Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O069250901000429
Publiée le 01/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SQUARE DE LA MAIRIE, Dommartin (Rhône)
Poste à pourvoir le
12/11/2025
Date limite de candidature
01/10/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
environ 1600 € nets mensuels
Descriptif de l'emploi
Position hiérarchique
Sous la responsabilité hiérarchique directe de Emmanuelle BELLOTTO Directrice Générale des Services
Relations de travail
- En relation avec les autres services municipaux, les partenaires institutionnels et les élus
- En relation directe avec les usagers
- En collaboration étroite avec la directrice générale des services
- En collaboration et en soutien auprès de ses collègues du service affaires générales
Sous la responsabilité hiérarchique directe de Emmanuelle BELLOTTO Directrice Générale des Services
Relations de travail
- En relation avec les autres services municipaux, les partenaires institutionnels et les élus
- En relation directe avec les usagers
- En collaboration étroite avec la directrice générale des services
- En collaboration et en soutien auprès de ses collègues du service affaires générales
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités
Mission 1 : ACCUEIL - SECRETARIAT AFFAIRES GENERALES
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants
- Correspondance administrative, rédaction de courriers et d’arrêtés (pour les événements associatifs notamment)
- Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne
- Commande de fourniture
- Classement et archivage de dossiers
- Apporte sa participation à tous les projets mis en œuvre au sein du service
- Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l’équipe affaires générales
Mission 2 : COMMUNICATION
- Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal
- Rédaction d’articles et de support de communication en lien avec l’élu(e) référent(e)
- Création de support de communication
- Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission communication
Mission 3 : ASSOCIATIONS – EVENEMENTIEL
- Collaboration avec l’élu(e) concerné(e)
- Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions, …)
- Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions)
- Relations avec les partenaires institutionnels concernés
- Organisation logistique d’événements communaux (dont protocole)
- Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l’élu(e) référent(e)
Mission 4 : INSTANCES MUNICIPALES
- Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence, …)
- Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée)
- Préparation des procès-verbaux des CAO
- Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l’affichage sur le site internet
- Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents, …)
- Suivi régulier de l’enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur
Mission 1 : ACCUEIL - SECRETARIAT AFFAIRES GENERALES
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants
- Correspondance administrative, rédaction de courriers et d’arrêtés (pour les événements associatifs notamment)
- Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne
- Commande de fourniture
- Classement et archivage de dossiers
- Apporte sa participation à tous les projets mis en œuvre au sein du service
- Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l’équipe affaires générales
Mission 2 : COMMUNICATION
- Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal
- Rédaction d’articles et de support de communication en lien avec l’élu(e) référent(e)
- Création de support de communication
- Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission communication
Mission 3 : ASSOCIATIONS – EVENEMENTIEL
- Collaboration avec l’élu(e) concerné(e)
- Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions, …)
- Suivi et mise en œuvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions)
- Relations avec les partenaires institutionnels concernés
- Organisation logistique d’événements communaux (dont protocole)
- Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l’élu(e) référent(e)
Mission 4 : INSTANCES MUNICIPALES
- Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence, …)
- Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée)
- Préparation des procès-verbaux des CAO
- Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l’affichage sur le site internet
- Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents, …)
- Suivi régulier de l’enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur
Profils recherchés
Compétences attendues
SAVOIRS :
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Maîtriser les règles d'orthographe et de grammaire
- Connaître et respecter les procédures administratives
- Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- Maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
SAVOIR FAIRE :
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Sens de la créativité et du « design »
- Compétences informatiques développées
SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Être capable de gérer des dossiers très variés ;
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- Savoir allier autonomie et sens du travail en équipe
- Excellent état d’esprit humain et sachant faire preuve d’empathie et de solidarité
- Rigueur
- Patience et disponibilité
- Ponctualité
Conditions d’exercice
- Temps de travail : 35h00 semaine
- Moyens à disposition : un bureau – ordinateur portable + double écran. Casque softphonie pour l’accueil téléphonique
- Rémunération statutaire + RIFSEEP (prime mensuelle + annuelle)
- Aide mutuelle et prévoyance (maintien de salaire) à compter du 1er janvier 2026
SAVOIRS :
- Maîtriser les techniques rédactionnelles
- Maîtriser les règles d'orthographe et de grammaire
- Connaître et respecter les procédures administratives
- Connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- Maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)
SAVOIR FAIRE :
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Sens de la créativité et du « design »
- Compétences informatiques développées
SAVOIR ETRE :
- Avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- Être capable de gérer des dossiers très variés ;
- Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).
- Savoir allier autonomie et sens du travail en équipe
- Excellent état d’esprit humain et sachant faire preuve d’empathie et de solidarité
- Rigueur
- Patience et disponibilité
- Ponctualité
Conditions d’exercice
- Temps de travail : 35h00 semaine
- Moyens à disposition : un bureau – ordinateur portable + double écran. Casque softphonie pour l’accueil téléphonique
- Rémunération statutaire + RIFSEEP (prime mensuelle + annuelle)
- Aide mutuelle et prévoyance (maintien de salaire) à compter du 1er janvier 2026
Contact et modalités de candidature
Contact
0478435207
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à Emmanuelle BELLOTTO, Directrice générale des services à contact@mairiedommartin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.