La Région Auvergne Rhône Alpes recrute un chargé d'organisation (F/H) au sein de la Direction des Relations Internationales.



Rattaché au service Organisation/Missions de la Direction des Relations Internationales (DRI), vous serez chargé d’organiser avec les chargés de mission de la direction et avec les autres directions de la Région, l’accueil de délégations étrangères en Auvergne-Rhône-Alpes, le déplacement d’agents, d’élus ou de délégations d’Auvergne-Rhône-Alpes à l’étranger des séminaires, conférences et rencontres à caractère international, les évènements en visio-conférence.



Résidence administrative du poste : LYON

Vos missions sont les suivantes :

Ø Organiser, en coordination avec tous les services concernés et avec les partenaires extérieurs, des manifestations, accueils et déplacements de délégations (en France et à l’étranger), réservations auprès des prestataires (hôtels, restaurants, interprétariat, transports …), élaboration des programmes de missions ou d’accueils et notamment les aspects logistiques.

Ø Organiser des visio-conférences et webinaires en lien avec le service informatique et le prestataire chargé de l’interprétariat.

Ø Produire et collecter des documents et informations nécessaires

Ø Accueillir et accompagner les partenaires et membres des délégations lors des manifestations en Auvergne-Rhône-Alpes

Ø Exceptionnellement, accompagner les missions d’élus à l’étranger et assurer la logistique sur place

Ø Assurer la gestion des aspects protocolaires lors des accueils et missions

Ø Préparer et assurer le suivi budgétaire et administratif des manifestations organisées dans le respect des procédures et règles internes ;

Ø Assurer des missions transversales et d’appui aux collègues au sein du service et au sein de la Direction

Ø Etre l’interface entre les agents qui se déplacent à l’international et la Direction des Finances pour toutes les demandes de régie (Budgets prévisionnels.)

Ø Utiliser le logiciel de gestion pour la saisie des commandes.



Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la Direction.

§ SAVOIRS et SAVOIR FAIRE

Ø Maîtrise de l’anglais indispensable

Ø Expérience souhaitée dans l’organisation de manifestations et dans l’accueil de délégations étrangères

Ø Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Ø Maîtrise des outils bureautiques (Word-Excel-Outlook) et informatique (Internet, plateforme de visio conférences, logiciels de gestion.)

Ø Qualités rédactionnelles

Ø Bonnes connaissances des règles protocolaires



§ SAVOIR-ETRE :

Ø Rigueur, organisation, professionnalisme, réactivité, adaptation, efficacité, enthousiasme, appétence pour l’international.

Ø Bon relationnel, aptitude à rendre compte, discrétion, sens du travail en équipe, capacité à travailler avec les élus

Ø Polyvalence, autonomie et esprit d’initiative

Ø Disponibilité : forte implication personnelle demandée et grande disponibilité (parfois le week-end et soirée)

Ø Résistance au stress


Expérience sur un poste similaire souhaitée

PARTICULARITE DU POSTE:

Résidence administrative du poste : Lyon

Déplacements en région et dépassement d'horaire à prévoir



Poste ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels au titre de l'article L332-8-2° du Code général de la fonction publique.