L’instructeur plan Santé participe aux travaux avec l’équipe en charge du suivi et du traitement des demandes qui émanent du plan Santé : le chargé de gestion adminitrative du plan Santé et les animateurs territoriaux.

Ainsi, il réceptionne les appels reçus, notamment sur le n° unique, ainsi que les demandes envoyées sur la boite mail soignantensarthe@sarthe.fr.

Il a en charge l’instruction adminitrative des dossiers de demande d’aides financières (bourses, indemnités de stage versées aux étudiants et aide à la 1ère installation des professionnels de santé), pour lesquels il est tenu d’accuser réception des demandes dans le délai imparti (48 h) et de vérifier la complétude des pièces reçues conformément aux fiches d’aide.

Il participe :

à l’élaboration et au suivi des tableaux de bord et recueille les données démographiques sur les professions
de santé,
à l’enregistrement et au suivi des courriers réalisés dans le cadre du plan Santé,
à l’ensemble des missions de secrétariat en lien avec le plan Santé.
Ces missions peuvent s’adapter en fonction de l’évolution des cadres réglementaires départementaux et nationaux et des réorganisations.

Relations fonctionnelles :
L'équipes des Solidarités départementales et l’ensemble des acteurs concernés : étudiants, professionnels et acteurs de santé

Acccueil téléphonique

Gestionn du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Instruction de dossiers administratifs

Rédaction de documents administratifs

Réalisation et mise en forme de travaux bureautique

Production de données statistiques

Tri, classement et archivage de documents

Gestion de planning

Gestion d’un ou plusieurs agenda(s)

Savoirs:
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Connaissance de l'ensemble des dispositifs de l'action sociale

Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Orienter les appels téléphoniques
Respecter les procédures
Suivre une procédure
Synthétiser des informations professionnelles
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)
Analyser et synthétiser des informations
Coordonner la collecte d'informations

Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du service public
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de rigueur et de méthode
Se montrer disponible
Faire preuve de discrétion
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Se montrer fiable et soigneux dans son travail
Faire preuve d'autonomie

Diplômes et niveaux d'expérience requis :
CAP/BEP dans le domiane du poste visé, expérience de 5 ans minimum sur des missions de secrétariat ou d'assistance adminsitrative

BAC dans le domaine du poste visé, avec expérience de 3 ans minimum sur des missions de secrétariat ou d'assistance administrative