Finalité du poste :

L'agent a pour mission d'assister le responsable de service et l'équipe dans l'organisation quotidienne du travail et de contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'accueil du public et d'assistance technique, administrative, règlementaire et financière.

Missions et activités principales du poste :
Ces missions s'exercent sous la responsabilité de la responsable du service.

1. Accueil téléphonique et physique

* Accueillir, informer et orienter les administrés et les interlocuteurs sur les différentes thématiques traitées par le service (habitat, logement social et privé, lutte contre l'habitat indigne...)
* Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les mails aux collègues en charge du suivi et du traitement des demandes et des signalements
* Aider les usagers à réaliser des signalements sur les différentes plateformes (Toodego, Signal Logement...) par téléphone ou en présentiel

L'assistant (e) administratif (ve) assure également le renfort téléphonique et physique de l'accueil général du service en appui et en absence des chargées d'accueil et d'orientation.

2.Gestion des signalements

* Enregistrer les demandes ou signalements (courriers, téléphones, visites, mails) sur les logiciels de travail (PELEHAS, Carte @ds, documents internes...) ;
* Gestion et amélioration des outils de suivi des signalements au sein du service (tableaux) ;
* Venir en appui des collègues en charge du traitement des demandes et des signalements afin d'apporter des réponses aux différents interlocuteurs (courriers, mails...) ;
* Prise en charge des signalements sur certaines thématiques (courrier adressé aux propriétaires des terrains en état manifeste d'abandon, demandes d'intervention dans le cadre de la lutte contre les nuisibles dans le ERP et dans l'espace public...)
* Faire remonter les situations bloquantes lors des réunions internes ;

3. Gestion des affaires courantes du service / aide à l'organisation générale du service

* Trier la boite mail du service et traiter les mails reçus ;
* Gérer et suivre la procédure courrier (départs et arrivés, Post Office) : suivi et enregistrement quotidien des courriers reçus, procéder à la mise sous enveloppe et à l'envoi de tous les courriers du service
* Préparer et suivre les Parapheurs/et ou I-Parapheur
* Remplir les outils de suivi statistique : rendez-vous, signalements et demandes enregistrés, nombre de signalements renseignés, visites des logements effectuées par le service, appels téléphoniques, courriers, permanences des élus) ;
* Trier, classer, scanner et archiver les documents ;
* Assister la responsable de service et l'équipe dans l'organisation quotidienne du travail et de contribuer au bon déroulement des activités (commande de fournitures et de matériel, mise à jour du planning des présences, des tickets restaurants, organisation logistique de réunions, mise à jour de bases de données...) ;

4. Suivi financier

* Aider la responsable de service à l'élaboration du budget (préparation d'éléments sur la base d'un suivi de l'activité des années précédentes) ;
* Assurer la gestion et le suivi du budget (saisie du budget, établissement des bons de commande, gestion des factures, engagement de dépense, recherche de devis...) ;