Officier d'état civil / Agent d'accueil
Offre n° O069260910000347
Publiée le 10/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
13 RUE JEAN ET CATHERINE REYNIER, Saint-Cyr-au-Mont-d'Or (Rhône (69))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
10/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + adhésion au CNAS
Descriptif de l'emploi
Finalité :
Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Instruit et constitue les actes d’état civil (naissance, PACS, mariage, adoption, décès, etc.) ; instruit les titres sécurisés (CNI, passeports) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres
Position hiérarchique :
Sous la responsabilité directe de la Responsable des Affaires Générales
Relations de travail :
Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Collaboration avec la préfecture, le procureur et le parquet civil
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Autonomie et responsabilité
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l’image de la collectivité auprès des usagers. Instruit et constitue les actes d’état civil (naissance, PACS, mariage, adoption, décès, etc.) ; instruit les titres sécurisés (CNI, passeports) ; délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres
Position hiérarchique :
Sous la responsabilité directe de la Responsable des Affaires Générales
Relations de travail :
Contacts directs avec le public et les associations locales
Travail en équipe avec d'autres officiers d'état civil
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Collaboration avec les services funéraires, police municipale, juridiques,
Collaboration avec la préfecture, le procureur et le parquet civil
Relations avec le ministère de la justice, l'INSEE, les maternités et établissements d'accueil pour personnes âgées, les traducteurs assermentés
Autonomie et responsabilité
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Accueil et information du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et savoir réguler les tensions avec les usagers
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S’adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Mission 2 : Gestion des dossiers et des actes d’état civil
Renseigner sur les services de l’état civil
Expliquer les modalités et procédures nécessaires à l’obtention d’un acte d’état civil
Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Vérifier les conditions règlementaires relatives à l’instruction des demandes et l’authenticité des documents fournis
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, PACS, mariage, décès, etc.)
Garantir la confidentialité et l’authenticité des actes reçus et transmis
Rédiger des courriers liés à l’état civil
Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Contrôler l’élaboration des extraits de registre
Apposer et rendre public les mentions marginales
Participer à la sécurisation et à la préservation physique des registres
Mission 4 : Gestion des mariages, PACS, baptême républicain
Accueillir et renseigner les usagers
Contrôler la constitution du dossier lors du dépôt de ce dernier
Préparer les célébrations et transmettre les informations à l’élu en charge de la cérémonie
Mission 5 : Opérations funéraires et gestion du cimetière
Accueillir et renseigner les familles
Proposer et délivrer les concessions
Délivrer les autorisations funéraires nécessaires après contrôle du dossier fourni (fermeture de cercueil, autorisation d’inhumation, de travaux, etc…)
Connaître les procédures de reprise de concessions temporaires et perpétuelles et savoir les mettre en pratique
Veiller à la bonne gestion des dossiers funéraires
Mission 6 : Activités annexes en lien avec l’état civil
• Suivi du recensement militaire : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement ; organiser la transmission des documents au bureau du service national
• Délivrance de documents : attestation d’accueil, livret de famille, certificat de domicile, certificat de vie, déclaration de meublés de tourisme,…
• Formation et transmission de savoirs entre officiers d’état civil au sein de l’équipe
Mission 7 : Instruction des titres sécurisés
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres
Conditions d’exercice
Temps de travail : Temps complet
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)
Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus), COMEDEC
Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie
Conditions salariales :
- Rémunération statutaire de la grille d’adjoint administratif + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + NBI
- 14 RTT
- Prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé (30€ par mois) et à la prévoyance (50%),
- des titres restaurant d’un montant de 8,00 €, avec participation employeur de 60%,
- de nombreuses prestations d'actions sociales par le CNAS,
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne, d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S’exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et savoir réguler les tensions avec les usagers
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S’adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Mission 2 : Gestion des dossiers et des actes d’état civil
Renseigner sur les services de l’état civil
Expliquer les modalités et procédures nécessaires à l’obtention d’un acte d’état civil
Recevoir et prendre acte des déclarations relatives à l'état civil (naissance, décès, etc.)
Vérifier les conditions règlementaires relatives à l’instruction des demandes et l’authenticité des documents fournis
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, PACS, mariage, décès, etc.)
Garantir la confidentialité et l’authenticité des actes reçus et transmis
Rédiger des courriers liés à l’état civil
Mission 3 : Tenue administrative des registres d’état civil
Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
Contrôler l’élaboration des extraits de registre
Apposer et rendre public les mentions marginales
Participer à la sécurisation et à la préservation physique des registres
Mission 4 : Gestion des mariages, PACS, baptême républicain
Accueillir et renseigner les usagers
Contrôler la constitution du dossier lors du dépôt de ce dernier
Préparer les célébrations et transmettre les informations à l’élu en charge de la cérémonie
Mission 5 : Opérations funéraires et gestion du cimetière
Accueillir et renseigner les familles
Proposer et délivrer les concessions
Délivrer les autorisations funéraires nécessaires après contrôle du dossier fourni (fermeture de cercueil, autorisation d’inhumation, de travaux, etc…)
Connaître les procédures de reprise de concessions temporaires et perpétuelles et savoir les mettre en pratique
Veiller à la bonne gestion des dossiers funéraires
Mission 6 : Activités annexes en lien avec l’état civil
• Suivi du recensement militaire : organiser la constitution et le suivi des listes du recensement ; organiser la transmission des documents au bureau du service national
• Délivrance de documents : attestation d’accueil, livret de famille, certificat de domicile, certificat de vie, déclaration de meublés de tourisme,…
• Formation et transmission de savoirs entre officiers d’état civil au sein de l’équipe
Mission 7 : Instruction des titres sécurisés
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers
Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres
Conditions d’exercice
Temps de travail : Temps complet
Horaires : 8h15-12h00/ 13h15-17h00 tous les jours
+ 1 samedi sur 2 le matin uniquement (voir plus en fonction des besoins)
Matériel utilisé : Bureautique, suite Microsoft Office, Logiciels de gestion des relations avec les citoyens (E-Magnus), COMEDEC
Particularités :
Travail en bureau et guichet d'accueil
Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
Devoir de confidentialité
Travail par roulement le samedi matin à l’accueil de la Mairie
Conditions salariales :
- Rémunération statutaire de la grille d’adjoint administratif + régime indemnitaire (IFSE et CIA) + NBI
- 14 RTT
- Prise en charge de l’abonnement transports en commun à hauteur de 75% et d’un forfait mobilités durables jusqu’à 300 euros annuels (prestations cumulables),
- d'une participation financière de l’employeur à la mutuelle santé (30€ par mois) et à la prévoyance (50%),
- des titres restaurant d’un montant de 8,00 €, avec participation employeur de 60%,
- de nombreuses prestations d'actions sociales par le CNAS,
- d’une offre de formation variée tout au long de votre carrière, et de multiples possibilités d'évolution en interne, d’un accès à des activités physiques et de bien-être gratuites sur différents sites
Profils recherchés
Compétences :
- Savoirs (Connaissances théoriques)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (service national)
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Enjeux et modalités du recensement militaire
Progiciel de gestion de l'état civil
Procédures relatives aux formalités administratives
Tenue des registres
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute
Réactivité et sens de l’initiative
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à alerter
Sens de l’organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
- Savoirs (Connaissances théoriques)
Organisation et organigramme de la collectivité
Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Directives et procédures d’instruction des dossiers
Procédures de transmission des demandes
Droits et obligations des usagers
- Savoirs faire (mise en œuvre professionnelles)
Code civil
Procédures administratives
Acteurs institutionnels du recensement (service national)
Gestion du logiciel dédié
Connaissance de la législation
Information générale relative à l'état civil (IGREC)
Conventions internationales sur la délivrance des actes
Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
Enjeux et modalités du recensement militaire
Progiciel de gestion de l'état civil
Procédures relatives aux formalités administratives
Tenue des registres
Techniques rédactionnelles administratives
Logiciels dédiés
- Savoirs être (capacités relationnelles et attentes comportementales)
Techniques d'accueil et de régulation
Techniques d'écoute
Réactivité et sens de l’initiative
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité à alerter
Sens de l’organisation
Rigueur et méthode
Qualités relationnelles
Discrétion, confidentialité des informations relatives aux personnes
Contact et modalités de candidature
Contact
0478472001
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation à l'attention de M. le maire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.