discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- qualités relationnelles