Agent d'accueil/Assistant administratif
Offre n° O069260210000061
Publiée le 10/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
13 RUE JEAN ET CATHERINE REYNIER, Saint-Cyr-au-Mont-d'Or (Rhône (69))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
4 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire et congés payés
Descriptif de l'emploi
Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Instruit et constitue les actes d’état civil (naissance, PACS, mariage, adoption, décès, etc.) ; instruit les titres sécurisés (CNI, passeports) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres
Sous la responsabilité directe de la Directrice générale des services
Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Temps complet – Rémunération statutaire, régime indemnitaire et congés payés
Durée : du 23 février au 30 juin 2026
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)
Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus),
Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie
Sous la responsabilité directe de la Directrice générale des services
Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Temps complet – Rémunération statutaire, régime indemnitaire et congés payés
Durée : du 23 février au 30 juin 2026
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)
Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus),
Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Organisation de la vie professionnelle du cadre
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Préparation des réunions, des dossiers, …
Mission 2 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
Adapter son intervention aux différents publics
Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Mission 4 : Suivi du recensement militaire
Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
Organiser la transmission des documents au bureau du service national
Mission 5 : Réceptionner et de trier l’ensemble du courrier de la collectivité
Récupérer l’ensemble du courrier « arrivée » ;
Identifier les destinataires au sein des services ;
Assurer le tri et la répartition des courriers par service ;
Dater et enregistrer les courriers dans un logiciel métier afin d’assurer la traçabilité des documents.
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Préparation des réunions, des dossiers, …
Mission 2 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l’expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
Adapter son intervention aux différents publics
Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Rédiger des mentions et des courriers
Mission 4 : Suivi du recensement militaire
Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
Organiser la transmission des documents au bureau du service national
Mission 5 : Réceptionner et de trier l’ensemble du courrier de la collectivité
Récupérer l’ensemble du courrier « arrivée » ;
Identifier les destinataires au sein des services ;
Assurer le tri et la répartition des courriers par service ;
Dater et enregistrer les courriers dans un logiciel métier afin d’assurer la traçabilité des documents.
Profils recherchés
Compétences
- Savoirs (Connaissances théoriques)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (service national)
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Enjeux et modalités du recensement militaire
Progiciel de gestion de l'état civil
Procédures relatives aux formalités administratives
Tenue des registres
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute
Réactivité et sens de l’initiative
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à alerter
Sens de l’organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Savoirs (Connaissances théoriques)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (service national)
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Enjeux et modalités du recensement militaire
Progiciel de gestion de l'état civil
Procédures relatives aux formalités administratives
Tenue des registres
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute
Réactivité et sens de l’initiative
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à alerter
Sens de l’organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
Contact et modalités de candidature
Contact
0478472001
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation à l'attention de Monsieur le maire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.