Missions d’accueil et de gestion administrative :
• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet et du secrétariat du Maire
• Veiller à la gestion quotidienne et l’optimisation de l’agenda du Maire
• Garantir la réception, le tri, l’orientation, le suivi des courriers et courriels adressés au Maire et apporter un premier niveau de réponse aux demandes courantes lorsque cela est possible.
• Organiser les rendez-vous, réunions, déplacements en lien avec le collaborateur de cabinet
• Participer au point régulier avec le Maire
• Réaliser la revue de presse
• Gérer les tâches quotidiennes administratives du cabinet et tenir à jour les fichiers de contacts utiles
• Assurer le suivi de certains dossiers, relances et demandes internes afin de faciliter le traitement des dossiers du cabinet
• Assurer l’enregistrement et la mise à jour des informations nécessaires dans les outils de suivi du cabinet
• Accueillir les visiteurs, élus, partenaires institutionnels, administrés et personnalités reçus par le Maire
• Gérer la comptabilité inhérent au service (bons de commande, factures, suivi du budget)
• Faire le lien avec l’assistante du Directeur Général des Services et être le relai en cas d’absence

Préparation, organisation et suivi des rencontres et évènements en lien avec le Cabinet du Maire
• Préparer les rendez-vous et les réunions en lien avec le collaborateur de cabinet et la Directrice de cabinet et les services concernés (logistique matériel et opérationnel, relations avec acteurs locaux de restauration)
• Préparer certains courriers simples ou courriels, invitations, accusés de réception ou réponses administratives ;
• Participer à l’organisation des évènements protocolaires (aide à l’installation en lien avec le service logistique) et des réunions d’élus en lien avec le collaborateur de cabinet (besoins logistiques, suivi des commandes)