Assistant.e administratif.ve
Offre n° O069250430000181
Publiée le 30/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Rejoindre les équipes de la mairie de Villeurbanne, c’est intégrer la 16e ville de France (163 000 habitants), une ville jeune - la moitié des Villeurbannais a moins de 30 ans -, dynamique, avec une vie culturelle riche : en 2022, elle a été désignée première Capitale française de la culture. Rejoindre la mairie de Villeurbanne, c’est prendre part à un projet qui place l’humain au cœur des politiques publiques, pour répondre aux enjeux de transition écologique, de démocratie renouvelée mais aussi de lutte contre les inégalités et les discriminations.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE LAZARE GOUJON, Villeurbanne (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
30/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 162 000 habitants, 16ème ville de France), recrute, par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle :
Un.e assistant.e administratif.ve
sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs
Rattaché.e directement au.à la responsable de service, vous êtes en charge de :
• L’assistance administrative et comptable auprès du.de la responsable de service maintenance des espaces naturels et en appui au service nature en ville projets citoyens
• L’accueil physique et téléphonique du service
Un.e assistant.e administratif.ve
sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs
Rattaché.e directement au.à la responsable de service, vous êtes en charge de :
• L’assistance administrative et comptable auprès du.de la responsable de service maintenance des espaces naturels et en appui au service nature en ville projets citoyens
• L’accueil physique et téléphonique du service
Missions / conditions d'exercice
• Budget et comptabilité :
o Réaliser et animer les activités comptables du service
o Faire le lien avec le pôle ressources de la DGICV
o Assurer le suivi de l’état des budgets alloués au service, faire des éditions mensuelles de suivi, des virements de crédits, vérifier les imputations comptables de chaque engagement
• Commandes :
o Suivi des bons de commande et de livraison du service (saisie, archivage, relance fournisseur, envoi)
o Suivi de la facturation via le logiciel i.Parapheur
o Suivi du tableau de bord global de la commande jusqu’à la facturation (environ 300 bons/an)
o Gestion du budget et de la commande des fournitures de bureau du service
o Gestion des commandes nécessaires au fonctionnement du service (parapharmacie, E.P.I, etc.)
• Gestion des tableaux de bord sur les diverses activités du service (organigramme, arrêts maladie, congés…) avec reporting mensuel au chef de service
• Aide au montage des dossiers de consultation des entreprises en lien avec la direction de la commande publique
• Rédaction de courriers et comptes-rendus de réunions
• Enregistrement, traitement, suivi et archivage des demandes d’usagers.ères (courriers, mails, téléphone, logiciel Publik)
• Suivi des demandes d’interventions des usagers.ères des équipements publics (e-atal, ATAL, demandes d’interventions) en lien avec les équipes en régie du service. Saisie dans le logiciel des types d’interventions et du temps passé
• Participation à la rédaction des éléments de communication du service (articles presse, panneaux de communication dans les jardins…)
• Pilotage des formations obligatoires : recensement et inscription des agents.es (permis, habilitations) en lien avec le service formation
• Participation à la mise en œuvre du plan de formations professionnelles du service
• Gestion des demandes d’occupation du domaine public en lien avec les responsables de secteur (événements et festivités dans les parcs et jardins)
• Pilotage du groupe de travail « archivage numérique du service »
• Suivi des dépôts de plainte engagés par le service
Informations complémentaires :
• Santé et prévoyance : Participation aux complémentaires santé labellisées et à un contrat collectif de prévoyance
• Action sociale : Catalogue de prestations Plurélya
• Déplacements domicile-travail : Participation à hauteur de 75% sur les abonnements de transport en commun et prime mobilité si vos déplacements sont réalisés en covoiturage ou vélo.
• Restauration : Restaurant du personnel proposant des produits bio et locaux à prix avantageux
• Localisation du poste : 21 rue Albert Einstein – 69100 VILLEURBANNE
o Réaliser et animer les activités comptables du service
o Faire le lien avec le pôle ressources de la DGICV
o Assurer le suivi de l’état des budgets alloués au service, faire des éditions mensuelles de suivi, des virements de crédits, vérifier les imputations comptables de chaque engagement
• Commandes :
o Suivi des bons de commande et de livraison du service (saisie, archivage, relance fournisseur, envoi)
o Suivi de la facturation via le logiciel i.Parapheur
o Suivi du tableau de bord global de la commande jusqu’à la facturation (environ 300 bons/an)
o Gestion du budget et de la commande des fournitures de bureau du service
o Gestion des commandes nécessaires au fonctionnement du service (parapharmacie, E.P.I, etc.)
• Gestion des tableaux de bord sur les diverses activités du service (organigramme, arrêts maladie, congés…) avec reporting mensuel au chef de service
• Aide au montage des dossiers de consultation des entreprises en lien avec la direction de la commande publique
• Rédaction de courriers et comptes-rendus de réunions
• Enregistrement, traitement, suivi et archivage des demandes d’usagers.ères (courriers, mails, téléphone, logiciel Publik)
• Suivi des demandes d’interventions des usagers.ères des équipements publics (e-atal, ATAL, demandes d’interventions) en lien avec les équipes en régie du service. Saisie dans le logiciel des types d’interventions et du temps passé
• Participation à la rédaction des éléments de communication du service (articles presse, panneaux de communication dans les jardins…)
• Pilotage des formations obligatoires : recensement et inscription des agents.es (permis, habilitations) en lien avec le service formation
• Participation à la mise en œuvre du plan de formations professionnelles du service
• Gestion des demandes d’occupation du domaine public en lien avec les responsables de secteur (événements et festivités dans les parcs et jardins)
• Pilotage du groupe de travail « archivage numérique du service »
• Suivi des dépôts de plainte engagés par le service
Informations complémentaires :
• Santé et prévoyance : Participation aux complémentaires santé labellisées et à un contrat collectif de prévoyance
• Action sociale : Catalogue de prestations Plurélya
• Déplacements domicile-travail : Participation à hauteur de 75% sur les abonnements de transport en commun et prime mobilité si vos déplacements sont réalisés en covoiturage ou vélo.
• Restauration : Restaurant du personnel proposant des produits bio et locaux à prix avantageux
• Localisation du poste : 21 rue Albert Einstein – 69100 VILLEURBANNE
Profils recherchés
Connaissances
• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
• Identification des interlocuteurs au sein de la collectivité et en externe
Savoir-faire
• Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook et Powerpoint)
• Maîtrise des logiciels métiers : Sedit, Publik, Atal
Savoir être et attitudes requises
• Rigueur et discrétion
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Initiative et communication
• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité
• Identification des interlocuteurs au sein de la collectivité et en externe
Savoir-faire
• Maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook et Powerpoint)
• Maîtrise des logiciels métiers : Sedit, Publik, Atal
Savoir être et attitudes requises
• Rigueur et discrétion
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte
• Initiative et communication
Contact et modalités de candidature
Contact
0478036970
Informations complémentaires
Candidatures avec CV et lettre de motivation sont à déposer sur le site Internet de la ville, au plus tard le 30 mai 2025.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.