Assure l’assistance administrative des médecins de prévention et des infirmiers en santé au travail du service dans leurs différentes activités et en particulier la programmation de leurs plannings d’intervention et des visites médicales. Accueille, renseigne et oriente les agents et les collectivités dans les domaines d’intervention du service.
Intervient en renfort de l’assistante du service médecine statutaire et de contrôle durant ses congés / absences.

Secrétariat et programmation de l’activité médicale des médecins de prévention
 Établir les plannings mensuels des médecins et des infirmiers, en collaboration avec ces derniers, s’assurer de la disponibilité des lieux de visites, ouvrir les créneaux de visites dans le logiciel métier et informer les collectivités concernées pour la bonne organisation des visites médicales et des entretiens infirmiers
 Assurer une veille auprès des collectivités pour que les créneaux proposés soient bien utilisés
 Informer les médecins par téléphone ou messagerie des changements, des appels urgents, des demandes des collectivités….
 Saisir et traiter des données sur informatique (convocations, listes des agents, prévisions de visites, fiches de visites)
 Traiter les courriers (ventilation du courrier arrivé, élaboration des courriers envoyés), les résultats d’examens, les rapports médicaux, les bilans annuels, les frais des médecins et infirmiers.
 Commander les fournitures de bureau et le matériel médical
Accueil physique et téléphonique de la mission de médecine préventive
 Assurer la gestion des appels téléphoniques des agents et des collectivités en lien avec l’organisation des visites médicales : programmation, modification de rendez-vous, relances, annulation, demandes de renseignements d’une collectivité en vue de son adhésion au service…, en faisant l’interface entre tous les acteurs impliqués dans des situations parfois difficiles
 Assurer l’accueil de l’établissement en cas d’absence du titulaire du poste et pour les pauses


Renfort du secrétariat de médecine statutaire et de contrôle (25%)
 Établir les plannings mensuels des médecins et programmer les visites sollicitées par les collectivités en collaboration avec les autres services utilisateurs des cabinets médicaux
 Constituer les dossiers médicaux des personnes convoquées et les compléter à l’issue des visites
 Préparer et envoyer aux collectivités les convocations des agents et les fiches de conclusion des visites
 Assurer la gestion des appels téléphoniques et courriels en lien avec l’organisation des visites : programmation, annulation / modification, relances, gestion des pièces médicales, demandes d’informations…
 Informer le(s) médecin(s) des appels urgents, des demandes des collectivités
 Accueillir les agents convoqués au cabinet du cdg69

 Compétences requises
 Maîtrise des outils bureautiques et en particulier Word et Excel
 Capacité à s’adapter à différents interlocuteurs
 Aptitude forte et intérêt réel pour le travail en équipe
 Aptitude à la polyvalence, autonomie, adaptabilité, réactivité, esprit d’initiative et d’anticipation, force de proposition
 Esprit d’initiative et d’anticipation
 Méthode, rigueur et sens de l’organisation
 Respect de l’exigence de confidentialité et de discrétion (secret médical), sensibilisation au RGPD
 Disponibilité et adaptabilité aux variations de volume de travail
 Connaissances en matière de statut de la fonction publique territoriale en général et plus particulièrement concernant les absences pour raison de santé