Assistant administrative
Offre n° O069250620000245
Publiée le 20/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU 8 MAI 1945, Neuville-sur-Saône (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
20/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Collaboratrice administrative du directeur des services techniques, assure le secrétariat général du pôle et coordonne son organisation administrative ; apporte son support aux responsables et aux agents dans l'organisation administrative de certaines de leurs missions (tableaux de suivi, prises de rendez-vous, bons de commande, courriers...)
Assiste le directeur des services techniques dans la préparation et le suivi budgétaire
Accueil physique et téléphonique du pôle (administrés, entreprises, partenaires extérieurs, services et élus)
Coordination administrative des réclamations, transmission aux services gestionnaires et suivi des réponses apportées
Ponctuellement, assiste la responsable du service urbanisme sur ses dossiers et assure la continuité du service en cas d'absence
Position hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directeur des Services Techniques
Relations de travail :
En interne : les collègues du CTM, les responsables de service de la commune et tout agent de la collectivité, ainsi que les élus
En externe : Les responsables utilisateurs de bâtiments, les directeurs d'écoles, les professionnels, les entreprises prestataires, les associations, toute personne en lien avec les missions de l'agent, les administrés
Assiste le directeur des services techniques dans la préparation et le suivi budgétaire
Accueil physique et téléphonique du pôle (administrés, entreprises, partenaires extérieurs, services et élus)
Coordination administrative des réclamations, transmission aux services gestionnaires et suivi des réponses apportées
Ponctuellement, assiste la responsable du service urbanisme sur ses dossiers et assure la continuité du service en cas d'absence
Position hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directeur des Services Techniques
Relations de travail :
En interne : les collègues du CTM, les responsables de service de la commune et tout agent de la collectivité, ainsi que les élus
En externe : Les responsables utilisateurs de bâtiments, les directeurs d'écoles, les professionnels, les entreprises prestataires, les associations, toute personne en lien avec les missions de l'agent, les administrés
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires (écoles, associations)
- Rédaction et suivi des tableaux d'analyse : budget, formations, consommations, congés du pôle, commande de vêtements...
- Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques (logiciels Atal et eAtal) : analyse de la demande, enregistrement et transmission au bon service. Enregistrement des retours des services
- Réception du courrier reçu, tri et distribution, copie
- Suivi des courriers du pôle : rédaction, mise en forme, mise à la signature, copie et expédition
- En lien avec les responsables de services : suivi, classement, archivage des dossiers
- Organisation et suivi des formations obligatoires des agents (CACES, habilitation, formations groupées...) : devis, suivi budget, organisation de l'évènement, retour des attestations...
- Rédaction des bon de commande et transmission aux prestataires
- Aide sur la rédaction des arrêtés
- Suivi des dossiers d'assurance et des déclarations de sinistres
Enregistrement des dossiers d'urbanisme et secrétariat ponctuel du service urbanisme
- Rédaction et suivi des tableaux d'analyse : budget, formations, consommations, congés du pôle, commande de vêtements...
- Gestion des demandes d'intervention auprès des Services Techniques (logiciels Atal et eAtal) : analyse de la demande, enregistrement et transmission au bon service. Enregistrement des retours des services
- Réception du courrier reçu, tri et distribution, copie
- Suivi des courriers du pôle : rédaction, mise en forme, mise à la signature, copie et expédition
- En lien avec les responsables de services : suivi, classement, archivage des dossiers
- Organisation et suivi des formations obligatoires des agents (CACES, habilitation, formations groupées...) : devis, suivi budget, organisation de l'évènement, retour des attestations...
- Rédaction des bon de commande et transmission aux prestataires
- Aide sur la rédaction des arrêtés
- Suivi des dossiers d'assurance et des déclarations de sinistres
Enregistrement des dossiers d'urbanisme et secrétariat ponctuel du service urbanisme
Profils recherchés
Compétences requises pour tenir le poste
Connaissances
- Connaissances de l'environnement de la collectivité
- Maîtrise de la communication orale et écrite
- Maitrise de l'outil informatique (Office, Courriel, Internet, logiciel de compta, logiciel de réclamation, Cart@ds, Géonet, Lyvia...)
- Connaissances de l'organisation d'un service technique et la répartition des compétences sur le domaine public
- Savoir gérer son temps et les priorités
Compétences Professionnelles Requises
- Sens de l'accueil, du contact et du travail en équipe
- Savoir synthétiser
- Aptitude à gérer l'information écrite et orale
- Aptitude à organiser, programmer et répartir les tâches (gestion du temps : délais réglementaires, urgence...)
Comportements et attitudes
- Organisation, méthode, rigueur
- Être capable d'accueillir tout public en s'adaptant à son interlocuteur
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande et rendre compte
- Respect la confidentialité et discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité
Modalités d'exercice
- Temps de travail : 50%
- Horaires : 17.5H sur 4 jour le matin
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Connaissances
- Connaissances de l'environnement de la collectivité
- Maîtrise de la communication orale et écrite
- Maitrise de l'outil informatique (Office, Courriel, Internet, logiciel de compta, logiciel de réclamation, Cart@ds, Géonet, Lyvia...)
- Connaissances de l'organisation d'un service technique et la répartition des compétences sur le domaine public
- Savoir gérer son temps et les priorités
Compétences Professionnelles Requises
- Sens de l'accueil, du contact et du travail en équipe
- Savoir synthétiser
- Aptitude à gérer l'information écrite et orale
- Aptitude à organiser, programmer et répartir les tâches (gestion du temps : délais réglementaires, urgence...)
Comportements et attitudes
- Organisation, méthode, rigueur
- Être capable d'accueillir tout public en s'adaptant à son interlocuteur
- Savoir analyser une situation, enregistrer l'information, transmettre la demande et rendre compte
- Respect la confidentialité et discrétion
- Sens du service public
- Adaptabilité
Modalités d'exercice
- Temps de travail : 50%
- Horaires : 17.5H sur 4 jour le matin
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0472087005
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV, lettre de motivation) par mail à
recrutement@mairie-neuvillesursaone.fr
à l'attention de :
Monsieur le Maire de Neuville-sur-Saône
Place du 8 Mai 1945
69250 NEUVILLE-SUR-SAONE
recrutement@mairie-neuvillesursaone.fr
à l'attention de :
Monsieur le Maire de Neuville-sur-Saône
Place du 8 Mai 1945
69250 NEUVILLE-SUR-SAONE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.