Territoire de la 1ère couronne de l’agglomération lyonnaise, située au cœur de la Métropole de Lyon, dans le bassin de vie des Portes du Sud, la commune de Saint-Fons compte 19 500 habitants avec une population jeune et en évolution. Territoire dynamique, marqué par une industrie en pleine transformation et des difficultés sociales, la ville connait une mutation profonde avec deux quartiers en projet de renouvellement urbain et l’arrivée prochaine d’une ligne de tramway.
Surclassée de 20.000 à 40.000 habitants, la collectivité est forte de près de 600 agents et de services publics diversifiés embrassant tous les champs de l’action publique locale. Elle s’inscrit dans un projet politique ambitieux en matière d’éducation, de transition énergétique, de solidarité, de tranquillité publique, de renouvellement urbain et de renforcement du lien social. La collectivité développe en outre une réflexion sur la transformation de l’action publique qui renouvelle sa tradition d’innovation sociale et d’initiative citoyenne.

Missions :
Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur/rice de projet, Responsable du service politique de la ville, l’assistant administratif et financier intègre une équipe chargée de la mise en œuvre du programme de développement social et urbain sur les quartiers politique de la ville à Saint-Fons (Arsenal - Carnot Parmentier et Clochettes), mandatée par la Ville de Saint-Fons, la Métropole de Lyon et l’Etat.
Au sein de la Ville de Saint-Fons, vous êtes un véritable point d’appui et de coordination des différentes missions de l’équipe projet. Vous assistez, aidez au suivi et à l’organisation de la mise en œuvre dans les domaines de chaque agent de l’équipe projet, en articulation avec les autres directions et les différents partenaires extérieurs.

Activités
1/ Gestion administrative courante (40%) :
- organiser les réunions, séminaires, interventions : logistique (réservation de salles, accueil, réservation de matériel, …), préparation des documents (invitations, mise en forme et cohérence des documents, duplication...), organiser les réunions publiques dans une dimension protocolaire,
- mettre en page et relire des notes, courriers, délibérations, conventions, lettres de commande,
- assurer le référencement et classement des courriers départs et des délibérations, photocopie et distribution, archivage et classement (dossiers et documentation)
- assurer la gestion de l’agenda du responsable de service (prise de rendez-vous, suivi, mise à jour de l’agenda partagé),

2/ Gestion administrative des campagnes de financements de projets annuels ou ponctuels (30%) :
- assurer l’information des porteurs de projets sur les procédures et les délais,
- fournir les formulaires nécessaires aux constitutions de demandes de financements,
- pilotage et constitution des outils de gestion et de suivi des financements,
- formalisation des conventions à partir de modèles type, mise à la signature, envoi, classement
3/ Gestion budgétaire des dépenses et des recettes du service (20%) :
- assister le responsable de service pour l’élaboration et le suivi du budget (budget primitif, décisions modificatives, virements de crédits),
- aider à la rédaction des délibérations,
- assurer la disponibilité des ressources financières et matérielles (dont commande de fournitures),
- assurer le suivi budgétaire avec transmission des tableaux, suivi des factures et consommation des crédits,
- recenser régulièrement les engagements non réalisés,
- aider à la constitution des dossiers pour l’appel de fonds (acomptes et soldes de subventions),
- assurer le suivi des marchés et lettres de commande du service et de leur reconduction, aide à la rédaction
- assurer le lien avec la Direction des finances (consultation du logiciel, croisement des suivis)
4/ Assurer une fonction d’accueil physique et téléphonique pour les services de la DDU basés sur l’Hôtel de Ville (10%) :
- renseigner, conseiller, accompagner,
- filtrer et aiguiller les appels,
- être le garant de l’image du service,
- aider à la gestion de fonctionnement du bâtiment CROIZAT (planning occupation, sécurité du bâtiment, suivi maintenance et entretien, …)
- renouveler l’affichage des évènements et informations pour le public
- en cas de besoin, apporter un soutien pour l’accueil physique et téléphonique des services urbanisme et cadre de vie

Positionnement
Liens hiérarchiques : Directeur de projet politique de la Ville
Liens fonctionnels : services municipaux, partenaires, Elus, habitants

Conditions d’exercice
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Temps de travail : 100%
Horaires : 38h00 hebdomadaires
Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emploi d'adjoint administratif+ IFSE + prime annuelle
Avantages : chèques déjeuner, participation de la collectivité à la garantie maintien de salaire, comité des œuvres sociales (adhésion facultative)

Poste également ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD de 12 mois renouvelable.

Compétences requises
Savoirs :
- Formation en gestion-administration ou assistanat de direction
- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une commune
Savoir-faire :
- Capacité à gérer les priorités
- Rigueur et organisation
- Capacités rédactionnelles
- Maîtrise de l’outil bureautique
Savoir-être :
- Aisance relationnelle
- Capacité d’adaptation
- Ecoute, diplomatie
- Disponibilité, confidentialité
- Sens du service public