Agent de gestion administrative et d'accueil
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Offre n° O072240101309987
Publiée le 02/01/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - place de la Mairie -, Mansigné (Sarthe)
Poste à pourvoir le
01/03/2024
Date limite de candidature
01/02/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
30h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Présentation de la mission
Mission du poste : réalise des missions administratives variées selon l'organisation de la collectivité et en collaboration avec la secrétaire générale en complément de l'agent polyvalent administratif et d'accueil
Mission du poste : réalise des missions administratives variées selon l'organisation de la collectivité et en collaboration avec la secrétaire générale en complément de l'agent polyvalent administratif et d'accueil
Missions / conditions d'exercice
Accueillir et renseigner le public physiquement et téléphoniquement
Formalités administratives liées à l'accueil
Travaux de bureautiques : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux) classement et archivage
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs - répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).
Urbanisme : information et gestion des actes du droit des sols (enregistrement des dossiers d'urbanisme et contrôle des pièces fournies), SIG
Comptabilité : saisie des mandats et titres
Service aux familles (cantine)
Etat civil : accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'état civil - rédiger les actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS) - délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité - délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de parrainage civil
- Tenue des registres d'état civil et suivi des déclarations d'actes
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
Formalités administratives diverses -Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes - suivi avec les autorités militaires
Elections politiques et professionnelles - Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations. - Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales -
Gestion du cimetière - Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière - Procéder à toutes les opérations d'attributions, renouvellement et reprises des concessions -
Aide sociale : préparer et rédiger les délibérations du CCAS
Fêtes et cérémonies :
Préparation du listing des invités et des invitations
- Suivi de la gestion de la location de la salle et de la gestion du matériel
- Gestion des stocks des produits d'entretiens
- Elaboration du calendrier des fêtes
- Suppléer la secrétaire de mairie en son absence sur certains domaines (conseil municipal, finances communales)
Gestion bibliothèque municipale :
* En relation avec les responsables bibliothèque, assurer les permanences scolaires et/ou le public, logiciel, suivi des entrées et sorties des livres, rangements des ouvrages etc ...
Gestion agence postale communale
* Produits et services postaux
- Affranchissements (lettres et colis ordinaires ou recommandés)
- Vente de produits :
Timbres à usage courant dont timbres et carnets de timbres philatéliques
Enveloppes prêt-à-poster par lots
Emballages Colissimo
Emballages à affranchir
Prêt-à-Expédier Chronopost France Métropolitaine
Pack déménagement, pack garde du courrier, enveloppes de réexpédition
Fourniture d'autres produits postaux sur demande
- Dépôts d'objets y compris recommandés (hors poste restante, valeur déclarée et Chronopost)
- Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité
- Dépôt des procurations courrier
Services financiers et prestations associées
- Retrait d'espèces sur compte courant postal
- Retrait d'espèces sur Postépargne ou livret d'épargne
- Transmission au bureau de rattachement pour traitement direct
* Des demandes de services liés aux CCP
* Des procurations liées aux services financiers
* Des versements d'espèces sur un compte courant postal
* Des versements d'espèces sur un Postépargne ou livret d'épargne
- Transmission au centre financier direct des demandes de dépôt de chèques sur CCP et comptes épargne
Produits et services tiers
- Vente de produits et services du Groupe " La Poste " notamment de téléphonie " La Poste Mobile "
- Vente de produits et services de Partenaires de la Poste
Gestion des tâches administratives en relations avec le nouveau service des cartes d'identités et passeports au 1er janvier 2024
- Prises de rendez-vous avec SinBird
- Accueil - saisies - et suivi des CNI et passeports jusqu'à la remise aux administrés
Formalités administratives liées à l'accueil
Travaux de bureautiques : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux) classement et archivage
Suivi et mise en forme de dossiers administratifs - répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).
Urbanisme : information et gestion des actes du droit des sols (enregistrement des dossiers d'urbanisme et contrôle des pièces fournies), SIG
Comptabilité : saisie des mandats et titres
Service aux familles (cantine)
Etat civil : accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'état civil - rédiger les actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès, PACS) - délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité - délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de parrainage civil
- Tenue des registres d'état civil et suivi des déclarations d'actes
- Apposer les mentions marginales
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
Formalités administratives diverses -Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes - suivi avec les autorités militaires
Elections politiques et professionnelles - Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiations. - Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales -
Gestion du cimetière - Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière - Procéder à toutes les opérations d'attributions, renouvellement et reprises des concessions -
Aide sociale : préparer et rédiger les délibérations du CCAS
Fêtes et cérémonies :
Préparation du listing des invités et des invitations
- Suivi de la gestion de la location de la salle et de la gestion du matériel
- Gestion des stocks des produits d'entretiens
- Elaboration du calendrier des fêtes
- Suppléer la secrétaire de mairie en son absence sur certains domaines (conseil municipal, finances communales)
Gestion bibliothèque municipale :
* En relation avec les responsables bibliothèque, assurer les permanences scolaires et/ou le public, logiciel, suivi des entrées et sorties des livres, rangements des ouvrages etc ...
Gestion agence postale communale
* Produits et services postaux
- Affranchissements (lettres et colis ordinaires ou recommandés)
- Vente de produits :
Timbres à usage courant dont timbres et carnets de timbres philatéliques
Enveloppes prêt-à-poster par lots
Emballages Colissimo
Emballages à affranchir
Prêt-à-Expédier Chronopost France Métropolitaine
Pack déménagement, pack garde du courrier, enveloppes de réexpédition
Fourniture d'autres produits postaux sur demande
- Dépôts d'objets y compris recommandés (hors poste restante, valeur déclarée et Chronopost)
- Services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, abonnement mobilité
- Dépôt des procurations courrier
Services financiers et prestations associées
- Retrait d'espèces sur compte courant postal
- Retrait d'espèces sur Postépargne ou livret d'épargne
- Transmission au bureau de rattachement pour traitement direct
* Des demandes de services liés aux CCP
* Des procurations liées aux services financiers
* Des versements d'espèces sur un compte courant postal
* Des versements d'espèces sur un Postépargne ou livret d'épargne
- Transmission au centre financier direct des demandes de dépôt de chèques sur CCP et comptes épargne
Produits et services tiers
- Vente de produits et services du Groupe " La Poste " notamment de téléphonie " La Poste Mobile "
- Vente de produits et services de Partenaires de la Poste
Gestion des tâches administratives en relations avec le nouveau service des cartes d'identités et passeports au 1er janvier 2024
- Prises de rendez-vous avec SinBird
- Accueil - saisies - et suivi des CNI et passeports jusqu'à la remise aux administrés
Profils recherchés
Polyvalence
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
SAVOIR ETRE
Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
Sens du contact et de la communication
Sens du service public
Méthode et rigueur
Autonomie, initiative
Discrétion
Forte disponibilité
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
PARTICULARITES LIEES AU POSTE
Interne : maire, équipe municipale, agents
Externes : public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
Polyvalence dans le cadre des activités
Travail le samedi matin (1 samedi matin sur deux)
Disponibilité pour les réunions du syndicat SIAEP en soirée
Présence aux scrutins électoraux (en cas de besoin si absence de secrétaire)
RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran quotidien
Position statique
Agression verbale
CADRE STATUTAIRE
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois :
MOYENS ATTRIBUES
Ordinateur avec bureautique
Logiciel berger levrault et milord
Téléphone avec standard téléphonique
Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
SAVOIR ETRE
Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation
Sens du contact et de la communication
Sens du service public
Méthode et rigueur
Autonomie, initiative
Discrétion
Forte disponibilité
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
PARTICULARITES LIEES AU POSTE
Interne : maire, équipe municipale, agents
Externes : public, partenaires institutionnels, responsables associatifs, prestataires privés
Polyvalence dans le cadre des activités
Travail le samedi matin (1 samedi matin sur deux)
Disponibilité pour les réunions du syndicat SIAEP en soirée
Présence aux scrutins électoraux (en cas de besoin si absence de secrétaire)
RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran quotidien
Position statique
Agression verbale
CADRE STATUTAIRE
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois :
MOYENS ATTRIBUES
Ordinateur avec bureautique
Logiciel berger levrault et milord
Téléphone avec standard téléphonique
Contact et modalités de candidature
Contact
0243461033
Informations complémentaires
Candidatures à transmettre à Monsieur le Maire de Mansigné - 2 place de la mairie 72510 MANSIGNE
Tél : 02.43.46.10.33
Tél : 02.43.46.10.33
Adresse de l'employeur
MAIRIE MANSIGNÉ
>Mairie - place de la Mairie -
72510 MANSIGNE
>Mairie - place de la Mairie -
72510 MANSIGNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.