ASSISTANT ADMINISTRATION GÉNÉRALE ET ASSEMBLÉES
Offre n° O069250603000625
Publiée le 03/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SCE DES RESSOURCES HUMAINES, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
31/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vous êtes à la recherche d'une opportunité pour mettre à profit vos compétences organisationnelles et relationnelles liées à la gestion administrative et au sein d’une Collectivité Territoriale dynamique et innovante ? Rejoignez le Département du Rhône, nous avons l’offre d’emploi idéale pour vous !
Qui sommes-nous ?
Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire.
En rejoignant la Direction Générale du Département du Rhône et le Service des Assemblées-Vie des élus, vous intégrerez une équipe de 4 personnes. Notre équipe s'inscrit en véritable partenaire des pôles et des élus de notre collectivité.
Qui sommes-nous ?
Le Département du Rhône est une collectivité locale composée de 1800 collaborateurs, répartis sur tout le territoire. Nous accompagnons près de 1,9 million d'habitants au quotidien et œuvrons en faveur de la santé, l’éducation, la culture, la mobilité et l’aménagement du territoire.
En rejoignant la Direction Générale du Département du Rhône et le Service des Assemblées-Vie des élus, vous intégrerez une équipe de 4 personnes. Notre équipe s'inscrit en véritable partenaire des pôles et des élus de notre collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Vous serez amené à mobiliser vos savoir-faire techniques, liés à la gestion administrative, à la coordination des instances décisionnelles (comme les assemblées, conseils, commissions) et au suivi des dossiers institutionnels :
1) Gestion administrative courante :
• Création et pilotage des tableaux de suivi du service (réunions de relecture, ordres du jour des commissions spécialisées, des commissions permanentes et des séances publiques, suivi des rapports et des délibérations),
• Échanges avec les coordinations des pôles,
• Mise en forme des délibérations, établissement des masques et typage des annexes,
• S’assurer de la publication des délibérations et publications sur IntraRhône,
• Réaliser le classement et l’archivage (physique et numérique).
2) Organisation des réunions :
• Planifier les commissions thématiques, les commissions permanentes et les séances publiques,
• Préparer le volet logistique : gestion des convocations, suivi des élus présents et des procurations, réservations, supports, mise en place de la salle.
• Participation aux instances : suivi des votes, des déports et de la présence des élus en séance.
3) Suivi des travaux des assemblées :
• Suivi des rapports sous l’outil PosActes,
• Envoi des rapports aux élus avant les sessions,
• Préparation de la mise en en signature des rapports (suivi des rapports et des visas),
• Suivi et recherche des éventuelles préconisations de déports en lien avec les chargés de mission,
• Veiller à la conformité réglementaire des délibérations,
• Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité après signature,
• Préparation du PV de la séance publique.
4) Interface avec les élus ou membres :
• Communiquer de façon claire et diplomatique avec les membres des instances et/ou les élus,
• Gérer la diffusion des informations confidentielles.
Vous serez amené à mobiliser vos savoir-faire techniques, liés à la gestion administrative, à la coordination des instances décisionnelles (comme les assemblées, conseils, commissions) et au suivi des dossiers institutionnels :
1) Gestion administrative courante :
• Création et pilotage des tableaux de suivi du service (réunions de relecture, ordres du jour des commissions spécialisées, des commissions permanentes et des séances publiques, suivi des rapports et des délibérations),
• Échanges avec les coordinations des pôles,
• Mise en forme des délibérations, établissement des masques et typage des annexes,
• S’assurer de la publication des délibérations et publications sur IntraRhône,
• Réaliser le classement et l’archivage (physique et numérique).
2) Organisation des réunions :
• Planifier les commissions thématiques, les commissions permanentes et les séances publiques,
• Préparer le volet logistique : gestion des convocations, suivi des élus présents et des procurations, réservations, supports, mise en place de la salle.
• Participation aux instances : suivi des votes, des déports et de la présence des élus en séance.
3) Suivi des travaux des assemblées :
• Suivi des rapports sous l’outil PosActes,
• Envoi des rapports aux élus avant les sessions,
• Préparation de la mise en en signature des rapports (suivi des rapports et des visas),
• Suivi et recherche des éventuelles préconisations de déports en lien avec les chargés de mission,
• Veiller à la conformité réglementaire des délibérations,
• Télétransmission des délibérations au contrôle de légalité après signature,
• Préparation du PV de la séance publique.
4) Interface avec les élus ou membres :
• Communiquer de façon claire et diplomatique avec les membres des instances et/ou les élus,
• Gérer la diffusion des informations confidentielles.
Profils recherchés
Profil : Pour réussir sur ce poste, vous apporterez votre rigueur, disponibilité, sens de l’organisation et réactivité mais également votre discrétion professionnelle. Vos qualités relationnelles et le sens du service public vous permettront de vous intégrer à l’équipe et de contribuer à la bonne coordination entre les différents services et celui des Assemblées.
Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et disposez d’une première expérience réussie en tant qu’assistant administratif et de direction, idéalement au sein d’une fonction publique.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils de GED.
Conditions de travail :
• Type de contrat : contractuel / titulaire
• Poste à temps plein à pourvoir à partir du 1er septembre 2025
• Poste basé à Lyon
• Poste télétravaillable OUI
• Catégorie du poste : B
• Cadre d’emploi : Rédacteur territorial
• Filière : Administrative
• Rémunération en fonction de l’expérience et des grilles indiciaires de la fonction publique
• 34 jours de Congés Payés + 12 jours de RTT
• Prise en charge à 75% d’abonnement transport en commun
• Carte restaurant, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs, etc.
Recrutement pour poste permanent, par voie de mutation, de détachement, contractuelle.
Prêt à relever le défi ?
Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.
Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.
Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images :
Découvrez vos futurs collègues ici :
Voici le message d'accueil du Directeur Général des Services et de la Direction des Ressources Humaines :
Enfin découvrez le Département :
Vous connaissez l’environnement des collectivités territoriales et disposez d’une première expérience réussie en tant qu’assistant administratif et de direction, idéalement au sein d’une fonction publique.
Vous maîtrisez les logiciels bureautiques et métiers Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes à l’aise dans l’utilisation des outils de GED.
Conditions de travail :
• Type de contrat : contractuel / titulaire
• Poste à temps plein à pourvoir à partir du 1er septembre 2025
• Poste basé à Lyon
• Poste télétravaillable OUI
• Catégorie du poste : B
• Cadre d’emploi : Rédacteur territorial
• Filière : Administrative
• Rémunération en fonction de l’expérience et des grilles indiciaires de la fonction publique
• 34 jours de Congés Payés + 12 jours de RTT
• Prise en charge à 75% d’abonnement transport en commun
• Carte restaurant, prestations sociales et culturelles, avantages vacances et sportifs, etc.
Recrutement pour poste permanent, par voie de mutation, de détachement, contractuelle.
Prêt à relever le défi ?
Si vous êtes enthousiaste à l'idée de rejoindre une équipe dévouée et que vous souhaitez apporter une contribution significative à nos missions, n'hésitez plus ! Postulez dès maintenant et découvrez un collectif dynamique et attaché au sens du service public.
Tous nos postes sont ouverts au recrutement de personnes en situation de handicap. En conventionnant avec le FIPH, le Département du Rhône a fait le choix d’une démarche pro-active et inclusive.
Pour aller plus loin, retrouvez-nous en images :
Découvrez vos futurs collègues ici :
Voici le message d'accueil du Directeur Général des Services et de la Direction des Ressources Humaines :
Enfin découvrez le Département :
Contact et modalités de candidature
Contact
0472617777
Informations complémentaires
Candidature en direct sur www.rhone.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.