MISSIONS PRINCIPALES
Volet « Assemblées et Juridique » :
• Organiser la préparation et le suivi administratif des assemblées (Bureaux Communautaires, Conseils Communautaires, Commissions Générales)

o Elaborer les plannings de réunions, préparer les ordres du jour, effectuer l’envoi des convocations dématérialisées
o Piloter la logistique des séances
o Contrôler le processus de validation des rapports et des projets de délibérations
o Assurer le secrétariat administratif des séances et vérifier les situations de déport des élus
o Assurer la transmission des actes au contrôle de légalité (Dématérialisation)
o Appliquer les obligations réglementaires en matière de publication des actes (publication internet, affichage, diffusion, archivage)
o Elaborer les registres des délibérations, des décisions et des arrêtés
o Personne référente du logiciel C-Logik : Gérer les mises à jour du paramétrage du logiciel C-Logik en lien avec le prestataire, accompagner les services dans l’utilisation quotidienne du logiciel et former les nouveaux utilisateurs
o Mettre à jour le site internet (planning, ordres du jour et procès-verbaux, publication des actes règlementaires)

• Rédiger ponctuellement des projets de délibérations, d’arrêtés et de décisions sur délégations

• Participer à la communication des actes administratifs, en veillant au respect des obligations de transparence et à la protection des données sensibles en lien avec la PRADA

Volet « Administration Générale » :
• Enregistrer le courrier et orienter les courriels destinés à l’ensemble des services, tenir les chronos courrier et assurer le secrétariat du service
• Assurer le suivi budgétaire du service (préparation budget, engagements, vérification des factures)
• Assurer le suivi de la gestion locative courante (tableaux de bord, suivi des baux, révisions de loyer…)
• Participer aux productions de l’équipe et à la mise à jour des outils de pilotage (dossiers juridiques et fonciers, notes et tableaux de bord…)
• Assurer la gestion du stock de fournitures du service et valider les commandes de l’ensemble des services
• Assurer le suivi des abonnements de l’ensemble des services
• Assurer l’archivage du service et de l’ensemble de la collectivité, la reprise du fonds d’archives et la mise jour de l’inventaire



ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
Assurer ponctuellement la suppléance de l’assistante juriste en son absence pour les déclarations et le suivi des sinistres, ainsi que pour la planification des réunions d’expertise.


MOYENS MIS A DISPOSITION
Logiciels Délib Logik, Berger Levrault, eGf + bureautiques