Assistant(e) administratif(ive) des services de médecine
Offre n° O069240507000932
Publiée le 07/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SAINTE-FOY-LES-LYON
Poste à pourvoir le
07/06/2024
Date limite de candidature
06/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste issu d'un transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assure l’assistance administrative des médecins de prévention et des infirmiers en santé au travail du service dans leurs différentes activités et en particulier la programmation de leurs plannings d’intervention et des visites médicales. Accueille, renseigne et oriente les agents et les collectivités dans les domaines d’intervention du service.
Intervient en renfort de l’assistante du service médecine statutaire et de contrôle durant ses congés / absences.
Intervient en renfort de l’assistante du service médecine statutaire et de contrôle durant ses congés / absences.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat et programmation de l’activité médicale des médecins de prévention
Établir les plannings mensuels des médecins et des infirmiers, en collaboration avec ces derniers, s’assurer de la disponibilité des lieux de visites, ouvrir les créneaux de visites dans le logiciel métier et informer les collectivités concernées pour la bonne organisation des visites médicales et des entretiens infirmiers
Assurer une veille auprès des collectivités pour que les créneaux proposés soient bien utilisés
Informer les médecins par téléphone ou messagerie des changements, des appels urgents, des demandes des collectivités….
Saisir et traiter des données sur informatique (convocations, listes des agents, prévisions de visites, fiches de visites)
Traiter les courriers (ventilation du courrier arrivé, élaboration des courriers envoyés), les résultats d’examens, les rapports médicaux, les bilans annuels, les frais des médecins et infirmiers.
Commander les fournitures de bureau et le matériel médical
Accueil physique et téléphonique de la mission de médecine préventive
Assurer la gestion des appels téléphoniques des agents et des collectivités en lien avec l’organisation des visites médicales : programmation, modification de rendez-vous, relances, annulation, demandes de renseignements d’une collectivité en vue de son adhésion au service…, en faisant l’interface entre tous les acteurs impliqués dans des situations parfois difficiles
Assurer l’accueil de l’établissement en cas d’absence du titulaire du poste et pour les pauses
Renfort du secrétariat de médecine statutaire et de contrôle (25%)
Établir les plannings mensuels des médecins et programmer les visites sollicitées par les collectivités en collaboration avec les autres services utilisateurs des cabinets médicaux
Constituer les dossiers médicaux des personnes convoquées et les compléter à l’issue des visites
Préparer et envoyer aux collectivités les convocations des agents et les fiches de conclusion des visites
Assurer la gestion des appels téléphoniques et courriels en lien avec l’organisation des visites : programmation, annulation / modification, relances, gestion des pièces médicales, demandes d’informations…
Informer le(s) médecin(s) des appels urgents, des demandes des collectivités
Accueillir les agents convoqués au cabinet du cdg69
Établir les plannings mensuels des médecins et des infirmiers, en collaboration avec ces derniers, s’assurer de la disponibilité des lieux de visites, ouvrir les créneaux de visites dans le logiciel métier et informer les collectivités concernées pour la bonne organisation des visites médicales et des entretiens infirmiers
Assurer une veille auprès des collectivités pour que les créneaux proposés soient bien utilisés
Informer les médecins par téléphone ou messagerie des changements, des appels urgents, des demandes des collectivités….
Saisir et traiter des données sur informatique (convocations, listes des agents, prévisions de visites, fiches de visites)
Traiter les courriers (ventilation du courrier arrivé, élaboration des courriers envoyés), les résultats d’examens, les rapports médicaux, les bilans annuels, les frais des médecins et infirmiers.
Commander les fournitures de bureau et le matériel médical
Accueil physique et téléphonique de la mission de médecine préventive
Assurer la gestion des appels téléphoniques des agents et des collectivités en lien avec l’organisation des visites médicales : programmation, modification de rendez-vous, relances, annulation, demandes de renseignements d’une collectivité en vue de son adhésion au service…, en faisant l’interface entre tous les acteurs impliqués dans des situations parfois difficiles
Assurer l’accueil de l’établissement en cas d’absence du titulaire du poste et pour les pauses
Renfort du secrétariat de médecine statutaire et de contrôle (25%)
Établir les plannings mensuels des médecins et programmer les visites sollicitées par les collectivités en collaboration avec les autres services utilisateurs des cabinets médicaux
Constituer les dossiers médicaux des personnes convoquées et les compléter à l’issue des visites
Préparer et envoyer aux collectivités les convocations des agents et les fiches de conclusion des visites
Assurer la gestion des appels téléphoniques et courriels en lien avec l’organisation des visites : programmation, annulation / modification, relances, gestion des pièces médicales, demandes d’informations…
Informer le(s) médecin(s) des appels urgents, des demandes des collectivités
Accueillir les agents convoqués au cabinet du cdg69
Profils recherchés
Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques et en particulier Word et Excel
Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
Aptitude forte et intérêt réel pour le travail en équipe
Aptitude à la polyvalence, autonomie, adaptabilité, réactivité, esprit d’initiative et d’anticipation, force de proposition
Esprit d’initiative et d’anticipation
Méthode, rigueur et sens de l’organisation
Respect de l’exigence de confidentialité et de discrétion (secret médical), sensibilisation au RGPD
Disponibilité et adaptabilité aux variations de volume de travail
Connaissances en matière de statut de la fonction publique territoriale en général et plus particulièrement concernant les absences pour raison de santé
Maîtrise des outils bureautiques et en particulier Word et Excel
Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
Aptitude forte et intérêt réel pour le travail en équipe
Aptitude à la polyvalence, autonomie, adaptabilité, réactivité, esprit d’initiative et d’anticipation, force de proposition
Esprit d’initiative et d’anticipation
Méthode, rigueur et sens de l’organisation
Respect de l’exigence de confidentialité et de discrétion (secret médical), sensibilisation au RGPD
Disponibilité et adaptabilité aux variations de volume de travail
Connaissances en matière de statut de la fonction publique territoriale en général et plus particulièrement concernant les absences pour raison de santé
Contact
Contact
0472384950
Informations complémentaires
Poste permanent à temps complet : 39h et 23 jours de RTT
Titres restaurant, Participation santé et prévoyance, Télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, RI, Prime de fin d’année
Adresser votre candidature à l'adresse : recrutement@cdg69.fr.
Titres restaurant, Participation santé et prévoyance, Télétravail jusqu’à 2 jours par semaine, RI, Prime de fin d’année
Adresser votre candidature à l'adresse : recrutement@cdg69.fr.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.