Sous l’autorité de la directrice générale des services, vous serez chargé(e) de :
• Manager et animer une équipe de deux agents (accueil, état civil, élections, cimetière, urbanisme).
• Organiser et optimiser l’accueil du public (physique, téléphonique et numérique) en garantissant qualité, réactivité et confidentialité.
• Superviser les activités du service : état civil, recensement, élections, cimetière, démarches administratives (urbanisme etc).
• Piloter les projets de modernisation du service : démarches en ligne, accueil sur rendez-vous, outils numériques.
• Assurer le suivi administratif et budgétaire du service et rendre compte de son activité à la hiérarchie.
• Conseiller et accompagner les élus et la direction dans l’évolution des politiques d’accueil et de relation usagers.
Détail des missions :
Accueil du public physique et téléphonique. Accueil général
Standard téléphonique de la mairie
Renseignement et information de premier niveau sur les différents services municipaux :
- CCAS
- Police municipale
- Bibliothèque
- Périscolaire
- Ecole
- Restaurant scolaire
Par exemple : remise de formulaires divers, fiche d’inscription cantine, études, location des salles, rédaction des conventions d’occupations, lien avec les associations, orientation vers d’autres services, formalités administratives.

Officier d’état civil
Instruction et délivrance des actes d'état civil (naissances, mariages, pacs, décès, etc.), des livrets de famille.
Tenue administrative des registres, mentions marginales.
Transmission régulière des données par voie dématérialisée au service de l’INSEE. Elections politiques (municipales, métropolitaines, régionales, européennes et présidentielles)
Organisation des opérations électorales :
-constitution des bureaux de vote (planning de présence des présidents, assesseurs, délégués)
-préparation des documents nécessaires au scrutin (circulaires, propagande électorale, cartes électorales, procurations,) et agencement matériel des lieux de vote avec les services techniques
-supervise le déroulement et l’achèvement des opérations électorales.
-présence le jour du scrutin et pour les opérations d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote.
Gestion de la liste électorale : alimenter le Répertoire Electoral Unique (REU), inscription, radiation, changements d’adresse sur la liste, gérer et assurer la révision de la liste électorale, suivi de la commission de contrôle, transmettre les données par voie dématérialisée au service de l’INSEE, émission des cartes électorales, à terme refonte du découpage territorial des bureaux de vote
Réglementation générale – affaires générales
Instruction des demandes de PACS, mariage, naissances, changement de prénom et erreur matérielle, recensement militaire, service des étrangers (attestation d’accueil), inscriptions scolaires (mise à jour base élèves, transmission aux directeurs d’école, attestations scolaires),
Affaires funéraires. Gestion administrative des concessions, contrôle et délivrance des diverses autorisations tant au service des pompes funèbres qu’aux agents chargés de la police des cimetières comprenant la mise à jour permanente du fichier des cimetières. Mise à jour du règlement du cimetière.
Gestion de la location de salles municipales : tenue du planning, remise des clés aux associations extérieures.
Participation à la gestion et au suivi de festivités locales (commandes, organisations assistance élus),
Courriers divers, publipostage (invitations, nouveaux arrivants…)
Enregistrement et gestion du courrier entrant (email et postal) et en l’absence de l’assistant(e) des élus et de la DGS : suivi de l’agenda de Madame le Maire et du calendrier des fêtes.