Sous l'autorité du Directeur général des Services,

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l'assistant(e) a pour missions d'assurer les tâches organisationnelles du secrétariat de direction et d'assurer la coordination administrative de la collectivité en participant à la gestion des dossiers de la direction. Il/elle est l'interface relationnel entre la direction et les différents interlocuteurs internes et externes

Activités principales :
- Apporter une assistance permanente à la direction générale en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
- Réceptionner les comptes rendus de réunions des élus ou du Directeur Général et tenir à jour un tableau de suivi des actions mises en œuvre
- Mettre à jour et suivre des tableaux de bords de pilotage, assurer un retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions.
- Avoir en charge le secrétariat de direction :
- organisation de certaines réunions (réservation de salles, convocations, ...)
- organisation et mise à jour les dossiers, classement adéquat (dématérialisation ou papier),
- archivage de l'activité des directions
- .....

Mission supplémentaire en fonction de l'expérience du candidat ou de la candidate :
- Prendre en charge des missions de conception et de préparation de dossiers en s'appuyant sur une capacité à maitriser les enjeux : Conseils municipaux, ou autres réunions liées à la Direction,...

Compétences particulières indispensables :
Etre en capacité de rechercher de l'information via la lecture de documents et/ou de bases de données et de savoir la restituer.
Rédiger des notes et des courriers à partir de consignes orales/écrites.
Savoir hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger, transmettre.

SAVOIR FAIRE TECHNIQUES
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Techniques de secrétariat (prise de note,...)
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu

SAVOIR FAIRE TRANSVERSAUX
- Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
- Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
- Savoir réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Savoir faire adhérer suite à des décisions municipales
- Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
- Analyser des informations et documents

SAVOIRS
- Instances et processus de décision de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité