Sous la responsabilité de la cheffe du service parentalité, réussite éducative et petite enfance, vous assurez des missions d'assistante administrative et financière (70%) telles que définies :

- Activités administratives:
o Saisir et présenter des courriers, rapports, compte-rendu, notes administratives, dossiers de demande de subvention,
o Vérifier la conformité des documents produits au sein de service au regard de la Charte graphique,
o Enregistrer et suivre le courrier du service (courriers, documentation) : enregistrement du courrier, suivi du chrono, transmission aux personnes concernées, assurer le suivi des parapheurs,
o Répondre à des demandes d'information des services municipaux ou autres services publics et transmettre les informations (téléphone, messagerie...),
o Assurer la réservation des salles de réunion du service sur demande,
o Établir les certificats administratifs,
o Informer et accompagner les agents du service sur les questions techniques (logiciels et procédures...),


- Activités comptables petite enfance et parentalité
o Saisir les bons de commande,
o Collecter les documents budgétaires et les transmettre aux finances ville,
o Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements

- Activités administratives spécifiques au PRE :
o Assurer l'accueil téléphonique du Programme de réussite éducative,
o Gérer les contrats et les conventions des intervenants recrutés (rédaction, déclarations URSSAF, suivi des heures en lien avec la DRH),
o Organisation et suivi logistique des ateliers du PRE : commandes et approvisionnements
o Assurer le lien avec les familles et les intervenants (enregistrement des absences et des annulations)


Sous la responsabilité de la directrice des politiques éducatives et du chef du service Enfance-éducation, vous assurez des missions d'assistante administrative, financière et de direction (30%) telles que définies :

- Assistance au fonctionnement de la direction :
o Gestion du courrier de la direction : enregistrement à réception, suivi des parapheurs, envois postaux (tous les jours) ;
o Gestion des courriers de réponse négative aux demandes de subvention ;
o Accueil téléphonique et prise de messages (tous les jours) ;
o Demandes ponctuelles d'édition de documents au service de reprographie ;
o Suivi des plannings de congés : mise à jour avant chaque période de vacances des prévisions d'absence au sein de la direction, en lien avec la coordinatrice de la DGA aux services à la Population ;
o Commande de fournitures de bureau (une fois par trimestre) ;
o Rédaction des conventions de mise à disposition des locaux du centre aéré des Lônes ;

- Suivi des écoles Vancia, Paul Chevallier, Canellas, Castellane et Brosses :
o Préparation et suivi des ordres du jour des conseils d'écoles en lien avec les services municipaux ;
o Suivi des commandes de fournitures scolaires en lien avec l'enveloppe budgétaire attribuée à chaque école ;
o Rédaction des conventions de mise à disposition des locaux scolaires ;
o dérogations restauration scolaire (en lien avec la responsable de la restauration scolaire)
o scolarisation à domicile ou autres écoles