Sous la responsabilité du.de la responsable administratif.ve, financier et des moyens généraux du réseau de lecture publique, vous aurez en charge le secrétariat de la direction et du responsable administratif et financier, la gestion administrative de la direction, la gestion des ressources humaines et la régie de recettes du réseau de lecture publique.

• Réaliser les formalités administratives liées à la gestion des ressources humaines
o Assurer le suivi des dossiers administratifs liés à la carrière des agents.es
o Préparer les feuilles de congés
o Traiter les demandes de formation et de temps partiel
o Réceptionner les arrêts de travail et les transmettre à la DRH
o Informer les encadrants des absences des agents
o Traiter les demandes de stage
o Incrémenter les tableaux de suivi

• Assurer les fonctions de régisseur de la régie de recettes du réseau de lecture publique
o Vérifier quotidiennement les encaissements
o Verser mensuellement les recettes au Trésor Public
o Tenir la comptabilité de la régie

• Assurer la gestion administrative du service
o Réceptionner, trier et distribuer le courrier
o Participer au tri, classement et archivage des documents administratifs
o Préparer les contrats d’animation :
– Rédiger les contrats d’animations à partir des modèles types et mettre en page les documents contractuels nécessaires à la mise en œuvre des animations
– Faire le lien entre les artistes et les agents.es des services
– Assurer le suivi des droits à l’image pour chaque animation

• Gérer l’approvisionnement du RLP en fournitures, petits matériels et mobilier (fournitures administratives, produits d’hygiène, mobilier de bureau etc.)
o Distribuer les fournitures
o Suivre les stocks
o Passer les commandes auprès des fournisseurs ou du service des Achats de la Ville

• Assurer diverses tâches de secrétariat
o Accueil physique et téléphonique des agents, des prestataires et des usagers si besoin
o Organiser ponctuellement des réunions à la demande de la direction, de la direction adjointe ou du responsable du service
o Rédiger mettre en forme et envoyer des courriers (en publipostage si besoin)
o Aider à l'organisation courante de la direction (gestion des réservations des salles, scan, photocopie, renseignement de tableaux, transmission de consignes, réservation d'hôtel ou achat de billets de train, etc.)

• Assurer l’accueil de la MLIS du lundi au vendredi de 08h00 à 10h00 (standard, accueil des fournisseurs et des prestataires)

• Assurer ponctuellement la navette du courrier interne avec l’hôtel de ville en cas de besoin

• Connaissances
o Référentiel budgétaire et comptable M57 – Notions de base
o Statut de la fonction publique territoriale – Notions de base
o Fonctionnement du secteur culturel – Notions de base
o Domaine des médiathèques – Connaissances

• Savoir-faire
o Utilisation des logiciels Word, Excel, Outlook et SEDIT
o Rédaction de lettres et contrats
o Création et incrémentation de tableaux
o Recherche d’informations et veille réglementaire

• Savoir être et attitudes requises
o Autonomie
o Organisation
o Communication
o Force de proposition
o Discrétion professionnelle