🔍 Les missions principales sont les suivantes :

· Filtrage appels téléphoniques, orientation d'appels, prise de messages

· Accueil physique des personnes se présentant au service

· Gestion et suivi du courrier de l’unité :

- suivi des parapheurs entrants/sortants

- gestion du chrono Lyon, lien avec la secrétaire de Grenoble qui gère les chronos des unité de Grenoble et Clermont

- gestion des courriers et/ou candidatures signalés/ELISE

- tri et diffusion des courriers arrivés au service

- suivi, traçabilité et veille sur les procédures courrier (charte graphique, modèles..) en s’assurant, notamment, que la mise en forme des courriers respecte les modèles validés et la charte graphique

- corrections éventuelles des courriers

- appui éventuel auprès des recruteurs pour les recrutements sous Talentsoft


Dans le cadre du process recrutement, selon le portefeuille attribué :

· réception et gestion des demandes relative au recrutement arrivées dans la boite mail générique

· premier niveau d’information sur les demandes téléphoniques afférentes aux recrutements en cours

· réception et suivi des candidatures arrivées dans la boite mail recrutement ou par courrier (AR, import des candidatures, rattachement à la bonne campagne Talentsoft…)

· organisation des jurys d’entretiens de recrutement (réservation et préparation des salles, convocations jury notamment)

· gestion logistique des réunions

· participation à la diffusion d’annonce dans la presse spécialisée

· En lien avec les recruteurs, assurer la réception et le suivi des pièces administratives des agents recrutés et transmettre le dossier complet au secrétariat du service paie-carrière (demande d’extrait de casier judiciaire, FIJAIS…)

· contribuer à la gestion des candidatures spontanées par la recherche, l’identification de certains profils recherchés

· réception et gestion des demandes relatives au recrutement des stagiaires et apprentis arrivées dans la boite dédiée ou par courrier (information de premier niveau, orientation, rattachement aux offres...)

📅 Fonctions transversales :

· contribuer au secrétariat de direction de la DRH en lien avec l’assistante de direction durant son absence

· assurer un rôle de relais Saturne

· assurer un rôle de correspondant informatique

· assurer la commande de fournitures

Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des ajustements de l'organisation de la DRH.