Secrétaire
Offre n° O070260728000508
Publiée le 28/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 23, rue de la préfecture - cs 20349, Luxeuil-les-Bains (Haute-Saône (70))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
27/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le/la secrétaire assure l'accueil physique et téléphonique des usagers du service social, des assistants familiaux, des professionnels d'autres directions du Département et des partenaires.
Il/elle assure à l'assistance administrative : instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.
Il/elle assure à l'assistance administrative : instruction et gestion des procédures spécifiques, mise en oeuvre des orientations de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
MISSION D'ACCUEIL
* Recevoir les personnes (accueil physique ou téléphonique) ;
* Recueil et analyse des demandes formulées par les usagers ;
* Informer et renseigner en fournissant des indications orales ou des recommandations (utilisation de supports écrits tenus à jour pour la constitution de dossiers) ;
* Etablir un pré-diagnostic (valide la cohérence entre la demande posée et la possibilité d'apporter une réponse par l'offre de service) ;
* Conseiller et orienter les usagers, programmer les rendez-vous, orienter directement vers un travailleur social ou un service.
INSTRUCTION ET GESTION DES PROCEDURES SPECIFIQUES
* Saisie de données sur les logiciels métiers (Iodas et Excel) ;
* Vérification des critères d'accès et de la complétude des dossiers ;
* Suivi du circuit de traitement ;
* Tenue à jour des fichiers ;
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
* Gestion du courrier
* Remise des chèques services à l'accueil aux usagers
ACTIVITES SECONDAIRES :
* Participer aux réunions de service ;
* Archivage et classement des dossiers ;
* Réceptionner, distribuer les chèques déjeuners et tenir la régie correspondante ;
* Gérer les plannings (astreintes, réservation des bureaux), l'affichage (salles d'attente), les véhicules, les fournitures et les petits travaux.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE :
* Moyens mis à disposition : bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service ;
* Accès à la formation professionnelle ;
* Respect du secret professionnel.
* Prestations sociales:
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;
- Adhésion au CNAS ;
- Titre restaurant avec participation employeur.
* RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés ».
MISSION D'ACCUEIL
* Recevoir les personnes (accueil physique ou téléphonique) ;
* Recueil et analyse des demandes formulées par les usagers ;
* Informer et renseigner en fournissant des indications orales ou des recommandations (utilisation de supports écrits tenus à jour pour la constitution de dossiers) ;
* Etablir un pré-diagnostic (valide la cohérence entre la demande posée et la possibilité d'apporter une réponse par l'offre de service) ;
* Conseiller et orienter les usagers, programmer les rendez-vous, orienter directement vers un travailleur social ou un service.
INSTRUCTION ET GESTION DES PROCEDURES SPECIFIQUES
* Saisie de données sur les logiciels métiers (Iodas et Excel) ;
* Vérification des critères d'accès et de la complétude des dossiers ;
* Suivi du circuit de traitement ;
* Tenue à jour des fichiers ;
ASSISTANCE ADMINISTRATIVE
* Gestion du courrier
* Remise des chèques services à l'accueil aux usagers
ACTIVITES SECONDAIRES :
* Participer aux réunions de service ;
* Archivage et classement des dossiers ;
* Réceptionner, distribuer les chèques déjeuners et tenir la régie correspondante ;
* Gérer les plannings (astreintes, réservation des bureaux), l'affichage (salles d'attente), les véhicules, les fournitures et les petits travaux.
CONDITIONS ET CONTRAINTES D'EXERCICE :
* Moyens mis à disposition : bureau de travail, matériel informatique, bureautique et téléphonique (casque), véhicule de service ;
* Accès à la formation professionnelle ;
* Respect du secret professionnel.
* Prestations sociales:
- Participation à la prévoyance et à la mutuelle santé (contrat labellisé) ;
- Adhésion au CNAS ;
- Titre restaurant avec participation employeur.
* RIFSEEP + CIA « sous réserve de la réalisation des objectifs fixés ».
Profils recherchés
COMPETENCES RELATIONNELLES
* Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance ;
* Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes ;
* Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence ;
* Esprit d'équipe et travail en équipe ;
* Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers ;
* Adaptation de son mode de communication au public concerné.
COMPETENCES ADMINISTRATIVES
* Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi ;
* Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques ;
* Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires.
* Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD) ;
* Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis ;
* Discrétion, respect du secret professionnel ;
* Rigueur et sens de l'organisation ;
* Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.
* Sens de l'accueil, de l'écoute, notamment auprès des personnes en souffrance ;
* Compréhension générale, évaluation rapide des situations et gestion des situations urgentes, agressives ou hors normes ;
* Repérage des comportements à risque, mise en oeuvre de mesures appropriées en situation d'urgence ;
* Esprit d'équipe et travail en équipe ;
* Prise de distance par rapport aux situations difficiles des usagers ;
* Adaptation de son mode de communication au public concerné.
COMPETENCES ADMINISTRATIVES
* Maitrise de l'outil informatique (Pack office) afin d'actualiser les données et leur suivi ;
* Traiter le courrier et les messages papiers et électroniques ;
* Gérer le flux, la diffusion, la mise à jour des informations et des documents ou déclarations imposés par les dispositions légales ou réglementaires.
* Connaissance des règles d'accès aux documents administratifs et des règles relatives à la loi informatique et liberté (RGPD) ;
* Connaissance des procédures relatives aux dispositifs suivis ;
* Discrétion, respect du secret professionnel ;
* Rigueur et sens de l'organisation ;
* Réactualiser ses connaissances et compétences par des actions de formation.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Via Job Affinity ou par courrier :
Hôtel du département,
Pôle Recrutement,
23 Rue de la Préfecture
70000 VESOUL
Hôtel du département,
Pôle Recrutement,
23 Rue de la Préfecture
70000 VESOUL
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.