Chargé du protocole et du rayonnement de l'évènementiel
Offre n° O069260623000987
Publiée le 23/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 AVENUE JEAN ESTRAGNAT, Grigny-sur-Rhône (Rhône (69))
Poste à pourvoir le
23/07/2026
Date limite de candidature
23/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Grigny-sur-Rhône, ville dynamique, innovante et durable de plus de 10 000 habitants, située au sud de la Métropole de Lyon, recrute son Chargé(e) du protocole et de l’événementiel (H/F).
Grigny-sur-Rhône, ville dynamique, innovante et durable de plus de 10 000 habitants, située au sud de la Métropole de Lyon, recrute son Chargé(e) du protocole et de l’événementiel (H/F).
Grigny-sur-Rhône, ville dynamique, innovante et durable de plus de 10 000 habitants, située au sud de la Métropole de Lyon, recrute son Chargé(e) du protocole et de l’événementiel (H/F).
Missions / conditions d'exercice
GESTION DU PROTOCOLE
- Tenir le calendrier et anticiper les événements protocolaires
- Veiller au respect des règles protocolaires et des préséances.
- Assurer le lien avec le service communication pour la réalisation des invitations
- Rédiger et gérer les invitations officielles : envoi, suivi, relance, retour
- Assurer le suivi des réponses et la gestion des listes d’invités
- Évaluer les quantités (nourriture, boissons) nécessaires en fonction du type d'évènement, du nombre estimé de présents et du niveau de prestation sollicité
- Evaluer le besoin en matériel (tables, chaises, divers équipements.)
- Assurer le lien avec le régisseur afin de garantir la sonorisation des événements
- Gérer les commandes et les stocks de denrées
- Préparer les buffets salés et sucrés ne nécessitant pas l'intervention du restaurant municipal
- Organiser et gérer les accueils café pour les réunions et rencontres partenariales,
- S’assurer du lien avec le restaurant municipal pour leurs interventions, dressage de leurs buffets
- S’occuper du dressage des tables en Mairie ou dans les salles municipales
- Gérer les stocks en nappes et se charger du nettoyage
- S’assurer du rangement des locaux à l’issue des événements
ORGANISATION EVENEMENTIELLE (en soutien à la Responsable de service et en autonomie sur certains événements)
- Participer à la construction de l’évènement et à la réflexion sur les animations à mettre en place,
- Établir les rétroplannings et assurer le suivi opérationnel des projets.
- Coordonner les interventions des services municipaux (communication, police municipale, services techniques) et des prestataires.
- Assurer la gestion logistique des manifestations.
- Participer à la définition des besoins matériels, humains et financiers et réaliser les achats dans le respect des lignes budgétaires,
- Assurer une présence lors des manifestations, y compris en dehors des horaires habituels. (soirée, week-ends, jours fériés)
- Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements) :
- Mise en place
- Accueil du public/prestataires/élus
- Gestion des bases de données / Gestion des inscriptions
- Suivi des stocks / achats divers
- Prendre des tâches de coordination et de gestion d’urgences au cours des événements
GESTION DES JUMELAGES
- Préparer la réception de délégations de villes jumelées
- Organiser le déplacement de délégations Grignerotes
COORDINATION ET RELATIONS PARTENARIALES
- Participer à l’interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Co-développer les relations avec les associations, institutions et partenaires locaux dans le cadre de la préparation des événements,
- Participer aux réunions de préparation et de coordination.
- Représenter la collectivité lors de certaines réunions techniques.
GESTION ADMINISTRATIVES ET BUDGETAIRES
- Élaborer les demandes de devis et bons de commande.
- Participer à la préparation et au suivi du budget événementiel.
- Assurer le suivi administratif des dossiers.
- Réaliser les bilans des manifestations organisées.
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- Participation à la communication des événements en lien avec le service communication.
- Mise à jour des fichiers de contacts institutionnels.
- Veille sur les pratiques protocolaires et événementielles.
- Participation aux astreintes ou permanences liées aux manifestations.
Évolutions possibles des missions :
Dans une logique d’adaptation permanente aux besoins du service public local, les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des orientations de la collectivité, des projets de service et des évolutions réglementaires ou organisationnelles. Cette évolution s’exerce dans le respect du cadre d’emplois et des compétences de l’agent.
- Tenir le calendrier et anticiper les événements protocolaires
- Veiller au respect des règles protocolaires et des préséances.
- Assurer le lien avec le service communication pour la réalisation des invitations
- Rédiger et gérer les invitations officielles : envoi, suivi, relance, retour
- Assurer le suivi des réponses et la gestion des listes d’invités
- Évaluer les quantités (nourriture, boissons) nécessaires en fonction du type d'évènement, du nombre estimé de présents et du niveau de prestation sollicité
- Evaluer le besoin en matériel (tables, chaises, divers équipements.)
- Assurer le lien avec le régisseur afin de garantir la sonorisation des événements
- Gérer les commandes et les stocks de denrées
- Préparer les buffets salés et sucrés ne nécessitant pas l'intervention du restaurant municipal
- Organiser et gérer les accueils café pour les réunions et rencontres partenariales,
- S’assurer du lien avec le restaurant municipal pour leurs interventions, dressage de leurs buffets
- S’occuper du dressage des tables en Mairie ou dans les salles municipales
- Gérer les stocks en nappes et se charger du nettoyage
- S’assurer du rangement des locaux à l’issue des événements
ORGANISATION EVENEMENTIELLE (en soutien à la Responsable de service et en autonomie sur certains événements)
- Participer à la construction de l’évènement et à la réflexion sur les animations à mettre en place,
- Établir les rétroplannings et assurer le suivi opérationnel des projets.
- Coordonner les interventions des services municipaux (communication, police municipale, services techniques) et des prestataires.
- Assurer la gestion logistique des manifestations.
- Participer à la définition des besoins matériels, humains et financiers et réaliser les achats dans le respect des lignes budgétaires,
- Assurer une présence lors des manifestations, y compris en dehors des horaires habituels. (soirée, week-ends, jours fériés)
- Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements) :
- Mise en place
- Accueil du public/prestataires/élus
- Gestion des bases de données / Gestion des inscriptions
- Suivi des stocks / achats divers
- Prendre des tâches de coordination et de gestion d’urgences au cours des événements
GESTION DES JUMELAGES
- Préparer la réception de délégations de villes jumelées
- Organiser le déplacement de délégations Grignerotes
COORDINATION ET RELATIONS PARTENARIALES
- Participer à l’interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Co-développer les relations avec les associations, institutions et partenaires locaux dans le cadre de la préparation des événements,
- Participer aux réunions de préparation et de coordination.
- Représenter la collectivité lors de certaines réunions techniques.
GESTION ADMINISTRATIVES ET BUDGETAIRES
- Élaborer les demandes de devis et bons de commande.
- Participer à la préparation et au suivi du budget événementiel.
- Assurer le suivi administratif des dossiers.
- Réaliser les bilans des manifestations organisées.
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES
- Participation à la communication des événements en lien avec le service communication.
- Mise à jour des fichiers de contacts institutionnels.
- Veille sur les pratiques protocolaires et événementielles.
- Participation aux astreintes ou permanences liées aux manifestations.
Évolutions possibles des missions :
Dans une logique d’adaptation permanente aux besoins du service public local, les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des orientations de la collectivité, des projets de service et des évolutions réglementaires ou organisationnelles. Cette évolution s’exerce dans le respect du cadre d’emplois et des compétences de l’agent.
Profils recherchés
Compétences attendues
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des règles de protocole républicain.
- Connaissance des techniques d’organisation événementielle.
- Notions relatives à la sécurité des manifestations.
- Connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités.
Savoir-faire
- Planifier et coordonner plusieurs projets simultanément.
- Rédiger des documents administratifs et protocolaires.
- Gérer les relations avec des interlocuteurs variés.
- Organiser et anticiper les contraintes logistiques.
- Travailler en mode projet.
- Capacité à coordonner efficacement les acteurs mobilisés.
- Respect des délais d’organisation.
Savoir-être
- Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation.
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
- Excellente présentation.
- Diplomatie et qualités relationnelles.
- Réactivité et disponibilité.
- Capacité à gérer les imprévus et les situations de stress.
Savoirs
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Maîtrise des règles de protocole républicain.
- Connaissance des techniques d’organisation événementielle.
- Notions relatives à la sécurité des manifestations.
- Connaissance des procédures administratives et budgétaires des collectivités.
Savoir-faire
- Planifier et coordonner plusieurs projets simultanément.
- Rédiger des documents administratifs et protocolaires.
- Gérer les relations avec des interlocuteurs variés.
- Organiser et anticiper les contraintes logistiques.
- Travailler en mode projet.
- Capacité à coordonner efficacement les acteurs mobilisés.
- Respect des délais d’organisation.
Savoir-être
- Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation.
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve.
- Excellente présentation.
- Diplomatie et qualités relationnelles.
- Réactivité et disponibilité.
- Capacité à gérer les imprévus et les situations de stress.
Contact et modalités de candidature
Contact
0472495240
Informations complémentaires
CONDITIONS D'EXERCICE
Temps de travail : 37H30 hebdomadaires – sur 5 jours – du lundi au vendredi
- Horaires variables selon les manifestations.
- Travail régulier en soirée, week-end et jours fériés.
- Déplacements fréquents sur le territoire communal.
- Disponibilité lors des événements municipaux.
Lieux d’affectation : Mairie de Grigny-sur-Rhône, 3 avenue Jean Estragnat - 69520 Grigny Sur Rhône
REMUNERATION ET AVANTAGES
Poste ouvert aux titulaires sur le cadre d’emplois d’adjoint administratif territorial mais également proposé dans le cadre d’un CDD.
Rémunération : Selon la grille indiciaire et le régime indemnitaire en vigueur, en fonction du profil et de l’expérience du candidat, complétée par une prime de fin d’année équivalente à un SMIC, versée en deux fois (7/12 en juin et 5/12 en novembre), proratisée en fonction de la date d’arrivé et un versement CIA (Complément Indemnité Annuel) d’un montant de 509€ brut maximum versée en début d’année.
Avantages complémentaires :
CNAS (Sorties/billetterie/chèques vacances/parfums…)
Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance (contrat labellisé obligatoire) :
7 € pour la prévoyance - 15 € pour une mutuelle individuelle / 30 € pour une mutuelle familiale
Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville.
Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun.
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser directement à :
📧 recrutement@mairie-grigny69.fr
Temps de travail : 37H30 hebdomadaires – sur 5 jours – du lundi au vendredi
- Horaires variables selon les manifestations.
- Travail régulier en soirée, week-end et jours fériés.
- Déplacements fréquents sur le territoire communal.
- Disponibilité lors des événements municipaux.
Lieux d’affectation : Mairie de Grigny-sur-Rhône, 3 avenue Jean Estragnat - 69520 Grigny Sur Rhône
REMUNERATION ET AVANTAGES
Poste ouvert aux titulaires sur le cadre d’emplois d’adjoint administratif territorial mais également proposé dans le cadre d’un CDD.
Rémunération : Selon la grille indiciaire et le régime indemnitaire en vigueur, en fonction du profil et de l’expérience du candidat, complétée par une prime de fin d’année équivalente à un SMIC, versée en deux fois (7/12 en juin et 5/12 en novembre), proratisée en fonction de la date d’arrivé et un versement CIA (Complément Indemnité Annuel) d’un montant de 509€ brut maximum versée en début d’année.
Avantages complémentaires :
CNAS (Sorties/billetterie/chèques vacances/parfums…)
Participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance (contrat labellisé obligatoire) :
7 € pour la prévoyance - 15 € pour une mutuelle individuelle / 30 € pour une mutuelle familiale
Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville.
Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun.
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser directement à :
📧 recrutement@mairie-grigny69.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.