Activités principales :

* Fournir une assistance administrative au sein de l’équipe (lien hiérarchique ou fonctionnel),
 Rédiger à partir de modèles existants, relire et mettre en forme tous types de documents bureautiques (courriels, courriers, notes, synthèses, présentations…),
 Réceptionner, rechercher, enregistrer, vérifier, préparer, diffuser et classer des dossiers,
 Elaborer, renseigner et/ou assurer le suivi des tableaux de bord et outils du service,
 Gérer le courrier sortant (mise en signature, suivi, archivage et confirmation de réception),
 Rappeler les échéances et le cadre administratif (délais de transmission de pièces…),
 Se positionner en tant que référent administratif sur les outils et process métiers (répondre aux sollicitations et rappeler les informations importantes, saisir des informations dans les logiciels, contribuer à la formalisation de fiches procédure, à la rédaction de guides…),
 Mettre en forme et suivre des actes (décisions, délibérations, conventions…)
 Contribuer à la préparation et/ou la gestion de dossiers spécifiques : gestion de la médecine préventive et des interfaces avec le service de médecine préventive ou la cellule handicap du CDG69 ; gestion des absences (hors maladie et maternité) ; gestion de la campagne annuelle des EAP ; gestion du temps de travail des agents (formules de temps de travail, badgeuse) ; participation à la campagne annuelle d’alimentation et d’option du CET ; mise à jour de l’organigramme ; gestion des demandes de stages ; gestion des permanences de l’assistante sociale ; création de contenus et mise à jour de pages intranet,
 Contribuer à l’établissement et/ou assurer le suivi de conventions (recensement de celles actives, identification de celles arrivant à échéance, renouvellement…),
 Assurer le rôle de référent sur les questions relatives au télétravail,

* Apporter un appui dans le suivi d’exécution technique et financière des marchés,
 Déposer les documents administratifs relatifs aux marchés sur la GED,
 Notifier, saisir et/ou modifier les marchés (en cas d’avenant notamment) dans le logiciel E-SEDIT,
 Etablir des lettres de commande et/ou bons de commande sur demande, puis en assurer le suivi administratif (interface avec les parties prenantes, vérification des pièces…),
 Répondre aux sollicitations sur son champ d’intervention (informations de premier niveau, remise de documents manquants…),
 Participer au suivi budgétaire et financier des activités (suivre la facturation…),

Activités secondaires :

 Former ou informer les nouveaux arrivants du service sur les outils et process métiers,
 Se coordonner et assurer la suppléance des autres assistants du service en cas de besoin,
 Scanner, classer et archiver des pièces administratives (version informatique et/ou papier),
 Participer à des groupes de travail sur les outils et procédure internes,
 Consulter des entreprises pour l’obtention de devis sur demande,