Placé(e) sous la Responsabilité du DGA Finances et affaires juridiques pour les activités comptables et sous la Responsabilité de la Responsable Tourisme-Culture pour les activités en lien avec ce service, l’assistant(e) administratif(ve) et de gestion aura en charge les missions décrites ci-dessous.

1/ Service Finances : Assistante de gestion
- Vérification et traitement des pièces comptables (titres et mandats) des budgets communautaires (général)
- Mandatement des frais de déplacement des agents communautaires et des élus,
- Suivi des lignes de crédits des budgets communautaires (général, guinguette, bâtiment d’accueil et zones d’activité)
- Facturation des loyers des locataires des pépinières d’entreprises et autres immobiliers d’entreprise
- Saisie dans le logiciel comptable des marchés et liquidation des mandats marchés, révision et actualisation des prix de marché
- Gestion des relations avec les fournisseurs, les agents des services et les services de l’Etat (comptable public…)
- Tenue et suivi de tableaux de bord et fichiers comptables
- Saisie et suivi des engagements (dépenses et recettes) jusqu’à leur liquidation

2/ Assistance administrative et de gestion des services Culture/Tourisme
- Comptabilité des services :
 Etablissement des bons de commande
 Suivi des subventions (tableaux de bord, certificats…)
 Facturation des services pour L’unisSon, établissement d’enseignement musique et danse (logiciel métier, remboursement des cours…)

- Assistance administrative et comptable des services Tourisme-Culture :
 Rédaction, frappe et envoi de courriers-mailings (courrier, carton invitation, convocations…)
 Relecture, mise en forme de documents avant signature
 Mise à jour de bases de données
 Développement d'outils collaboratifs et d'aide à la décision (tableaux de bord, etc)
 Suivi des plannings des équipes de deux sites touristiques et culturels : l’île MoulinSart et du Musée de la faïence et de la céramique
 Plus particulièrement pour l’unisSon, établissement d’enseignement musique et danse (350 élèves environ) :
 Gestion des inscriptions et réinscriptions (réponses aux familles, enregistrement dans le logiciel métier)
 Communication aux familles (courriers, absences des enseignants.es, reports des cours, informations diverses : stages, concerts, ateliers, spectacles...)
 Gestion de plannings et suivis administratifs (plannings des cours, inscriptions aux diverses activités, attestations d’inscriptions, courriers, coupons-réponses)
 Communication avec les enseignants.es (fiches présences, plannings des inscriptions…)

Le poste étant en phase de structuration, il est proposé pour une durée contractuelle de 6 mois avec des missions susceptibles d’évoluer sur cette période.

- Formation assistant(e) de gestion et expérience souhaitée
- Qualités rédactionnelles et techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques usuels (word, excel…)
- Connaissance des procédures d’exécution budgétaire (mandats, titres)
- Connaissance appréciée des logiciels métiers (Berger Levrault, DuoNet…)
- Qualités relationnelles : goût pour le travail en équipe, capacité d’adaptation aux situations et aux usagers
- Aptitude au travail en transversalité
- Rigueur
- Autonomie, Réactivité
- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Sens du service public