Secrétaire / assistante administrative
Offre n° O070250610000727
Publiée le 10/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 23, rue de la préfecture - cs 20349, Vesoul (Haute-Saône)
Poste à pourvoir le
01/08/2025
Date limite de candidature
10/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Accueil - Secrétariat, standard RH - Instruction de dossiers d'action sociale
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL : répondre, filtrer, orienter, renseigner
gestion des agendas, invitations, diffusion, groupes de travail à organiser
Toute autre demande d'assistanat du service
TRAVAUX ADMINISTRATIFS :
Gestion et tri du courrier, rédaction et mise en forme de documents administratifs
Acheminement des contrats et arrêtés, envoi à la Préfecture le contrôle de légalité
Etablissement des diverses listes de mouvements de personnels, de tableaux de bord, imprimés, guides, plaquettes...
Procéder aux publications internes (notes, flash...)
Gestion des parapheurs : enregistrement, copies, numérisation, transmission aux agents internes et/ou externes au service
Aide à la préparation du Comité Social territorial (dossiers, invitations)
Envoi des rapports dématérialisés des réunions du Conseil départemental
Gestion de la boîte mail "grh" et traitement des candidatures spontanées
GESTION DES PRESTATIONS SOCIALES
Suivi des lignes budgétaires et instruction des dossiers : médailles départementales, paiement de l'allocation éducation et de l'APEH, gestion et régie des titres restaurant et des prestations CNAS, organisation de l'Arbre de Noël, gestion de la vaccination contre la grippe, commande de gerbes de fleurs en cas de décès (agent, famille)
Constituer un binôme efficient de 2 secrétaires RH tant sur la partie secrétariat que gestion de l'action sociale en cas d'absence de l'un ou l'autre agent
Missions secondaires:
suivi des grèves
gestion des fournitures administratives RH
Suivi et instruction des absences syndicales et des mandats électifs
gestion des agendas, invitations, diffusion, groupes de travail à organiser
Toute autre demande d'assistanat du service
TRAVAUX ADMINISTRATIFS :
Gestion et tri du courrier, rédaction et mise en forme de documents administratifs
Acheminement des contrats et arrêtés, envoi à la Préfecture le contrôle de légalité
Etablissement des diverses listes de mouvements de personnels, de tableaux de bord, imprimés, guides, plaquettes...
Procéder aux publications internes (notes, flash...)
Gestion des parapheurs : enregistrement, copies, numérisation, transmission aux agents internes et/ou externes au service
Aide à la préparation du Comité Social territorial (dossiers, invitations)
Envoi des rapports dématérialisés des réunions du Conseil départemental
Gestion de la boîte mail "grh" et traitement des candidatures spontanées
GESTION DES PRESTATIONS SOCIALES
Suivi des lignes budgétaires et instruction des dossiers : médailles départementales, paiement de l'allocation éducation et de l'APEH, gestion et régie des titres restaurant et des prestations CNAS, organisation de l'Arbre de Noël, gestion de la vaccination contre la grippe, commande de gerbes de fleurs en cas de décès (agent, famille)
Constituer un binôme efficient de 2 secrétaires RH tant sur la partie secrétariat que gestion de l'action sociale en cas d'absence de l'un ou l'autre agent
Missions secondaires:
suivi des grèves
gestion des fournitures administratives RH
Suivi et instruction des absences syndicales et des mandats électifs
Profils recherchés
Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, requêtes Business Object...)
Techniques de sécretariat (prise de notes, bases de données, publipostages) et numérique (GED et iparapheurs, intranet, internet...)
Capacité à concevoir et à suivre des tableaux de bord
Capacité à organiser son travail et gérer les priorités
Qualités rédactionnelles
Rigueur, réactivité
Sens du service public (qualités d'accueil, d'orientation et de conseil)
Discrétion et respect des obligations de confidentialité
Bon relationnel
Conditions et contraintes d'exercice - moyens mis à disposition
Moyens mis à disposition : poste informatique
Horaires modulables donnant accès à des RTT en fonction du cycle de travail choisi
RIFSEEP + CIA "sous réserve de la réalisation des objectifs fixés"
Techniques de sécretariat (prise de notes, bases de données, publipostages) et numérique (GED et iparapheurs, intranet, internet...)
Capacité à concevoir et à suivre des tableaux de bord
Capacité à organiser son travail et gérer les priorités
Qualités rédactionnelles
Rigueur, réactivité
Sens du service public (qualités d'accueil, d'orientation et de conseil)
Discrétion et respect des obligations de confidentialité
Bon relationnel
Conditions et contraintes d'exercice - moyens mis à disposition
Moyens mis à disposition : poste informatique
Horaires modulables donnant accès à des RTT en fonction du cycle de travail choisi
RIFSEEP + CIA "sous réserve de la réalisation des objectifs fixés"
Contact et modalités de candidature
Contact
0384957070
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre et CV) doivent être adressées en priorité par courriel
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.