Secrétaire au sein du service recrutement - compétences
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Offre n° O069240523001416
Publiée le 23/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
101 Cours Charlemagne CS 2033, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
24/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Secrétaire au sein d’un service recrutement - compétences (SRC) et rattaché au responsable du service, vous avez pour principale mission d’être un relai de confiance pour le service en prenant en charge la gestion des missions d’accueil et de secrétariat en polyvalence avec les autres secrétaires du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
· Filtrage appels téléphoniques, orientation d'appels, prise de messages
· Accueil physique des personnes se présentant au service
· Gestion et suivi du courrier de l’unité :
- suivi des parapheurs entrants/sortants
- gestion du chrono Grenoble/ Clermont en lien avec la secrétaire de Lyon
- rédaction et gestion des courriers et/ou candidatures signalés/ELISE
- tri et diffusion des courriers arrivés au service
- suivi, traçabilité et veille sur les procédures courrier (charte graphique, modèles..) en s’assurant, notamment, que la mise en forme des courriers respecte les modèles validés et la charte graphique
- corrections éventuelles des courriers
- appui éventuel auprès des recruteurs pour clôturer les recrutements sous Talentsoft
Dans le cadre du process recrutement, selon le portefeuille attribué :
· réception et gestion des demandes de recrutement arrivées dans la boite mail générique « demandes de recrutement »
· premier niveau d’information sur les demandes téléphoniques afférentes aux recrutements en cours
· réception et suivi des candidatures arrivées dans la boite mail recrutement ou par courrier (AR, import par scan des candidatures, rattachement à la bonne campagne Talentsoft…)
· organisation des jurys d’entretiens de recrutement (réservation et préparation des salles, convocations jury, préparation de tableaux de suivi, de feuilles d’émargement…)
· gestion logistique des réunions et des déplacements des responsables et des chargés de recrutement (visioconférence, salle, véhicules, ordres de mission)
· participation à la diffusion d’annonce dans la presse spécialisée
· en lien avec les recruteurs, assurer la réception et le suivi des pièces administratives des agents recrutés et transmettre le dossier complet au secrétariat du service paie-carrière (demande d’extrait de casier judiciaire, FIJAIS…)
· contribuer à la gestion des candidatures spontanées par la recherche, l’identification de certains profils recherchés
Autres fonctions transversales :
· assurer un rôle de relais Gestor du service recrutement/ compétences
· assurer un rôle de correspondant informatique pour le service
· assurer la commande de fournitures
· en cas de besoin, assurer la polyvalence de l’accueil téléphonique du secrétariat SRC et de l’assistante de direction de la DRH
Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonctions des objectifs assignés à la Direction.
· Filtrage appels téléphoniques, orientation d'appels, prise de messages
· Accueil physique des personnes se présentant au service
· Gestion et suivi du courrier de l’unité :
- suivi des parapheurs entrants/sortants
- gestion du chrono Grenoble/ Clermont en lien avec la secrétaire de Lyon
- rédaction et gestion des courriers et/ou candidatures signalés/ELISE
- tri et diffusion des courriers arrivés au service
- suivi, traçabilité et veille sur les procédures courrier (charte graphique, modèles..) en s’assurant, notamment, que la mise en forme des courriers respecte les modèles validés et la charte graphique
- corrections éventuelles des courriers
- appui éventuel auprès des recruteurs pour clôturer les recrutements sous Talentsoft
Dans le cadre du process recrutement, selon le portefeuille attribué :
· réception et gestion des demandes de recrutement arrivées dans la boite mail générique « demandes de recrutement »
· premier niveau d’information sur les demandes téléphoniques afférentes aux recrutements en cours
· réception et suivi des candidatures arrivées dans la boite mail recrutement ou par courrier (AR, import par scan des candidatures, rattachement à la bonne campagne Talentsoft…)
· organisation des jurys d’entretiens de recrutement (réservation et préparation des salles, convocations jury, préparation de tableaux de suivi, de feuilles d’émargement…)
· gestion logistique des réunions et des déplacements des responsables et des chargés de recrutement (visioconférence, salle, véhicules, ordres de mission)
· participation à la diffusion d’annonce dans la presse spécialisée
· en lien avec les recruteurs, assurer la réception et le suivi des pièces administratives des agents recrutés et transmettre le dossier complet au secrétariat du service paie-carrière (demande d’extrait de casier judiciaire, FIJAIS…)
· contribuer à la gestion des candidatures spontanées par la recherche, l’identification de certains profils recherchés
Autres fonctions transversales :
· assurer un rôle de relais Gestor du service recrutement/ compétences
· assurer un rôle de correspondant informatique pour le service
· assurer la commande de fournitures
· en cas de besoin, assurer la polyvalence de l’accueil téléphonique du secrétariat SRC et de l’assistante de direction de la DRH
Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonctions des objectifs assignés à la Direction.
Profils recherchés
SAVOIRS ET SAVOIR FAIRE
- maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- maîtriser les outils bureautiques classiques et intérêt pour l’apprentissage de nouveaux logiciels professionnels
- maîtriser l’orthographe
SAVOIR ETRE
- faire preuve d’excellentes capacités d’organisation et de rigueur
- savoir gérer les urgences et repérer les priorités
- faire preuve de discrétion professionnelle
- avoir des très bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe
- avoir d’excellentes capacités d’adaptation et de souplesse
- maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
- maîtriser les outils bureautiques classiques et intérêt pour l’apprentissage de nouveaux logiciels professionnels
- maîtriser l’orthographe
SAVOIR ETRE
- faire preuve d’excellentes capacités d’organisation et de rigueur
- savoir gérer les urgences et repérer les priorités
- faire preuve de discrétion professionnelle
- avoir des très bonnes qualités relationnelles et le sens du travail en équipe
- avoir d’excellentes capacités d’adaptation et de souplesse
Contact et modalités de candidature
Contact
0426734000
Informations complémentaires
Merci de déposer votre candidature directement sur https://maregionrecrute.auvergnerhonealpes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.