Agents.es administratifs.ves et d’accueil pour le service état civil
Offre n° O069240409000106
Publiée le 09/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
VILLEURBANNE CEDEX
Poste à pourvoir le
09/06/2024
Date limite de candidature
09/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du.de la responsable du service état-civil, vous êtes en charge de l’accueil du public dans le cadre des activités du service et de la direction de la population ainsi que du traitement administratif des dossiers.
Deux postes d’agents.es administratifs.ves et d’accueil pour le service état civil de la direction de la population sont à pourvoir. Un poste à l’unité naissance-décés-livret de famille et un poste à l’unité mariages-PACS.
Deux postes d’agents.es administratifs.ves et d’accueil pour le service état civil de la direction de la population sont à pourvoir. Un poste à l’unité naissance-décés-livret de famille et un poste à l’unité mariages-PACS.
Missions / conditions d'exercice
• Activité de guichet
Communes aux deux unités :
o Accueillir les usagers.ères sur les différents types de postes
o Traiter les demandes de rectification administrative
o Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
o Réaliser les activités en guichet poly-activé
o Accueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers).
Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :
o Traiter les demandes de livret de famille
o Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès
Propres à l’unité mariages-PACS :
o Renseigner les usagers.ères sur les dossiers de mariages, de PACS
o Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
o Procéder aux signatures des conventions de PACS
• Activités de travail arrière :
Communes aux deux unités :
o Créer et saisir informatiquement les actes
o Traiter le courrier de l’unité
o Assurer l’accueil téléphonique des usagers
o Apposer les mentions registre des deux unités en cas de nécessité
o En l’absence de la coordonnatrice, traiter les demandes arrivées via Publik
o En l’absence de l’agente en charge des demandes de copies d’actes, traiter ces demandes
o Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…)
o En l’absence de la coordonnatrice, assurer le traitement informatique des changements de prénoms, des mises en concordance des noms, des jugements déclaratifs de naissance et des rectifications administratives
Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :
o Créer les livrets de famille
o Traiter les transcriptions de décès et les naissances extérieures
o Traiter informatiquement le transit des livrets de famille et assurer leur suivi
o Traiter la gestion des remises de livrets de famille
o Assurer la gestion des signatures et la restitution des dossiers de naissance
Propres à l’unité mariages-PACS :
o Préparer tous les dossiers de la semaine
o Etablir et diffuser la liste des mariages
o Relire et saisir tous les dossiers (au-delà de la semaine)
o Procéder aux publications des bans et assurer leur suivi
o Assister l’élu lors de la célébration des mariages
Communes aux deux unités :
o Accueillir les usagers.ères sur les différents types de postes
o Traiter les demandes de rectification administrative
o Traiter les demandes de changements de prénom, de mise en concordance de nom et de changement du nom du mineur
o Réaliser les activités en guichet poly-activé
o Accueillir les usagers à l’accueil formalités (renseignement et orientation des usagers, contrôle des dossiers).
Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :
o Traiter les demandes de livret de famille
o Procéder aux déclarations de naissance, reconnaissances et décès
Propres à l’unité mariages-PACS :
o Renseigner les usagers.ères sur les dossiers de mariages, de PACS
o Réceptionner et vérifier les dossiers constitués par les futurs couples
o Procéder aux signatures des conventions de PACS
• Activités de travail arrière :
Communes aux deux unités :
o Créer et saisir informatiquement les actes
o Traiter le courrier de l’unité
o Assurer l’accueil téléphonique des usagers
o Apposer les mentions registre des deux unités en cas de nécessité
o En l’absence de la coordonnatrice, traiter les demandes arrivées via Publik
o En l’absence de l’agente en charge des demandes de copies d’actes, traiter ces demandes
o Contribuer au bon fonctionnement du système qualité (mise en œuvre des protocoles, participation aux groupes qualité…)
o En l’absence de la coordonnatrice, assurer le traitement informatique des changements de prénoms, des mises en concordance des noms, des jugements déclaratifs de naissance et des rectifications administratives
Propres à l’unité naissance-décés-livret de famille :
o Créer les livrets de famille
o Traiter les transcriptions de décès et les naissances extérieures
o Traiter informatiquement le transit des livrets de famille et assurer leur suivi
o Traiter la gestion des remises de livrets de famille
o Assurer la gestion des signatures et la restitution des dossiers de naissance
Propres à l’unité mariages-PACS :
o Préparer tous les dossiers de la semaine
o Etablir et diffuser la liste des mariages
o Relire et saisir tous les dossiers (au-delà de la semaine)
o Procéder aux publications des bans et assurer leur suivi
o Assister l’élu lors de la célébration des mariages
Profils recherchés
• Connaissances
o Connaissances réglementaires et juridiques (droit civil)
o Procédures internes
o Techniques d’accueil
• Savoir-faire
o Maîtrise de l’informatique (logiciel métier)
o Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
o Capacité à suivre une procédure formalisée
o Identification et reformulation des demandes des usagers.ères
• Savoir être et attitudes requises
o Adaptabilité
o Ecoute et diplomatie
o Rigueur et discrétion
o Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
o Sens du travail en équipe
o Connaissances réglementaires et juridiques (droit civil)
o Procédures internes
o Techniques d’accueil
• Savoir-faire
o Maîtrise de l’informatique (logiciel métier)
o Mise en application des connaissances réglementaires et/ou juridiques
o Capacité à suivre une procédure formalisée
o Identification et reformulation des demandes des usagers.ères
• Savoir être et attitudes requises
o Adaptabilité
o Ecoute et diplomatie
o Rigueur et discrétion
o Gestion des situations conflictuelles et/ou complexes
o Sens du travail en équipe
Contact
Contact
0478036767
Lien de candidature
Informations complémentaires
Contraintes du poste :
• Pause déjeuner en alternance
• Horaires comportant une journée prolongée
• Déplacement possible à la maternité – Médipôle à Villeurbanne (pour l’unité naissance-décés-livret de famille)
Candidatures :
Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, jusqu’au 09 mai 2024.
https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/mon-emploi-mon-entreprise/les-offres-d-emploi-de-la-mairie/agents.es-administratifs.ves-et-d-accueil-pour-le-service-etat-civil-2-postes
• Pause déjeuner en alternance
• Horaires comportant une journée prolongée
• Déplacement possible à la maternité – Médipôle à Villeurbanne (pour l’unité naissance-décés-livret de famille)
Candidatures :
Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site Internet de la ville de Villeurbanne, jusqu’au 09 mai 2024.
https://www.villeurbanne.fr/mon-quotidien/mon-emploi-mon-entreprise/les-offres-d-emploi-de-la-mairie/agents.es-administratifs.ves-et-d-accueil-pour-le-service-etat-civil-2-postes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.