Responsable du pôle secrétariat des élus.es
Offre n° O069260922001018
Publiée le 22/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Rejoindre les équipes de la mairie de Villeurbanne, c’est intégrer la 16ème ville de France (163 000 habitants), une ville jeune - la moitié des Villeurbannais a moins de 30 ans -.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE LAZARE GOUJON, Villeurbanne (Rhône (69))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
22/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e responsable du pôle secrétariat des élus.es, sur le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.
Rattachée à la direction générale des services, la direction vie institutionnelle comprend le pôle secrétariat des élus, le pôle assemblées, en charge de la préparation et l’organisation du conseil municipal, et le service secrétariat général de l’exécutif (secrétariat du maire et secrétariat du Cabinet). Vous exercez vos missions en interface avec les élus.es et l’Administration.
Le.la responsable du pôle secrétariat des élus.es a pour mission d’encadrer et animer l’équipe du secrétariat composé de quatre assistants.es d’élus.es. Il.elle pilote, coordonne, et assure la gestion des activités. Sa mission est également d’assister le.la 1er.ere adjoint.e.
Rattachée à la direction générale des services, la direction vie institutionnelle comprend le pôle secrétariat des élus, le pôle assemblées, en charge de la préparation et l’organisation du conseil municipal, et le service secrétariat général de l’exécutif (secrétariat du maire et secrétariat du Cabinet). Vous exercez vos missions en interface avec les élus.es et l’Administration.
Le.la responsable du pôle secrétariat des élus.es a pour mission d’encadrer et animer l’équipe du secrétariat composé de quatre assistants.es d’élus.es. Il.elle pilote, coordonne, et assure la gestion des activités. Sa mission est également d’assister le.la 1er.ere adjoint.e.
Missions / conditions d'exercice
Encadrement et animation d’équipe :
Piloter et coordonner l’activité des assistantes d’élus.es
Organiser et animer des réunions d’équipe
Accompagner individuellement les agents.es et le collectif d’équipe
Veiller à l’harmonisation des pratiques de travail et à l’amélioration continue des process et des outils
Préparer les plannings de congés et veiller à la continuité de service en cas d’absence/congés
Réaliser les entretiens professionnels des agents du service
Pilotage d’activités :
Superviser l’assistance administrative apportée aux adjoints.es :
Planification et suivi des agendas (réunions, déplacements, évènements)
Préparation de dossiers
Gestion des courriers / parapheurs
Programmation et suivi des bureaux de la majorité
Prendre en charge les missions transversales :
Gestion et suivi des plannings d’astreintes des élus.es
Auditions et mariages
Gestion et suivi des plannings des commissions de sécurité
Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service et/ ou transversaux
Développer et innover : amélioration des activités prises en charge, transformation numérique simplification, formalisation des modes opératoires, etc.
Coordination et interfaces :
Assurer la coordination, la préparation et le suivi des représentations du Maire en lien avec le secrétariat général du maire
Participer aux réunions de coordination cabinet/ direction générale
Assurer le lien avec les services et coordination d’information
Gestion administrative et moyens généraux :
Assurer le suivi et le contrôle de premier niveau des demandes administratives des élus en lien avec la cellule administrative et financière de la direction : ordre de mission, remboursement de frais, départ en formation, frais engagés avec la carte achat…,
Gérer les moyens matériels et logistiques des élus avec les directions ressources
Assistanat 1ere adjointe :
Gérer l’agenda et la coordination d’agenda avec les organismes partenaires, assurer la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions
Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
Préparer les fonds de dossiers
Suivre les dossiers et demande de rendez-vous, faire le lien avec les services et partenaires concernés
Piloter et coordonner l’activité des assistantes d’élus.es
Organiser et animer des réunions d’équipe
Accompagner individuellement les agents.es et le collectif d’équipe
Veiller à l’harmonisation des pratiques de travail et à l’amélioration continue des process et des outils
Préparer les plannings de congés et veiller à la continuité de service en cas d’absence/congés
Réaliser les entretiens professionnels des agents du service
Pilotage d’activités :
Superviser l’assistance administrative apportée aux adjoints.es :
Planification et suivi des agendas (réunions, déplacements, évènements)
Préparation de dossiers
Gestion des courriers / parapheurs
Programmation et suivi des bureaux de la majorité
Prendre en charge les missions transversales :
Gestion et suivi des plannings d’astreintes des élus.es
Auditions et mariages
Gestion et suivi des plannings des commissions de sécurité
Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service et/ ou transversaux
Développer et innover : amélioration des activités prises en charge, transformation numérique simplification, formalisation des modes opératoires, etc.
Coordination et interfaces :
Assurer la coordination, la préparation et le suivi des représentations du Maire en lien avec le secrétariat général du maire
Participer aux réunions de coordination cabinet/ direction générale
Assurer le lien avec les services et coordination d’information
Gestion administrative et moyens généraux :
Assurer le suivi et le contrôle de premier niveau des demandes administratives des élus en lien avec la cellule administrative et financière de la direction : ordre de mission, remboursement de frais, départ en formation, frais engagés avec la carte achat…,
Gérer les moyens matériels et logistiques des élus avec les directions ressources
Assistanat 1ere adjointe :
Gérer l’agenda et la coordination d’agenda avec les organismes partenaires, assurer la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions
Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
Préparer les fonds de dossiers
Suivre les dossiers et demande de rendez-vous, faire le lien avec les services et partenaires concernés
Profils recherchés
Connaissances
Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus.es
Management
Savoir-faire
Compétence d’encadrement d’équipe
Capacité à prioriser les tâches et à gérer des agendas complexes
Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
Capacité à gérer l’urgence, à prioriser et à rendre compte
Capacité organisationnelles
Savoir être et attitudes requises
Autonomie et prise d’initiative
Qualités relationnelles et de médiation pour interagir avec les différents acteurs (élus.es ; usagers.ères, services, partenaires…)
Sens de l’organisation
Rigueur, discrétion, sens du protocole
Disponibilité et résistance au stress
Qualité d’écoute, de dialogue, de médiation et gestion de conflit
Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus.es
Management
Savoir-faire
Compétence d’encadrement d’équipe
Capacité à prioriser les tâches et à gérer des agendas complexes
Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
Capacité à gérer l’urgence, à prioriser et à rendre compte
Capacité organisationnelles
Savoir être et attitudes requises
Autonomie et prise d’initiative
Qualités relationnelles et de médiation pour interagir avec les différents acteurs (élus.es ; usagers.ères, services, partenaires…)
Sens de l’organisation
Rigueur, discrétion, sens du protocole
Disponibilité et résistance au stress
Qualité d’écoute, de dialogue, de médiation et gestion de conflit
Contact et modalités de candidature
Contact
0478036970
Informations complémentaires
Spécificités du poste :
Le poste nécessite de la disponibilité et de la souplesse horaire.
Informations complémentaires
Lieu de travail : Hôtel de ville, Place Lazare Goujon, 69100 Villeurbanne
Quotité et temps de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 1864 euros net avant impôt selon la grille indiciaire du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.
A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.
+ Primes annuelles
Avantages :
Prise en charge de 75% des frais de déplacements réalisés en transports en commun dans la limite du plafond légale
Prime mobilité douce : vélo, trottinette, covoiturage
Participation à la mutuelle et au contrat de prévoyance qui permet un maintien de salaire en cas d’arrêt maladie
Offre d’action sociale Plurélya : chèques vacances, aides pour la rentrée scolaire, cartes cadeaux pour les enfants, réductions pour des sorties, loisirs et vacances, …
Activités sportives gratuites
Restaurant municipal à tarif attractif, avec une participation financière de la ville en fonction des ressources de chaque agent.e
Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 22 octobre 2026.
Le poste nécessite de la disponibilité et de la souplesse horaire.
Informations complémentaires
Lieu de travail : Hôtel de ville, Place Lazare Goujon, 69100 Villeurbanne
Quotité et temps de travail : Temps complet
Rémunération : à partir de 1864 euros net avant impôt selon la grille indiciaire du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.
A cela peut s’ajouter un supplément familial selon votre situation personnelle.
+ Primes annuelles
Avantages :
Prise en charge de 75% des frais de déplacements réalisés en transports en commun dans la limite du plafond légale
Prime mobilité douce : vélo, trottinette, covoiturage
Participation à la mutuelle et au contrat de prévoyance qui permet un maintien de salaire en cas d’arrêt maladie
Offre d’action sociale Plurélya : chèques vacances, aides pour la rentrée scolaire, cartes cadeaux pour les enfants, réductions pour des sorties, loisirs et vacances, …
Activités sportives gratuites
Restaurant municipal à tarif attractif, avec une participation financière de la ville en fonction des ressources de chaque agent.e
Les candidatures, avec curriculum vitae et lettre de motivation, sont à adresser à monsieur le maire, en les déposant sur le site internet de la ville de Villeurbanne, au plus tard le 22 octobre 2026.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.