Secrétaire d'unité technique - UT GRAY
Offre n° O070260316001277
Publiée le 16/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Gray (Haute-Saône (70))
Poste à pourvoir le
01/07/2026
Date limite de candidature
15/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le/la secrétaire recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’Unité Technique, assure l’accueil téléphonique et physique du public. Il/elle apporte un appui administratif aux différents pôles dans la rédaction et la préparation des documents et courriers.
Il/elle a en charge la gestion de certains dossiers et assure, en appui ou en remplacement, une partie de la gestion comptable du service.
Il/elle a en charge la gestion de certains dossiers et assure, en appui ou en remplacement, une partie de la gestion comptable du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Secrétariat du service :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion et suivi de l’information, du courrier et des mails (tri, enregistrement, répartition, envoi et classement)
- Gestion de l’archivage
Participation aux activités et aux productions du service :
- Aide à la création de documents de présentation
- Rédaction des comptes rendus ou procès-verbaux de réunions
- Rédaction de documents administratifs et des courriers simples
- Mise en forme des courriers ou autres documents
Participation à l’amélioration de la production :
- Etablissement de trames de documents
- Aide rédactionnelle aux pôles de l’Unité Technique
- Participation en continu à la réflexion de l’amélioration de l’organisation du service et être force de propositions
Participation à la gestion des agents :
- Gestion des heures supplémentaires et des feuilles de travail des agents de l’Unité Technique
- Gestion des agendas des agents de l’Unité Technique
- Suivi des absences
- Suivi des ordres de missions
- Organisation logistique des réunions
- Saisie et constitution des dossiers relatifs aux accidents de services et aux maladies
Appui administratif pour le pôle exploitation et la cellule Gestion entretien du Patrimoine :
- Suivi et mise en forme des arrêtés de circulation
- Enregistrement des demandes d’autorisation (permissions de voirie, alignements, publicités…)
- Mise en forme des arrêtés, transmission et classement
- Gestion des dégâts sur le domaine public départemental et émission des titres de recettes
Comptabilité :
- Mandatement des aides allouées aux collectivités (communes et EPCI)
- Gestion et suivi des avis sur les dossiers d’urbanisme
- Gestion du stock de fournitures administratives
Missions secondaires :
Appui et remplacement en comptabilité :
- Assurer le traitement comptable d’une partie des dépenses du service (uniquement hors marchés départementaux)
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables en lien avec la personne en charge de la comptabilité de l’Unité Technique
Secrétariat du service :
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion et suivi de l’information, du courrier et des mails (tri, enregistrement, répartition, envoi et classement)
- Gestion de l’archivage
Participation aux activités et aux productions du service :
- Aide à la création de documents de présentation
- Rédaction des comptes rendus ou procès-verbaux de réunions
- Rédaction de documents administratifs et des courriers simples
- Mise en forme des courriers ou autres documents
Participation à l’amélioration de la production :
- Etablissement de trames de documents
- Aide rédactionnelle aux pôles de l’Unité Technique
- Participation en continu à la réflexion de l’amélioration de l’organisation du service et être force de propositions
Participation à la gestion des agents :
- Gestion des heures supplémentaires et des feuilles de travail des agents de l’Unité Technique
- Gestion des agendas des agents de l’Unité Technique
- Suivi des absences
- Suivi des ordres de missions
- Organisation logistique des réunions
- Saisie et constitution des dossiers relatifs aux accidents de services et aux maladies
Appui administratif pour le pôle exploitation et la cellule Gestion entretien du Patrimoine :
- Suivi et mise en forme des arrêtés de circulation
- Enregistrement des demandes d’autorisation (permissions de voirie, alignements, publicités…)
- Mise en forme des arrêtés, transmission et classement
- Gestion des dégâts sur le domaine public départemental et émission des titres de recettes
Comptabilité :
- Mandatement des aides allouées aux collectivités (communes et EPCI)
- Gestion et suivi des avis sur les dossiers d’urbanisme
- Gestion du stock de fournitures administratives
Missions secondaires :
Appui et remplacement en comptabilité :
- Assurer le traitement comptable d’une partie des dépenses du service (uniquement hors marchés départementaux)
- Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables en lien avec la personne en charge de la comptabilité de l’Unité Technique
Profils recherchés
Compétences et profil
Savoirs :
Techniques de secrétariat (prise de notes, bases de données, publipostage…).
Connaissances dans les domaines suivants :
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services ;
Environnement territorial et institutionnel, des partenaires privés et publics ;
Missions de l’Unité Technique ;
Règlementation en matière de commande publique, de gestion budgétaire et financière ;
Procédures administratives avec les circuits de validation ainsi que les chartes de rédaction et de présentation à respecter.
Vocabulaire professionnel et technique du service.
Connaissances de base en matière de gestion domaine public et d’urbanisme.
Savoir-faire :
Gérer l’activité administrative et le secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, organisation des agendas, archivage... ;
Maîtrise des outils internet et intranet ;
Maîtrise avancées des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et applicatifs métiers (post-office, Grand Angle…) ;
Expression écrite et orale de qualité (orthographe et grammaire) ;
Diffuser l’information ;
Organiser son temps de travail.
Savoir-faire :
Sens de l’intérêt général et du service public
Capacités d’initiative et de réactivité
Autonomie dans l’organisation du travail
Rigueur et organisation
Capacités d’écoute
Très bon relationnel
Aptitude au travail en équipe et en transversalité
Discrétion et respect des obligations de confidentialité
Caractéristiques et moyens du poste
Moyens mis à disposition :
• Poste informatique
• Véhicule de pool
Prestations sociales :
• Participation à la prévoyance et la mutuelle santé
• Adhésion au CNAS
• Titre restaurant avec participation employeur
RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés »
Savoirs :
Techniques de secrétariat (prise de notes, bases de données, publipostage…).
Connaissances dans les domaines suivants :
Organisation et fonctionnement de la collectivité et des services ;
Environnement territorial et institutionnel, des partenaires privés et publics ;
Missions de l’Unité Technique ;
Règlementation en matière de commande publique, de gestion budgétaire et financière ;
Procédures administratives avec les circuits de validation ainsi que les chartes de rédaction et de présentation à respecter.
Vocabulaire professionnel et technique du service.
Connaissances de base en matière de gestion domaine public et d’urbanisme.
Savoir-faire :
Gérer l’activité administrative et le secrétariat : accueil physique et téléphonique, gestion du courrier, organisation des agendas, archivage... ;
Maîtrise des outils internet et intranet ;
Maîtrise avancées des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et applicatifs métiers (post-office, Grand Angle…) ;
Expression écrite et orale de qualité (orthographe et grammaire) ;
Diffuser l’information ;
Organiser son temps de travail.
Savoir-faire :
Sens de l’intérêt général et du service public
Capacités d’initiative et de réactivité
Autonomie dans l’organisation du travail
Rigueur et organisation
Capacités d’écoute
Très bon relationnel
Aptitude au travail en équipe et en transversalité
Discrétion et respect des obligations de confidentialité
Caractéristiques et moyens du poste
Moyens mis à disposition :
• Poste informatique
• Véhicule de pool
Prestations sociales :
• Participation à la prévoyance et la mutuelle santé
• Adhésion au CNAS
• Titre restaurant avec participation employeur
RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés »
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative) doivent être adressées en priorité par courriel à : grh.recrutement@haute-saone.fr
Adresse de l'employeur
Conseil Départemental de la Haute-Saône
>Hôtel du département - 23, rue de la préfecture - cs 20349
70006 Vesoul cedex
>Hôtel du département - 23, rue de la préfecture - cs 20349
70006 Vesoul cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.