Assistant à la Direction Générale (H/F)
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Offre n° O072240411000355
Publiée le 06/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - 13, rue Viet -, La Ferté-Bernard (Sarthe)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur général des Services,
Placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l'assistant(e) a pour missions d'assurer les tâches organisationnelles du secrétariat de direction et d'assurer la coordination administrative de la collectivité en participant à la gestion des dossiers de la direction. Il/elle est l'interface relationnel entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes
Placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l'assistant(e) a pour missions d'assurer les tâches organisationnelles du secrétariat de direction et d'assurer la coordination administrative de la collectivité en participant à la gestion des dossiers de la direction. Il/elle est l'interface relationnel entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Apporter une assistance permanente à la direction générale en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
- Réceptionner les comptes rendus de réunions des élus ou du Directeur Général et tenir à jour un tableau de suivi des actions mises en œuvre
- Mettre à jour et suivre des tableaux de bords de pilotage, assurer un retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
- Avoir en charge le secrétariat de direction :
- organisation de certaines réunions (réservation de salles, convocations, ...)
- organisation et mise à jour les dossiers, classement adéquat (dématérialisation ou papier),
- archivage de l'activité des directions
- .....
Mission supplémentaire en fonction de l'expérience du candidat ou de la candidate :
- Prendre en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en s'appuyant sur une capacité à maitriser les enjeux : Conseils municipaux, ou autres réunions liées à la Direction,...
- Apporter une assistance permanente à la direction générale en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
- Réceptionner les comptes rendus de réunions des élus ou du Directeur Général et tenir à jour un tableau de suivi des actions mises en œuvre
- Mettre à jour et suivre des tableaux de bords de pilotage, assurer un retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
- Avoir en charge le secrétariat de direction :
- organisation de certaines réunions (réservation de salles, convocations, ...)
- organisation et mise à jour les dossiers, classement adéquat (dématérialisation ou papier),
- archivage de l'activité des directions
- .....
Mission supplémentaire en fonction de l'expérience du candidat ou de la candidate :
- Prendre en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en s'appuyant sur une capacité à maitriser les enjeux : Conseils municipaux, ou autres réunions liées à la Direction,...
Profils recherchés
Compétences particulières indispensables :
Etre en capacité de rechercher de l'information via la lecture de documents et/ou de bases de données et de savoir la restituer.
Rédiger des notes et des courriers à partir de consignes orales/écrites.
Savoir hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre.
SAVOIR FAIRE TECHNIQUES
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Techniques de secrétariat (prise de note,...)
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu
SAVOIR FAIRE TRANSVERSAUX
- Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
- Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
- Savoir réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Savoir faire adhérer suite à des décisions municipales
- Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
- Analyser des informations et documents
SAVOIRS
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
Etre en capacité de rechercher de l'information via la lecture de documents et/ou de bases de données et de savoir la restituer.
Rédiger des notes et des courriers à partir de consignes orales/écrites.
Savoir hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre.
SAVOIR FAIRE TECHNIQUES
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Techniques de secrétariat (prise de note,...)
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu
SAVOIR FAIRE TRANSVERSAUX
- Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
- Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
- Savoir réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Savoir faire adhérer suite à des décisions municipales
- Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
- Analyser des informations et documents
SAVOIRS
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0243607272
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à envoyer par mail à
Monsieur le Maire
13, rue Viet
72400 LA FERTE BERNARD
ressources.humaines@lafertebernard.fr
Monsieur le Maire
13, rue Viet
72400 LA FERTE BERNARD
ressources.humaines@lafertebernard.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE LA FERTÉ BERNARD
>Mairie - 13, rue Viet -
72400 LA FERTE BERNARD
>Mairie - 13, rue Viet -
72400 LA FERTE BERNARD
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.